事业单位档案管理创新与改革探讨

赵磊

【摘要】：伴随着我国社会经济的飞速发展以及科学技术水平的显著提升，使得档案管理事业逐渐朝着规范化、制度化、标准化方向发展，而档案管理作为企业单位管理中的一个重要环节，可直接影响到企业单位的发展状况。因此，如何提高档案管理科学化水平成为企业单位相关工作人员需要考虑的重要问题。

【关键词】：事业单位；档案管理；创新分析

1、新形势下事业单位档案管理现状

1.1人才流动频繁

在新形势下的事业单位，人才流通的比较频繁，新老员工的上岗离职是一种比较常见的现象，并且在很多基层的事业单位里，会出现人少事多的现象，经常会出现一个人胜任多个岗位的现象，出现严重的人才不足的现象。并且在各个单位专门从事于档案管理，以及兼职档案整理的人员缺乏稳定性，只有极少一部分人员从事着这份工作，在加上新形势下关于档案管理的新技术正在不断地向基层推广，能够去参加新知识的培训的人员是非常少的，在基层能够真正掌握新档案管理技能的人员更是少之又少。因此，事业单位人才流动过于频繁，给事业单位档案管理工作带来了一定的阻碍，还需要在一定程度上将档案管理的效率进行提高，使事业单位尽早的适应新形势下的发展。

1.2档案管理信息化水平不高

从以往事业单位档案管理工作来看，基本上由人力资源部门负责完成档案信息的收集、整理与利用工作。当前，很多事业单位不重视将计算机技术、网络技术等应用到人事档案管理工作中，无法提升人事档案信息检索的效率，在调查查阅的过程中，仍然以人工方式为主。这样一来，不仅影响了人事档案保管工作，也无法提升工作效率。在信息时代下，各种先进技术为人事档案管理工作创造了更多有利的条件，事业单位要注重利用各种信息技术，实现对人事档案资料的数字化，这样既能够让人事档案资料得到安全保存，还能提升利用效率，充分发挥出人事档案应有的作用。

1.3档案信息资源的开发使用力度不足

实现对档案资源的合理利用是实施档案工作的主要目的，这是从根本上促使档案管理发挥自身的价值与意义。但在实际进行档案管理工作时部分事业单位仍将主要目的局限为对档案资料的保存。许多单位并不能实现将档案面向内部职工的开放，虽然有部分开放但是也对其范围进行明确规定。在这种管理模式之下，档案资料也就成为“死资源”存在于事业单位中，无法实现对自身价值与意义最大限度的发挥。现在社会科学技术不断发展，先进的科学技术以及信息手段已经逐渐实现在生产生活各个领域的广泛运用，对人类社会的进步与发展有重要影响，信息手段对档案管理工作也有直接影响。传统的档案管理工作已经不能实现对时代需求与发展的有效满足，必须结合实际情况与先进的科学技术对其进行合理的改革与创新，传统的档案资料查阅方式对信息档案的使用率进行一定程度的限制，不利于信息实现有效地发挥，因此必须利用科学的手段实现对上述现象的有效改善。

2、事业单位档案管理工作科学化的策略

2.1健全档案管理机制

相关部门在不断健全档案管理机制的过程中应注意以下几点内容：①根据实际情况，科学制定完善档案管理机制。相关部门在完善档案管理机制时，应结合档案管理工作的基本特征以及实际情况实施档案管理责任制，将各个岗位所肩负的责任进行明确划分，并落实到个人身上，以避免工作过程中责任归属混乱的问题，同时领导阶层也应重视档案管理责任制的落实，为不同的部门分配具体任务，并要求各个部门之间相互配合、相互协调，从而建立起完善的档案管理体系。②管理人员在进行档案管理工作的过程中，应以国家相关的法律法规为基本的行为规范，充分做好相关档案的保管、保密、库房储存等方面的工作，出事全方位、立体化、多层次的档案管理机制得以形成，以保证今后的档案管理工作可以顺利进行，有效提高工作

效率。

2.2启用信息管理手段，扩大服务内容

事业单位在信息化时代，应该要顺应时代的需求，正确利用信息化管理手段，将信息化管理进行完善，实现信息化管理，主要是从以下几个方面进行完善，首先要制定出一个发展规划，根据事业单位的具体情况，以及事业单位对档案管理应采取什么样的服务模式，以宏观的角度将档案管理规划出各个阶段，每个步骤具体应实施的方案，做出大概的方向，具体的实施内容还是要按照实际的情况来进行安排。其次要建立一个专门的网站，一个和事业单位档案管理相关的网站，并对群众开放，在事业单位建立的网站主页，以这种开放的形式为群众提供一定的服务，在群众查询档案资料，或者在填报、调取相关资料也会更加方便快捷，可以更加高效的对社会进行服务，在档案管理方面也会有所提高，有效的实现了档案资源的共享。最后就是在可以建立相关的档案数字化网络，通过在电子室建立内网，对电子文件归档管理进行前端控制，在电子文件收集以及整理方面，可以更好的存储与共享，对于档案数据可以进行一定的处理与创新。

2.3加强对档案管理人员的培训教育

近年来事业单位人事制度改革不断加快，干部职工的考核奖惩、履历学历、培训经历以及聘任晉升等资料越来越多，极大地增加了人事档案管理工作的难度。人事档案管理工作具备保密性和服务性的特点，具有很强的业务性与政策性，对此为提升人事档案管理工作水平，需要采取以下措施：第一，重视提升档案管理人员的素质与能力，选用的档案管理人员要有较强的责任心，作风优良，并将他们的各种待遇落到实处，激发其工作热情与积极性。第二，事业单位要定期开展对档案管理人员的培训教育工作，让他们掌握更多的人事档案管理技能。第三，要督促档案管理人员认真做好人事档案的收集、整理、辨别、存储等工作，保证人事档案资料的完整与真实。

结束语

档案管理工作的科学化水平对于事业单位的发展和谐性有一定的影响，更关系着社会经济的发展稳定程度。在信息技术快速发展的今天，事业单位要重视档案管理工作方法改革，用最先进的技术手段打造高效的档案管理工作模式，保障档案管理工作的质量。让档案管理内容与方法趋向科学，是事业单位适应全新社会环境的关键。

【参考文献】：

[1]梁艳.提高档案管理科学化水平的路径选择分析[J].黑龙江史志，2014（1）：77-77.

[2]倪翔凌.提高档案管理科学化水平的路径探索[J].卷宗，2013（10）：17.endprint