基于RPA的财务共享服务中心账表核对流程优化

程平 刘红菊

【摘 要】 大数据、人工智能、机器人流程自动化（RPA）等技术为财务共享模式下的账表核对提供了技术支撑。以Z建筑施工企业为例，针对其目前财务共享服务中心账表核对存在的现状及问题，在分析RPA在账表核对流程中的价值体现后，设计了基于RPA的财务共享服务中心賬表核对流程优化方案，并分别从RPA在账表数据提取自动化、账表数据核对自动化以及反馈报告数据填报自动化三大环节中的应用进行了详细阐述，以期为企业财务共享服务中心的账表核对自动化提供借鉴与参考。

【关键词】 财务共享服务中心； 账表核对； RPA； 人工智能； 大数据

【中图分类号】 F232 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）21-0145-05

一、引言

近年来，大数据、云会计[1]及人工智能的发展，推动了企业财务管理模式的改革。在大数据背景下，对财务业务进行有效整合、流程再造，实现组织结构优化和流程标准化的新型财务管理模式，已逐步成为企业财务共享服务中心提高管理效率、压缩财务核算成本并提升服务质量的目标[2]。2017年，以德勤为代表的国际四大会计师事务所相继推出了财务机器人及流程自动化解决方案，标志着机器人流程自动化（RPA）[3]开始应用于财务领域。RPA推动了财务智能化的发展。财务报表与会计账簿、会计账簿与业务数据表的（以下简称“账表”）数据核对作为财务报告编制、会计信息质量得到有效保障的重要环节，逐渐成为财务共享服务中心优化内容之一。RPA的引入，将为财务共享服务模式下的账表核对流程的优化注入新的活力。

财务共享模式的应用备受关注，学术界与实务界也持续在对其财务、业务流程的优化进行研究。董娅[4]对财务流程与业务流程、管理流程的关系进行了分析，基于财务业务一体化导向进行了财务流程重组，并研究了后续风险管理。武海燕[5]认为传统的财务共享服务中心只有核算数据，没有业务数据，很难保证数据的真实性。陈学安等[6]研究发现，运用财务业务一体化信息平台及财务共享影像系统实行会计集中核算使南方水泥的集中管控中取得明显成效。朱朝晖等[7]探讨了财务共享模式下，业务凭证电子化对异地事后账表核对工作效率的优势。程平等[8]以A集团财务共享中心应收管理为对象，在指出收账核对时效长等问题的基础上，引入机器人流程自动化（RPA）技术，对收款自动对账等方面进行了流程优化与改进。

从以上文献可以看出，我国学术界与实务界大多数局限于对财务共享服务中心的业务环节流程进行优化探索，利用RPA对财务报表、会计账簿以及业务数据之间核对流程进行优化的研究甚少。账表核对关系着会计信息质量。由于RPA能够基于标准化的规则，在不改变现有流程基础上，自动完成跨系统的工作。鉴于此，本文通过对Z建筑施工企业的财务共享服务中心账表核对的现状及问题进行分析，基于RPA技术，提出了财务共享服务中心账表核对的优化与建议。

二、Z建筑施工企业财务共享服务中心账表核对现状及问题分析

（一）账表核对流程现状

Z建筑施工企业是拥有公路工程施工总承包特级、港口与航道工程施工总承包特级、市政公用工程施工总承包一级和城市轨道交通工程专业承包等资质的国家级重点单位。随着经济业务在全国以及全球范围的扩张，在2006—2017年新签合同从126亿元上升到700亿元，业务规模不断扩大，但也面临着运行成本增加、人力资源成本紧缺、会计信息质量难保证、管控难度加大等难题。为了解决一系列发展难题，经过多年的研究，Z建筑施工企业打造了“垂直、统一、高效”的财务会计体系，并于2008年开始启动财务共享服务中心建设研究工作，确定了区域型财务共享服务中心模式，先后建立了6个财务共享服务中心，国内5个和海外1个。Z建筑施工企业财务共享服务中心账表核对流程图如图1所示。

