档案信息化建设与档案管理的几点思考

刘雨微

【摘要】：在当前信息化时代，加强对档案管理工作的探讨是高校创新性改革过程中的重中之重。相对而言，档案管理体系涉及的内容较为全面、包含的资料较多、数据信息量较大，涵盖高校各个方面的信息。因此，做好档案基础工作，是确保各校各项工作顺利展开的前提条件。这就需要高校档案管理工作者针对档案管理问题，制定具有针对性的解决措施，从而促使档案管理信息化。

【关键词】：档案信息化建设；档案管理；措施

1、信息化建设与企业档案管理的重要性

档案的信息化在企业中建立是需要利用各种不同的学科知识、各种不同专业的配合、各種不同部门的协同工作以及多个配套环节的辅助而成的复杂工程。并不是单独的企业工程项目，它在企业档案管理的过程中不断更新。但是老旧的档案管理方法让档案信息依附的载体始终为纸质的载体，大大消减了档案信息资料在企业中的流通能力和传递能力，降低了档案资料所应该发挥的作用。档案资料的丰富程度、差异程度以及全面程度都是现代社会的需求，都需要档案管理工作在企业中能够进一步提升。现如今信息化与现代化档案管理在企业中，已经逐步成为档案管理的发展趋势。不仅是现代社会档案管理发展的必然要求，也为提高企业中档案管理的水平。

2、档案信息化建设存在的问题

2.1信息化的档案管理意识欠缺

信息化的档案管理指的是通过数字形式来处理档案信息，同时在网络协助下对其进行集中化管理。受传统管理模式与思维惯性影响，相当一部分档案部门，在信息资源建设与档案服务上，还是沿袭着传统的条块分割、重藏轻用的模式。仅仅关注本部门的档案信息管理，忽视全社会的信息资源整合。只强调档案信息网络设施的投入，却拿不出特有信息资源参与共享。如果信息化档案建设的目的，只在于将传统档案保管形式转变为数字化保管形式，而不改变信息利用方式，那么信息化的档案建设就没有实质意义了。

2.2档案管理的信息化存在着很多的隐患

互联网是一个虚拟的社会，在安全上存在着很多的漏洞。比如相关的木马病毒等等。如果这种病毒感染了相关的档案，就会使得档案管理系统损坏，有些档案有可能被不法分子盗取用于非法牟利，或者进行恶意的篡改相关的数据。随着时代的发展，要加强档案管理的信息防护，防止系统被病毒入侵。

2.3档案管理工作的标准欠缺或不规范

档案管理工作的相关标准与规范是档案信息化建设的重要保障，为档案管理信息化建设提供宏观指导，是必不可少的先决条件。但是不可否认的是，目前相关标准还不健全，甚至某些具体工作还没有建立相关的标准。因此，档案部门要加快档案信息化标准规范的建立和完善，尽快建立健全档案管理信息化工作制度和标准。

3、企业档案的信息化建设策略

3.1完善企业信息档案制度

在企业中档案管理信息化，其主要的内容是运用现代的计算机网络技术对企业档案信息进行管理，再建立档案信息平台并运行，取消了老旧企业档案中的局限性，使之成为一个可以控制资料收集并对资料加以利用，且又拥有便捷操作的企业网络查询系统。在企业的内部网络中，采用数字签名与身份信息认证的方式进行加密保护，这样也便利了单位内部的每一台电脑可以根据自己需求，自动查询或者录入档案资料信息，再利用局域网进入范围更广阔的互联网空间，有效提高信息收集的范围。科学的档案信息化管理规划，能够有效提升企业档案管理的发展。由于不同类型的档案都具有不同信息与特点，所以应该先对档案资料进行科学性的论证与资料来源的调查，制定出一套符合档案自己自身情况和符合企业自身情况的信息化建设短期规划和长期规划。

3.2提升信息化管理意识

档案工作者应树立科学的档案服务理念，打破各自为政的局面，加强档案信息资源建设过程中的联系与合作。把建设高质量、特色化、多元化作为工作目标去追求，将分散的档案信息资源整合到一起，成为造福社会的宝藏。目前，档案信息资源共享建设尚处于探索阶段，需要科学规划、分步实施、循序渐进的过程，绝不可能一蹴而就。

3.3提高档案管理人员技术水平

档案管理人员所掌握的档案管理业务知识和技能也应当随着档案管理方式的转变而转变，以适应当前档案信息化管理的基本需求。档案管理人员必须具备一定的计算机知识和技能，以及信息素养，能够熟练掌握电子文件信息化的工作方法，能够驾驭电子档案管理工作。此外，现代社会信息资源丰富，要求档案管理人员具有较强的信息获取与鉴定、评估能力，能够科学、规范地提炼、加工档案信息。档案管理人员是档案的第一接触人与直接管理者，因此档案管理人员的专业素质决定了档案工作服务社会和人民群众的基本职能的发挥程度。

3.4加强档案信息化安全管理

档案信息化安全管理包括档案管理系统软硬件自身的安全，如记录档案光盘的安全性、软件系统的可靠性等；还包括档案信息传播的安全，即信息不为不被许可的人知晓、获得。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时应充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标；后一种安全问题不仅要依靠技术手段，还要依靠完备的规章制度，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密档案信息的泄漏。档案信息化服务的目的决定了档案管理部门要尽可能多地、尽快地开发档案信息资源以及实现共享，然而共享和安全是一对难以调和的矛盾。因此，档案管理部门首先应以相关法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成档案信息网络管理的安全保障体系，保证制度到位、责任到人。其次，加强防病毒的安全措施，建立反病毒扫描、杀毒的监管系统；同时，要定期备份文档，实行多处、异地存放保管。最后，应建立计算机网络安全预警中心，进行安全监控、预警，监视网络数据库的安全。

结束语

综上所述，档案管理信息化是为了向社会提供更高效、更优质的档案服务，同时能够对重要的档案资料和信息资源做好收集归档和保护留存工作。在当前信息社会条件下，档案管理工作将秉承传统档案工作的经验，运用现代化和信息化手段，对档案资源进行信息化管理，构建更加完善的社会信息网络平台。

【参考文献】：

[1]杨克蓉.对档案管理人员的素质要求及培养策略浅析[J].四川水力发电，2013（z2）

[2]郝秀英.略论高校档案管理信息化建设[J].河北经贸大学学报（综合版），2015，9（02）：77-79.endprint