新形势下人事档案管理的问题及应对方针

姜东兴

【摘要】：人事档案管理是人力资源管理工作的重要辅助工作，档案中的资料是企业宝贵的信息资源，在企业的人力资源管理活动中发挥着重要的作用。但是，在现实中人事档案管理在人力资源管理中的应用却不尽如人意。本文从不同类型企业入手，以新的视角看待人事檔案管理，重点研究人事档案管理在人力资源管理中出现的各种问题，并提出相应的解决策略，期望引起管理者对人事档案的重视，从而对人事档案管理的发展起到一些促进作用。

【关键词】：人事档案管理；存在问题；措施

【引言】：社会在不断的发展，时代在不停的进步，随着各方面的提升，人事档案的相关管理工作的要求和标准无疑也要得到一定的提升；只有顺应时代的发展，跟随社会进步的步伐，对人事档案管理相关工作进行更高一步的升级，这样人事档案才能促进整个人力资源的管理水平，从而在企业的飞速发展中发挥其极致的作用。

1、人事档案管理中存在的问题

1.1人事档案管理的利用率太低

综合企业人事档案管理的现象来看，企业人事档案的利用率低之又低。第一，从大多数的人事档案资料管理人员的观念上，就表现出了收藏多于使用的现象。往往人事档案资料管理人员在收集整理完资料以后，人事档案被拿出来使用的可能就非常少了，没有在人力资源各项管理工作中作为参考与借鉴，这就使得人事档案的作用没有得到一定的发挥。第二，部分企业对于人事档案资料管理的重视程度也是非常不够的。在设立人事部门的时候，安排的人事档案管理人员，往往还兼职其他工作，这就使得对于人事档案的收集、分类、统计等工作的重视度不够，导致人事档案的作用得不到应有的发挥。

1.2管理水平低下，管理手段落后

我国企事业单位档案管理人员多是兼职，导致档案管理人员流动性大。档案交接制度不完善，难以保证人事档案的完整性。就档案管理人员素质来说，专业知识水平低，企事业单位没有进行针对性的业务培训，管理人员工作热情不高、精力投入少，档案管理工作仅停留于档案收集、整理、归档等工作上。此外，人事档案管理手段相对落后，档案借阅过程中反复调用原始材料，对档案造成了不可避免的损毁。档案室室内温度、湿度、采光等不符合标准，导致纸张发黄、字迹变暗，严重影响档案的安全性和有效性。

1.3人事档案管理人员缺乏专业的管理知识

企事业单位人事档案管理人员绝大多数是非档案管理专业人员，人事档案管理队伍中具备干部人事档案专业知识又掌握信息化专业知识的人员更少。新形势下的人事档案管理对管理人员的综合能力提出了新的要求，过去把已有的人事档案信息资料简单收集、装订整理的手工化模式与人事档案信息管理信息化、网络化的发展不相适应，人事档案管理人员迫切需要“充电”，以不断提高他们的业务技能、职业道德素养和信息化知识水平。

2、加强人事档案管理对策

2.1强化人事档案标准化管理，全面做好档案管理基础工作

规范档案材料形成源头，进行档案材料生成标准化管理。进一步规范需入人事档案材料模板，统一表格样式，特别是规范各大院校需入档案材料，进行学生档案材料清单管理，给学生期间人事档案材料“减负”；严把档案材料入口关，进行档案材料收集标准化管理。进一步明确、细化归档范围，审核档案材料填写是否规范、手续是否完备，特别加强对档案材料的鉴别，保证材料内容的真实性和有效性；规范技术加工方法和设备，进行档案材料整理标准化管理。进一步规定档案装订设备标准化生产，固定规范裁剪A4、B5纸张以及孔距准确的设备，保证档案整卷整齐、平坦。

2.2建设人事档案信息数据库

目前，很多单位人事档案信息管理仍处在向信息化管理过渡的阶段，要扎实稳步推进人事档案信息化建设，优先将人事档案基础性信息建立数据库。首先，要对本单位各部门人员的基本信息，如编号、姓名、性别、出生年月、参加工作时间、民族、政治面貌、籍贯、专业技术资格、学历学位、专业方向、职务等基础信息根据档案分类编目的要求分别录入，形成档案目录库。建立人事档案信息数据库是需要长期积累的过程，应该从低级到高级不断完善。数据库建设的过程中，应该把档案信息管理和计算机技术进行有效的结合，将各相关部门人事档案信息连接起来，如组织部门的职务任免、政审考核，职改办的职称评聘，工资管理部门的工资变动，社保局的社保办理等相关信息统一起来，把综合数据与档案目录库进行有效的综合，不断完善形成网络开发式、分布式的综合数据库，逐步提高人事档案信息化水平。

2.3进一步加强人事档案管理队伍建设

档案管理队伍建设，包括思想道德建设、组织建设、专业知识学习、管理制度建设诸多方面。在确定人事档案管理人员时，要选择责任心强、业务素质好、热爱档案工作的人员担任。各级领导要从感情上、待遇上从优照顾档案管理人员。工作上既要放手，又要监督检查，既要注重实践，又要加强培训，以提高人事档案管理工作者的政策理论水平和业务技能，适应构建和谐社会环境下人事管理工作发展的新要求。

2.4档案采集系统的构建

随着人事制度的改革，干部制度的考核、考察、技能、学历、专业技术职称的晋升、职务的任免等需要入档的材料不断增加，就提高了信息采集工作的难度。因此需要建立健全企业人事档案的采集制度，严格规范档案信息采集部门、采集范围内容和时间要求。构建档案管理平台与其他信息系统的数据一体化采集接口，全面完整、及时高效地采集档案相关信息。系统所采用的多级审批的档案采集流程，可以保障档案采集过程的完整性、真实性和准确性。一些企业利用局域网络承担起积累数字档案信息资源的职能，为企业数字档案室提供保存电子档案的技术支持，使企业人事档案的采集工作更加有据可循，有条不紊。

结束语

作为人力资源的基础，人事档案管理是一项常态化工作，强化这项工作是一个持之以恒的过程，人事档案逐步实现标准化管理更是十分必要的。通过人事档案管理标准化、工作人员学习标准化、信息开发标准化建设和深入开展，全面提高档案的保管、利用和开发水平，实现档案管理全过程标准化，最终达到档案管理全面服务于人力资源开发和企事业改革发展的目标。

【参考文献】：

[1]唐春华.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].企业改革与管理，2014，（12下）：103.

[2]瞿晓菁.刍议企业档案信息化建设的有效途径[J].中国管理信息化，2012（22）：86-86.endprint