Z建筑施工企业拥有6个区域型财务共享服务中心，每个中心分管不同区域的财务工作，每个财务共享服务中心均设有财务部门，每个项目分子公司也均建立了单独的业务系统。此外，各区域还分别设有内部单位，即公司机关部门，该部门负责对业务数据进行收集与处理。在进行账表核对时，首先由各区域的财务共享服务中心的财务部门通过财务共享平台下载数据，填报报表，然后将报表上传至财务共享平台，同时通知各个项目分子公司财务部门；各个项目分子公司从财务共享平台下载报表，然后与会计账簿数据项进行核对，发现存在异常项后通知Z建筑施工企业的内部单位对会计账簿与业务数据表进行核对。内部单位在各自的账套上下载业务数据表，与项目分子公司的会计账簿进行核对。如若发现账表不符，将根据具体情况与公司内部业务部门、外部业务单位以及银行等金融机构进行核实。核实完毕后，内部单位将结果以报告形式反馈给各个项目分子公司的财务主管，再由财务主管反馈给财务共享服务中心的会计主管，由财务共享服务中心对报表数据进行更新，上传至财务共享平台。

（二）账表核对流程存在的问题

Z建筑施工企业财务共享中心尽管利用财务共享提高了财务的数据采集、处理的效率，但是由于共享中心无法直接获取业务数据，导致账表核对流程中仍存在账表核对流程繁杂、时效性不强，大量人工操作、成本较高，工作量大、异常处理无力，过程缺乏监督、真实性较低等问题。

1.流程繁杂，时效性不强

Z建筑施工企业在进行账表核对时，往往需要由财务共享中心财务部首先进行填报报表数据，然后上传至共享平台。各分子公司项目部财务主管从财务共享平台下载报表后需要通过邮件或者电话等方式通知内部单位对账表进行核对。核对完成后，内部单位将核对结果反馈给各分子公司项目部财务主管，再由财务主管反馈给共享中心财务部会计主管。由于Z建筑施工企业采用的是部门制的管理模式，这很大程度上对账表核对造成了障碍。各部门间业务复杂，系统间交流存在问题，使得各部门的业务信息自成体系，相对独立。因此，在账表核对时往往出现信息延迟，协调性差的问题。同时，在具体实施操作过程中，由于各分子公司存在较大的地域性差异，使得共享中心与各分子公司、各分子公司与内部单位之间的交流与沟通存在着极大的障碍。加之Z建筑施工企业的施工类企业性质，其项目范围涵盖国内外大部分地区，导致其核对效率低下，账表核对面临着极大的挑战。

2.大量人工操作，成本较高

Z建筑施工企业的账表核对涉及到三类部门，即共享中心财务部、各分子公司财务部以及内部单位。从报表的填写邮件或电话的催收、账表的各项核对、数据项的异常对比到最后形成反馈报告这一系列流程均由人工进行操作。由于Z建筑施工企业业务过于庞大，各分子公司数量逐年增加，需要核对的账表数量也逐年剧增，因此，每个项目分子公司都需要下设财务部门及内部单位，这极大地增加了Z建筑施工企业的人力资源成本。

3.工作量大，异常处理无力

Z建筑施工企业需要在每月、每季度以及每年编制相对应的财务报告，账表核对是编制财务报告的重要环节之一，这意味着Z建筑施工企业共享中心财务部、各分子公司财务部以及内部单位也需要在每月、每季度以及每个年度进行账表的核对。由于时间间隔较短，所以账表核对的工作量巨大。账表核对人员需要频繁地在报表、会计账簿以及业务数据之间切换，这不仅严重浪费时间，还极易出错。此外，由于时间不一致或者业务、财务人员的失误造成账表不一致的情况也时有发生。例如，由于业务双方入账时间不一致，极易造成未达账项，导致一方已取得结算凭证且已登记入账，而另一方未取得结算凭证尚未入账的款项，从而导致账表不一致；或者会计人员由于疏忽，未给某供应商的账款登记入账导致账表不一致等。账表不一致直接导致的后果就是内部单位需要根据账表核对的异常结果与内部业务部门、外部企业或者银行等机构进行沟通、核实，异常处理的工作量就会加大。加上各部门、各单位之间存在壁垒与交流障碍，不仅极度耗费时间，也非常耗費人力资源，从而极大地降低异常处理的效率，最后导致账表核对进程缓慢，效率低下。

