信息化背景下的电力企业档案管理

随着信息科学技术的快速发展，电力企业的档案管理与建设也逐渐向着信息化、数字化的领域靠拢。将信息化系统应用于電力企业的档案管理领域，大大提高了档案管理的效率和质量。将档案进行信息化处理后，利用现代科学技术设备手段，可以改善原有的信息传递、利用及共享领域的不足，提高档案文件编辑、分类的效率。除此之外，信息化的档案管理制度可以备份文件，避免出现纸质文件丢失而不能追溯查询信息带来的不便，利用备份进行档案信息的恢复。因此，实现电力企业档案的信息化管理与建设，符合当代社会国家对企业管理技术水平的要求。然而，目前依然存在许多问题阻碍着电力企业实现档案的信息化管理，所以提高建设档案信息化管理的效率和质量，使档案信息化管理能在电力企业的发展中发挥重要作用，是当前电力企业档案工作得以生存的重要举措。

一、电力企业实现信息化档案管理所面临的问题

（一）电力企业对于档案管理工作的重视程度不够

在部分电力企业的相关负责人的观念里，档案管理工作可有可无，所以没有必要对档案管理注入大量资金。从认知层面出发，具有领导能力的有关人员轻视档案管理工作，认为在电力企业中引入信息化管理手段是一种浪费资源的行为，因此领导者对于企业档案管理的信息化抱有排斥心理。从电力企业自身出发，企业并没有对信息化的档案管理注入足够的资金，导致电力企业自身的档案管理体系跟不上社会发展的步伐，档案信息化的软硬件基础设施不能及时得到更新，档案信息的网络建设更没有技术保障。长此以往，电力企业的档案信息化工作会出现严重缺陷。

（二）电力企业缺乏完善的档案信息化管理规章制度

目前国内多数电力企业在档案信息化管理中应用的政策法规较为混乱，而标准规范却正是档案信息化建设的重要基础之一。然而，有些电力企业甚至并没有设立专门的档案管理工作部门，在档案管理工作上只做一些表面功夫来应对领导视察及其它相关的临时检查，对待档案管理工作的态度马虎，就更不用说采用和制定新的档案管理信息化标准、规范及规章制度了。不完善的档案管理规章制度必然会导致电力企业档案信息化系统的管理体制存在集中统一管理不力和使用不方便等问题，严重制约着电力企业档案的信息化管理进程。

（三） 档案管理工作人员缺少，且技术水平有待提高

目前国内电力企业档案管理相关的工作人员队伍不齐全，人数偏少，且管理技术水平有待提高。具体表现在：（1）可能由于电力企业在档案管理工作上的投资较少，导致档案管理相关员工的工资待遇水平较低，岗位不受重视，管理工作人员的工作热情和激情得不到发挥的立场，很多管理工作人员离职，使得该岗位人丁稀少，严重制约着电力企业档案管理迈向信息化的进程。（2）某些电力企业档案管理相关工作人员文化程度不高，责任心意识有待提高，对档案管理相关专业理论知识不能及时掌握，专业技能及业务处理能力急需改善。此外，一些电力企业档案管理相关工作人员并非相关领域出身，也会造成员工缺乏管理方面的理论基础，更不会主动推进企业信息化档案管理工作的进程发展，建立管理工作相关技术软件并维护软件的正常运行。

二、推进电力企业档案管理工作迈向信息化的建议

（一） 提高电力企业领导者对档案管理的认识

在全球逐步实现信息化的大背景下，信息化是档案管理发展的重要方向，档案信息储存的数字化和网络化已势在必行。档案管理的信息化建设可以缓解网络技术与档案管理之间的矛盾，电力企业领导者对档案管理工作的重视程度急需提高，档案管理工作领域需要注入足够的资金来完善自身建设。然而，档案管理工作的完善需要经过一个漫长的时期，期间档案管理工作人员和信息化管理理念客体间的关系会得到有效的磨合。所以，加强对档案管理信息化的宣传力度，提高电力企业领导者对档案管理工作的重视程度，强化信息化的意识，是电力企业档案管理得以实现信息化的基础条件。

（二）提高档案管理工作人员的业务水平

强化电力企业档案管理工作人员的信息化意识和理念，提高信息化管理的宣传力度，是企业档案管理工作人员综合素质得到提升到的重要保障。培养档案管理工作人员的综合素质，即是员工向档案管理信息化水平专业领域靠拢，成为一名具有较高的业务能力和较强管理意识的信息化背景下的复合型技术人员。具体措施有以下几点：（1）对电力企业档案管理工作人员进行素质教育，着重进行思想教育工作，激化工作人员的责任心，使工作人员在实际工作中培养正确的价值观和人生观，在工作中必须具备爱岗敬业的基本精神面貌。（2）定期组织对电力企业档案管理相关人员进行信息化理念的培训，增强员工对信息化技术的认识，提高管理人员的专业技术水平，使管理人员可以及时了解时代信息化的发展趋势，掌握信息化技术的应用，提高其为企业档案信息化管理服务的业务能力，大力推进电力企业档案管理工作向信息化领域的进程。

（三）对档案管理体制进一步进行完善

电力企业要建立健全档案管理体制，前提条件是要构建和制定与企业发展目标相一致的规范和标准，实事求是地改进管理体制，更要将规章制度建设置于电力企业发展的大背景下研究，重新审查、清理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应信息化发展的需要。只有做到这一点，才能使档案管理工作人员在档案信息化过程中做到有规章制约、有法规遵从，才能使档案工作真正做到从源头实行集中统一管理，从企业具有文件承办职能的相关人员在处理文件时必须要保证所有的文件资料是完整、齐全、正确的，到档案管理人员在对档案进行归档处理时必须要做到规范化、专业化，严格按照电力企业档案管理方面的规章制度来执行。在档案数字化管理工作中也一样，管理人员要严格依照适应信息化的新规章、新标准，利用网络信息技术的快速性与精确性，实现档案管理工作与信息化的完美结合。

（四）保障档案管理做到保密性和安全性

企业档案工作承担着严守企业秘密和国家秘密的重要职责，电力企业的档案管理工作也关乎着电力企业的重要信息，它具有高标准的安全性和保密性。但随着档案信息化进程的不断推进，网络环境下电子档案的信息安全保障是一个即将面临的问题。电力企业应该在实现档案管理信息化的同时加强对数字档案的安全和保密体系的建设，确保档案管理的保密性和安全性。具体可从以下三方面入手：1.建立健全企业电子档案安全规章制度，将档案信息化保密工作纳入企业工作计划，为电子档案工作的持续发展提供保障。2.开展档案管理工作人员保密意识的培训，使员工充分认识到档案管理保密工作的重要性，严格遵守国家制定的《档案保密法》、《档案法》、《档案管理保密制度》等法律法规。3.配备提供能在网络环境下保障电子档案信息安全的计算机等必备的办公设备和安全保密的档案操作管理业务系统。

三、结语

社会主义市场竞争日渐激烈，从整体上来看，时代背景要求各个领域实现信息化，电力企业的档案管理工作也不例外。电力企业领导者应加强对档案管理工作的重视程度，加大对相关领域的资金投入，引入专业化的档案管理人才，创建完善的管理体制。相关工作人员应提高自身的责任意识和业务水平，平时工作中要善于学习信息化的专业理论知识，开拓视野，跟紧信息化的发展步伐，将信息化技术应用于电力企业的档案管理工作中，使档案管理工作能真正做到服务于电力企业的发展。（作者单位为广东电网有限责任公司汕头供电局）