科研单位档案管理工作的创新探讨

司英云

摘 要：档案管理是科研单位管理工作中的重要内容之一，保存了科研单位的研究成果，是丰富的资源宝库，能够为科研人员开展工作提供各种素材。科研单位必须重视档案管理工作，不断创新工作方法，确保最大限度发挥出科研档案的作用，更好的服务于单位的发展。本文将简述科研单位加强档案管理工作的意义，并分析了其现状，最后提出了切实可行的解决策略。

关键词：科研单位；档案管理；创新

科研单位档案管理工作涉及范围较大，也非常复杂，需要档案管理人员投入足够时间与精力，才能提升档案管理工作水平，这对其提出了极高要求。只有及时收集、整理和保存科研单位形成的各种文件资料，才能保证档案管理工作效率，为科研人员开展工作提供方便。对此科研单位需要对档案管理工作进行创新，要积极引进先进的技术，让档案管理工作更加规范，为科研单位提供优质、便捷的服务。

1 科研单位加强档案管理工作的意义

在科研单位加强档案管理工作，对档案收集、整理、保存和利用等环节进行规范，既能够为科研人员提供可靠依据，还能促使科研单位工作效率不断提升。对此科研单位必须充分认识到档案管理工作的重要性，要设置专门的档案管理部门，妥善保存各项科技成果，确保日后科研人员有足够多的参考资料[1]。随着时代的发展，现代信息技术也被应用于社会各个领域，科研单位还要对档案管理工作进行创新，让其更加完整与规范，明确档案管理工作职责。这样才有利于科研档案的开发与利用，真正发挥出其服务科研单位发展的作用。

2 科研单位档案管理工作的现状分析

（一）重视程度不够

当前科研单位在一定程度上忽视了档案管理工作，也缺乏有力支持，过于注重新项目研究与新技术开发，不重视科研期间形成的档案信息数据，也没有及时予以保存。科研档案支撑与辅助作用得不到体现，且管理工作环境也较差，导致科研档案的信息价值不断下降。在我国经济快速发展过程中，科技水平也并不断提升，科研单位档案管理工作的重要性也越来越凸显，需要各方人员增强责任感，牢记使命，积极探索档案管理工作的新方法。

（二）忽视安全工作

在科研单位档案管理过程中，仅仅执行了国家档案管理制度，没有结合自身特点建立相应的保护制度度，也未明确流程标准，科研单位保密认定范围也不明确，缺乏清晰的职责。虽然有很多科研单位在档案管理中应用了信息系统，但是系统安全保密性却很低，档案信息容易被窃取，从而造成严重的后果，为单位带来巨大的损失。同时档案管理人员的安全意识和保密意识也不强，不能采取有效措施防止科研档案数据丢失的问题，这样不利于科研档案的完整性。

（三）工作方法落后

科研单位档案管理工作方法长时间得不到更新，至今仍然停留在资料收集、整理、录入、你查我借、你问我答等层面上，未形成有特色的科研档案信息资源，也缺乏了主动性、动态性与便捷性[2]。做好档案管理工作，可以更好的服务于科研单位，但是由于工作方法的落后，导致很难将科研档案的价值体现出来。档案管理人员不能只是简单的保存科研成果，让档案数据不泄露和损坏，更要将科研档案应有的价值挖掘出来。很多档案管理人员未意识到这一点，满足于现状，不注重对档案管理工作进行创新，这点需要尽快进行改善。

3 科研单位档案管理工作的创新策略

（一）创新科研档案管理理念

科研单位创新档案管理工作，能够满足新时期要求，档案管理人员必须具备较强的创新意识，尽快转变自身的思想观念，把专业档案知识与最新理念集合起来，不断提升科研档案管理工作水平[3]。档案管理人员要改变以外的被动工作方法，不能“等、靠、要”，要从封闭的思想中走出来，既要重管理，还要重利用，主动提供服务。档案管理人员还要从科研单位发展大局出发，主动参与到服务单位中心工作，逐步扩大档案管理工作范围，及时收集、保管和利用好各项科技档案。科研單位也要将把科技档案管理人员纳入科研课题小组中，满足档案为课题研究服务提出新要求，同时对档案的收集整理起到积极作用，有力推动科研单位经济效益与社会效益都得到提升。