4.过程缺乏监督，真实性较低

Z建筑施工企业由于业务广泛，工作量巨大，在账表核对流程中人工操作环节涉入较多，从而造成人工干预严重，而人工干预严重的直接后果就是导致账表核对的结果真实性降低，从而影响会计信息质量。由于工作量较大，业务或财务人员没有充裕的时间进行详细严谨的账表核对，而是避重就轻地选择性核对。此外，Z建筑施工企业为施工类企业，工作量大、人手匮乏等因素会增加账表核对中舞弊行为发生的可能性。例如，有些关联交易涉及到部分人员的相关利益，由于人手的匮乏与隐藏性，有时候某些异常项目会被忽视或者故意隐藏。

三、基于RPA的财务共享服务中心账表核对流程优化

（一）RPA在账表核对流程中的价值体现

Z建筑施工企业构建财务共享服务中心旨在优化流程、提高工作效率从而实现更大的价值。该企业目前虽建立了6个区域型财务共享中心，但在账表核对流程中，每个财务共享中心无法获取对应项目分子公司的业务数据，而是通过各个项目分子公司首先将财务报表与会计账簿进行核对，然后在企业内部单位获取业务数据后，再由内部单位将会计账簿与业务数据表进行核对，相当于进行了两次账表核对。这极大地违背了财务共享服务中心构建的真正意义。因此，需要通过以下三个方面来真正地提升财务共享服务中心的效益：首先是降低账表核对的人力资源成本；其次是提升信息质量，尤其是在账表核对的异常处理环节，减少人工处理错误的几率以提升输出质量；最后是优化账表核对的流程，在坚持岗位分离原则的基础上，通过部门调整从而实现流程简化，提高核对效率。所以，Z建筑施工企业的财务共享服务中心的账表核对流程应当从繁杂的核对环节、大量人工操作、核对流程缺乏监督等现状，逐步向解放人力资源、精简核对流程以及提高工作效率的方向进行优化，而机器人流程自动化（RPA）技术的提出，恰好为Z建筑施工企业账表核对出现的问题提供了较为契合的解决方案。

RPA位于企业现有应用软件最顶层，可用于自动化执行重复性高、工作量大的规则性工作。它具备非侵入性，不会大幅影响企业原有的IT基础架构，能在不影响各系统正常运作的情况下，完成跨系统工作，并且能够24小时不间断地进行规则性任务。它具有较强的管控和审核能力，能够详实、实时地进行流程追踪，这一点能够很好地弥补账表核对过程中各部门间催收不及时造成的效率低下问题。账表核对流程中有大量的重复性、规则性环节，RPA技术的植入可以较好地提升整个账表核对流程的效率。

（二）账表核对流程优化设计

针对Z建筑施工企业财务共享模式下，账表核对存在的问题及优化目标，结合RPA技术对企业财务共享服务中心可能带来的服务价值提升，本文在Z建筑施工企业财务共享服务中心原有流程的基础上，设计了基于RPA的账表核对流程解决方案，如图2所示。通过对账表核对整套流程体系进行优化及改进，将使得RPA技术嵌入到Z建筑施工企业账表核对流程中，形成业务与财务一体化全程自动化管控。根据图2，基于RPA的财务共享服务中心账表核对流程将分别从账表数据提取自动化、账表数据核对自动化以及反馈报告数据填报自动化三个环节进行详细阐述。

1.账表数据提取自动化

账表数据的提取是整个账表核对的基础。Z建筑施工企业在进行账表核对时，首先需要将财务报表与会计账簿数据项进行核对，然后再将会计账簿与业务数据表进行核对。但是，由于Z建筑施工企业采取部门制管理制度，各部门间存在壁垒，数据往往无法共享，财务共享服务中心无法直接获取业务数据，必须通过内部单位进行数据核对。随着Z建筑施工企业的业务量逐年增加，业务数据及财务数据量也逐年增加，仅凭人工操作来完成业务及财务数据的提取已经不切实际，不仅效率低下而且准确性较低。针对这些问题，RPA技术可以较好地协助账表数据的提取。

首先，RPA根据预先设定的登录规则自动登录财务共享服务中心，然后根据财务部门的需求，下载需要核对年度或月份的财务报表。与此同时，RPA还会自动登录项目分子公司的财务系统以及内部单位的业务系统，下载所需要的会计账簿文档及业务数据表。利用自然语言处理技术对财务报表、会计账簿及业务数据文档中的数据信息进行批量读取及快速自动化分类。然后以报表数据项为基准，利用机器学习算法，如文本识别、关联规则等算法进行数据项的匹配，将会计账簿、业务数据表中与财务报表对应的数据项提取出来。如果遇到存在于财务报表文档，但不存在于会计账簿或业务数据文档的数据项，RPA则自动根据预先设定的规则进行填写，例如自动标注为异常项等。数据项提取完毕后立即触发编码指令，在财务报表、会计账簿与业务数据表中存在交集的数据项建立唯一的编号识别码。与当下的账表数据手工提取相比，RPA主要精简了人工操作流程，缩短了账表核对时间，提高了账表核对效率。

