论电子文件档案管理与传统档案管理

金珂

摘 要：计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的历史进程，尤其是二十一世纪以来，电子信息技术的迅猛发展，更使人们的沟通方式和生活方式发生了极大的改变。在这种情况下，档案管理也由原有的传统管理模式，逐步实现了信息化管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。

关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别

纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。与传统的纸质档案不同的是，通过利用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传送和处理。

当前，信息化、多元化成为时代发展的主题，对于档案管理的质量和效率，人们提出了更高的要求。在很大程度上，传统档案管理无法满足这一需求。然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它的不可替代性。同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。

1.电子文件档案化管理的基本含义

所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。

由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段，而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。

在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质文件有着非常明显的区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不能采用传统纸质档案管理方式来管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。

2.电子文件档案化管理的特点

电子文件档案是在社会生活中不断发展起来的，它是指通过电子计算机网络磁盘等设备进行存储和分类。电子档案与传统纸质档案相互对应、相互关联，电子档案是通用的电子图像文件集合，通常是以案卷为单位的。电子文件档案中主要包含电子图表、報表、文件以及电子图书等。

电子文件档案化管理和传统的档案管理存在差别，因为电子档案一定要经过计算机网络进行复杂的编程和解码之后才能被供给使用。电子档案中的内容可以被粘贴复制存储到不同的媒介之中，比如U盘、磁盘等。当使用者想对其进行利用时，就可以通过电脑等设备调出并查阅相关的档案信息内容。与传统档案化管理相比，电子文件档案化管理有如下几个特点：①传统的纸质档案内容比较直观，使用者不用借助其他设备进行查阅，而对电子档案进行查阅时，一定要借助现代化的办公设备，比如电脑、手机等才能查阅利用。②传统的纸质档案在进行传送交接时，需要通过人工进行传送，而电子档案可以直接利用电子计算机等设备进行传送和处理。③传统的档案在使用时，会受到时间和空间的影响，而电子档案的使用可以达到共享性，不受时间、空间以及距离等问题的影响。④传统的纸质档案的保存环境比较复杂，而且需要占用一定的空间，而电子档案则不同，它不需要较大的保存场地，但是电子档案在进行保存时需要有较强的防磁条件。

3.电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别

3.1 保管方式不同

电子档案存储的载体是硬盘和电子光盘，在长期的存储和使用过程中，硬盘和光盘会逐渐老化，同时由于计算机和现代技术的不断更新，载体的老化将导致档案信息的失真，档案的正确性和可靠性降低。传统的档案管理在一般情况下，不会出现档案信息丢失的问题，并且具有纸质备份。同时，由于无需网络的参与，因此不会受到病毒入侵的威胁。

3.2 归档方式不同

可重复性和可逆性是电子档案不同于传统档案的特性。管理人员修改档案信息时，并不会留下修改的痕迹，人们虽然不再为最初档案归类失误而烦恼，而且可以及时更正错误信息，但是却提高了电子档案内容失真的可能性。与之不同的是，在传统的档案管理工作中，在进行归档操作时，同类档案之间的联系较强，摆放档案时，也是按照科学的顺序来分类的。档案管理人员依照相应的程序来进行归档操作，因此操作的痕迹将会被保留下来，这一点保证了档案的真实性与原始性，弥补了电子档案管理的不足。

3.3管理方式不同

电子档案具有一定的特殊属性，可实现档案的一级化管理，为此，档案管理部门在收到档案的同一时间，及时将档案进行编号，同时制定与其对应的分类号、档案号，按照上下行文间的联系给出档案号，在对档案进行归档的同时便于相关信息资料的检索和查询。使用者只需要给档案进行分类编号，就能够方便的查出相关档案资料及其相应的上下级行文、附件，这样能够促使档案管理人员工作量的大幅度降低。

传统的档案管理在分类的过程中，需要进行手工分拣，根据不同的类目要求和类型的区别，对各种文件材料进行手工整理，不仅要耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了工作难度，而现代电子文件的档案化管理就有效地克服了这一问题。

4 .纸质档案与电子档案应并存管理

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行更深层次的分析便可以发现，纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥着各自的优势。纸质档案是保存和反映历史真实面貌的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥了巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

5.总结

电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理，档案管理人员应该在进行传统档案管理的同时融入电子档案管理的优势，进一步提高档案管理的质量。

参考文献：

[1] 常艳杰. 信息时代档案管理网络化的思考[J]. 劳动保障世界（理论版）. 2013（06）

[2] 尹爱华. 浅谈电子档案与传统档案管理的差异与共存[J]. 数字技术与应用. 2013（02）