（二）创新科研档案管理制度

科研单位要尽快完善档案管理体系，明确档案管理人员的工作职责，并加大监督与管理力度，在人员、经费和设备上给予足够的支持，确保科研档案管理工作能够顺利开展。科研单位不必须健全档案管理制度，需要从科研档案收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索及利用等方法入手，尽快建立起与之相应的管理制度，其中档案收集为起点，在整个档案管理工作中占有重要地位。科研单位档案不仅类型较多，也比较分散，有着极强的专业性，对此需要尽快建立起完善的科研档案收集制度。档案管理人员要结合科研单位具体情况，严格把关，确保每个进档材料手续完备、表述准确、观点明确，同时还要认真鉴别，确保归档的科学性与规范性。科研单位还要督促档案管理人员与各部门加强联系，及时将单位中具备潜在价值的文件材料收集起来，只要出现遗失的情况，应该第一时间进行查找补救，保障档案信息的完整性与真实性。

（三）加快科研档案信息化建设

科研单位要引入先进技术与设备，应用计算机开展信息管理工作。科研单位应结合自身实际情况，用好计算机，建立局域网，纳入各类科研档案，逐步建设为档案信息中心，同时开发档案管理自动化软件，形成档案信息管理网络。这样能够有效提升办公效率，为科研人员查找资料提供方便。要在遵循保密条件的基础上，通过对网络技术的应用，确保档案信息资源得到贡献，并建立起安全、可靠的检索系统，这样科研人员才能轻松查找到所需资料，阅读起来也更加方便。在科研单位档案管理信息化建设过程中，还需要在设备上予以完善，尽快购置计算机、扫描仪、复印机等先进设备，为档案管理工作的正常进行提供可靠保障。

（四）加强档案管理人员素质培养

科研档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员要有丰富的专业知识，具备较高的思想政治觉悟。对此科研单位要定期开展对档案管理人员的培训教育工作，让他们学习最新的档案专业知识，了解国家档案管理方法的法律法规，在提升档案管理人员业务技能的同时，也能促使其养成认真负责的态度，能够严格落实各项规章制度，做好科研档案管理各环节工作，这样才不会出现纰漏，确保了科研档案的保密性与安全性[4]。同时对于档案管理人员而言，也要清楚意识到学习的重要性，积极参与到科研单位组织的各种学习活动中，尽快掌握新知识，并注意在日常工作中总结经验。档案管理人员要加强学习，将业余时间利用起来，认真思考科研档案管理工作的创新方法，这样才能更好的胜任这项工作，不断提升科研档案管理工作水平，为科研单位的发展作出自己应有的贡献。

4 结语

总之，科研档案不同于普通档案，不仅专业性极强，内容复杂，同时对保密性、安全性要求更高，主要出现遗失等问题，将造成非常严重的后果。对此档案管理人员对此要有足够的重视，尽快更新自己的思想观念，注重改进工作方法，提升科研档案管理工作效率。而科研单位也要为档案管理工作提供更多的人力、物力和财力支持，建立完善的规章制度，督促相关人员严格落实，这样才能确保科研档案管理工作取得更大成效。

参考文献

[1]王宏月.科研单位如何推进档案数字化建设[J].兰台内外，2015，（06）：22.

[2]杨卫平.实现科研设计单位档案信息化建设的管理途径探讨[J].现代经济信息，2015，（05）：57-58.

[3]李春丽.浅谈科研单位的科研档案管理工作[J].兰台世界，2014，（4）：54-55.

[4]杨娟，和丽萍.加强科研单位科技档案管理工作的思考[J].产业与科技论坛，2014，（13）：255-256.endprint