2.账表数据核对自动化

账表数据核对作为整个账表核对的核心，也是关键。账表数据核对具体核对内容为：核对财务报表中某些数字是否与有关总分类账的期末余额相符；核对财务报表中某些数字是否与有关明细分类账的期末余额相符；核对财务报表中某些数字是否与有关明细分类账的发生额相符等。由于财务报表、会计账簿和业务数据的数据量巨大，各部门存在壁垒，加上人力资源不足等因素，往往导致账表数据核对效率低下、准确率低下、真实性不充分等结果。进行账表核对时，核对人员必须熟悉业务账目与财务报表中的项目内容或者发生直接或者间接的勾稽关系。例如：“现金”“银行存款”“其他货币资金”账户余额与资产负债表中的货币资金项目有直接的对应关系。同时，在填写报表时，将某个或某些数字填错，造成账表不符。这种情况如果出现在资产负债表编制过程中，则造成了资产与负债权益总额不等；这种情况如果出现在利润表的编制过程中，则会导致利润额的虚增虚减，但不会像在资产负债表中那样出现不平衡，所以在查证中一般不易发现疑点。因此，有些公司为了欺骗上级或主管部门，多报或少报利润额，往往在编制利润表时，多写或少写某个或某些数字。针对这些问题，RPA可以很好地进行优化。首先，RPA可以免去大部分人工操作环节，根据规则进行账表数据的核对，很大程度上可以避免人工操作造成的失误及舞弊作假行为。财务共享模式下的账表核对环节的RPA应用流程描述如表1所示，不难发现，在对应各流程步骤中，RPA均有着明显的增益效果。首先在财务报表数据和会计账簿数据核对、会计账簿数据和业务表的数据核对环节中，RPA可以有效地借助关联规则等机器学习算法对不同格式的数据项进行匹配，并对各个项目数据的一致性判断并反馈结果；其次，RPA在异常数据项与业务部门、往来单位及银行等金融机构核对环节中，自动采取邮件等方式与内外部单位的数据项再次进行核对，而后输出更新后的数据项。同时，账表核对环节中RPA能够根据精准地模拟对应的人工操作步骤，从而大幅减少了人工干预和处理量，并降低了由人工数据比对错误、失误以及舞弊作假可能产生的相关风险与成本。除此之外，基于RPA的财务共享服务中心账表核对环节过程中的有关流程数据均会被机器人实时自动记录、监控，财务共享服务中心可以方便查询账表核对状态、账表核对历史信息，避免了烦琐的部门催收步骤，解放了人力资源成本，提高了工作效率。

3.反馈报告数据填报自动化

反馈报告的填写作为账表核对的最终环节，由于数据项的数量大，需要频繁进行更新，传统的手工反馈报告数据填报已经不再适用。手工反馈报告数据填报除了效率低下，还存在着极易造成数据的错误、造假等情况的发生。由于数据的填报具有规则性、操作重复率高等特征，基于此，RPA的应用将能较好地完成反馈报告中数据的填报任务。在数据提取时，RPA根据预先设定的规则对报表数据及账务数据的数据项编制了唯一编号识别码。在财务共享服务中心账表核对完成后，生成了最新的数据项，RPA根据数据项的唯一编号识别码，依次将更新后的数据填入对应的数據项，从而完成反馈报告数据的填报。

四、结语

账表核对作为会计信息质量保障的关键，随着大数据时代的到来，其流程自动化是大势所趋。本文通过对建筑企业账表核对流程的现状及存在问题的分析，设计了基于RPA的财务共享服务中心账表核对流程优化方案，然后重点从RPA在账表数据提取自动化、账表数据核对自动化以及反馈报告数据填报自动化三大环节中的应用进行了详细阐述，以期为企业财务共享服务中心的账表自动化核对提供借鉴与参考，进一步提高会计信息质量，推动企业向流程管理的精细化、灵活化、信息化方向转型。

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