干部人事档案管理信息化建设的探析

何艳

摘 要：干部是单位的决策者，在工作中起到模范带头作用。干部人事档案是对干部的社会经历进行记录的关键材料，对干部的任用和提拔有很大的参考价值。传统的干部人事档案工作是以实体为主要手段，档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等环节都是靠手工劳动完成，繁琐而低效，其服务方式已无法解决需求信息面大、提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的矛盾。加强单位干部的人事管理档案的建设，使其系统化和规范化，能提高干部工作的积极性，令其全心全意的为组织服务。本文将讨论如何在单位中对干部的人事档案进行信息化管理，以促进单位的和谐发展。

关键词：干部；人事档案；信息化管理

人事档案具有全面性、真实性、现实性、动态性、保密性和统一性的特点，起着依据、凭证、参考作用。干部档案信息化建设是干部档案工作在电子信息时代的必由之路，是提高干部信息管理和开发利用水平的必然要求。全面推进干部人事档案信息化建设是提高干部人事档案管理工作效率，更好地为干部人事工作和经济社会发展提供全方位、更准确、更快捷服务的现实需要，是适应信息化社会发展和推进干部人事管理工作改革创新的需要。

1、人事档案管理信息化建设的意义

1.1有利于实现人事档案现代化管理。当前我们正处在信息时代，信息资源的急剧增加和信息资源价值的日益显现，迫切要求加快人事档案管理的信息化建设，实现人事档案的现代化管理。为此，必须要顺应时代潮流，实现档案管理由实体化管理向信息化管理的转变，从而提高人事档案管理工作的效率。

1.2有利于实现人事档案信息资源的共享。在信息化时代，信息资源作为一种重要的战略资源，已经成为经济和社会发展过程中不可缺少的一部分，因而加强对人事档案管理的信息化建设工作，有利于实现人事档案信息资源的共享，为现代化建设工作服务，从而直接或间接地促进我国经济的发展和社会的进步，加快实现中华民族伟大复兴的进程。

1.3有利于方便对人事档案信息的查阅。人事档案管理信息化建设的目的简单来讲就是为了实现人事档案信息资源的数字化和电子化，即利用计算机信息技术将馆藏人事资料和纸质档案信息进行收集、整理和加工，最终实现档案信息的数字化存储，从而方便人们对人事档案信息的查阅，更好地发挥其使用价值。

1.4有利于开发和利用档案资源。人事档案存在的目的和意义就是为人事工作服务，因此需要开发和建设多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式，以满足当今时代对档案工作的各种需求。计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，产生了一种全新的人事档案管理模式，即信息化管理模式，使得档案信息资源的开发和利用效率大大增加，为经济发展和社会进步做出了更大的贡献。

2、传统干部人事档案管理工作存在的问题

2.1传统干部人事档案管理的信息缺乏准确性

在传统的干部人事档案管理工作中，由于在进行干部工资、升调、职称等方面的审核和批准时，都离不开干部的人事档案。因此，人事档案就成为了做好干部工作的关键和基础。然而，在进行查阅时通常会浪费大量的时间和精力，降低工作效率，并且档案不能够及时更新，有的干部还会有意将自己的出生年月和工作经历进行虚报。档案阅读人的专业素质和工作经验方面的差异，会对干部人事档案的准确性和全面性产生重要影响。因此，传统干部人事档案的管理往往不能让各个层次的人员进行准确的查阅，存在很大的随意性和不确定性。

2.2传统干部人事档案管理的程序过于繁琐

对传统干部人事档案进行查阅时，往往需要经过多个阶段的查阅程序，既浪费了时间，又不能保证信息的准确性，远远达不到目前干部工作的要求。另外，如今的政府工作结构发生了很大转变，这就对干部人事档案管理工作提出了崭新的要求。

3、当前推进干部人事档案信息化管理的主要工作

3.1要建立干部个人电子档案系统，实施干部人事档案自动化管理。将干部人事基本信息通过专门的干部人事信息软件输入微机，制成电子卡片的形式，形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转，适应人才流动的需求。

3.2要建立干部人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态和无纸化管理。要利用计算机、扫描仪，照相机等现代设备和现代技术，将常用的档案资料、表格等制成PDF 文件或用制成JPG 格式的图片文件，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。也可减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。

3.3干部人事档案局域网，实行干部档案的网络化管理。建立干部人事档案网络化管理系统，重点要解决好使用权和管理权问题。笔者所在的卫生系统已部分采用了干部人事系统，极大方便了干部考察、任免、调动、交流、政审等工作。

3.4要健全制度，促进干部人事档案信息管理规范化。要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理办法和规定，建立信息化工作自检自查制度，做到有章可循、有规可依，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行，保证利用系统开展工作的正常运转。

3.5提高干部人事档案管理人员的综合素质。受传统观念的影响，过去的档案管理人员没有经过系统的培训，领导对于档案管理工作也没有给予足够的重视，认为档案只要做到不遗失、不泄密即可，不用花费过多的精力进行管理。随着科技的发展，新思想的蔓延，对于档案管理的要求也越来越严格。单位应该聘请专业的档案管理人才，对干部的档案进行管理。并且要对在岗员工进行系统的培训，提高档案管理人员的素质水平和计算机技术，使其具有高度的岗位责任感和工作热情，能独立操作档案管理系统，对干部档案进行信息化的管理，从而提高档案管理工作的效率，为领导的决策提供可靠的依据。

3.6以信息化推进人事档案资源的整合。整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。干部人事档案管理信息系统数据库的整合结构包括了人事档案的目录信息、任免情况等；结合人力资源与社会保障信息中心丰富的个人信息，包括了个人照片、工作履历等；再整合最新的数据，包括岗位、职称、工作时间、工资等，三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。

3.7采用信息技术手段加强信息化建设。传统的档案管理方法工作效率低下，而且档案的利用率低，已经不适应新时代的发展需求。纸质档案容易损毁，而且不易修补，为档案的管理工作带来了很大的困扰。采用新型的档案管理技术，使档案信息化，可以方便查阅档案资料，提高档案的实用性。档案管理人员要把干部的个人信息录入计算机中，以根目录的方式存储，同时要对干部的经历进行审查，保证信息的准确、真实。信息录入完毕后，把干部的纸质档案资料放在专门的档案架上，做为历史资料保管。对于干部的离职、调任要及时进行数据的更新。档案的信息化管理为档案的信息共享提供了平台，提高了档案的价值。

结语：总之，信息化建设作为加强干部人事档案管理日常工作的一个重要内容，能为广大干部职工提供优质便捷服务，也是实现人事档案工作与时俱进，加快发展的必然趨势。

参考文献：

[1]方德生.档案信息化的困境与出路——干部人事档案信息化建设问题思考[J].档案时空，2015（04）

[2]唐菖霞.干部人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化，2015，18（12）

[3]张青松.人事档案信息化管理与服务工作之探析[J].科技风，2018（12）