加强高职院校学生就业档案管理工作的途径

摘 要：目前，我国当代高职学生对档案意义缺乏深刻的认识，没有认识到档案对其以后踏入社会和就业发展有着重要的意义。在这个背景下，本文主要对高职学生档案意识现状进行分析和调查，提出高职院校对档案意识方面缺乏教育和档案表现力不足等问题，并且根据培养学生档案意识的支撑点、着力点和发散点等几个方面制定相关方法和策略。

关键词：高职院校；学生档案；档案管理；方法途径

学生在进入高中（中专）阶段，就会建立一份档案，这个档案记录着学生在高中乃至大学期间的个人学习、经历和重要社会实践活动等具体信息，高职学生档案代表着学生在学校的具体信息，同时也是联系社会的重要的纽带之一，学生在踏入社会后，进入工作单位时，用人单位根据学生档案进行参考，为人才培养提出一定数据和信息，因此，在组织人事工作时，学生档案具有重要参考价值。

根据目前高职院校学生档案管理情况我们可以知道，在高职院校中，学生档案管理主要由学生管理部门负责，其主要工作内容为，将学生在校期间进行的学习经历、成绩和政治表现等全方面的信息整理收集，装入档案中，学生毕业后，将档案移交相关部门。因此，学生档案在后面将会变成人事档案。近几年来，高职院校对于学生档案管理逐渐规范化，但是在发展的过程中也存在一定问题。

1 高职院校档案管理现状

人们在进行社会实践时，会留有一定信息，而档案就是记录和整理这些信息的。人事档案主要对一个人的主要经历、政治面貌和品德作风等相关信息进行记录，具有依据和参考的作用，对个人转正定级和职称申报等有重要参考作用。而高校学生档案主要对学生在校学习期间的现实表现和学业成绩等活动信息进行记录，为学生步入社会和就业发展提供重要依据。对高职院校的学生来说，其在毕业后面临的主要问题为就业。在踏入社会后，面对众多行业和企业，无从下手。对一些私营企业来说，在应聘过程中对档案的要求不高，而高职学生对个人档案的意义淡泊，导致学校毕业生档案堆积，无人问津。

2 高职院校学生档案的特点

高职院校和普通高校在生源和人才培养模式上都有所不同，因此，在档案管理方式上也存在一定差距。

2.1 学生档案多样化

目前高职院校的生源类型主要有普通高中毕业生类和高职单招类等类型，因为其在进入大学前学业程度不同，因此，档案内容也有所不同。

2.2 学生档案内容应用性高

对于高职院校来说，其办学定位主要是培养生产和管理一线的技能型和实用型人才，因此，在培养学生的过程中，强调学生的理论和技能方面。对于高职学生的学生档案，高职院校除了收集学生专业知识外，应对其社会实践信息等重点收录。

2.3 学生档案管理周期短

高职院校学生在推行学分制后，学生的学制在2-1年之间，目前，学生都能在学校限定时间内完成学业，因此，学校存放和管理学生档案时间为2-3年，周期较短。

2.4 学生档案使用、利用率低

高职院校毕业生就业范围主要在生产和服务一线等领域，进入私营企业工作的较多。在《劳动法》未颁布时，很多毕业生都缺乏个人档案意识，并没有和用人单位签订用工协议或合同。学生对用人档案缺乏使用意识。

3 高职院校学生就业档案管理存在的问题

3.1 档案管理意识淡薄

目前，大多数用人单位在录用人员时，对员工就业档案缺乏管理，很多毕业生认为只要找到一份高收入能够施展才华的工作就行，对人事档案缺乏重视。当然，也有一部分潇洒一族对自己能力非常自豪，对职称评定并不在乎，因此，对档案管理也不重视。目前，我国现行的人事档案管理制度还是存在并且运行的，随着人事制度的不断改革和发展，其逐渐趋向规范化。毕业生在毕业后，需要面临落户和转正定级等问题，这些都需要建立在档案信息基础上，如果毕业生档案意识淡漠，那么其在步入社会发展过程中会存在一定阻碍。

3.2 学生档案内容较单一

目前，高职院校在对学生就业档案进行管理时，具体内容为，将学生在校期间在教学部门、团委和个人等方面的学习、工作和社会活动等信息和材料进行收集和整理。具体信息内容为：高中阶段的学籍档案和毕业生情况表等，以上属于静态信息资料。对于用人单位来说，除了静态信息外，其还需要了解毕业生的心理健康情况和职业素质等方面信息，而在学生档案中，对于这方面的资料并不多，因此，存在一定限制。

3.3 學生档案管理手段滞后

根据对各高职院校学生档案管理现状进行分析，我们可以知道，目前学校普遍存在以下问题。第一，学生档案只时学生档案管理人员的事情。对于学生档案信息收集过程来说，班主任和政治辅导员等这些是重要渠道，因此，应该加强班主任档案收集管理意识。第二，学生档案管理系统不完善。对于大学生来说，毕业生档案是其在学校学习和活动的真实信息记录，而因为管理手段的缺失，导致大学生在校期间的一些重大活动等都并没有及时补充和更新。因此，在入校招聘时，用人单位对学生档案信息了解较少。

3.4 学生档案管理软、硬件条件不足

根据各高职院校学生档案管理现状，我们可以了解，大多高职院校对学生档案管理并不重视，耶未设立档案管理部门。学生档案由学生处或招就办的工作人员兼任。对于部分高职院校来说，他们认为学生档案管理不过是学生入学时收收档案，学生毕业生时转转档案等，缺乏对学生档案深刻了解。虽然有一部分老师对学生档案的信息开发工作认真负责，但是因为学校事务太多而导致有心无力。而且因为各高职院校领导层对档案意识不强，对学生档案管理投入不多，限制学生档案管理水平的提高。

4 完善就业视角下高职院校学生档案的管理工作

4.1 加大宣传，提高全社会档案意识

首先，提高全社会的档案意识是必要的，需要社会、用人单位、高校和学生等各方面同时进行。具体有以下几点。endprint

第一，各级人事档案管理部门应深入贯彻宣传《档案法》，推进社会人员对于档案的正确认识，同时，通过具体实例进行宣传，让社会人员充分意识到人事档案关乎自己的切身利益。设立管理人事档案的单位。

第二，目前，我国大部分地区实行高中毕业生自带高中学籍档案到录取院校报到的方法。因此，各院校在新生入学期间，应该抓紧对学生灌输档案的重要性知识。让学生树立档案信息意识。加强宣传教育，让学生意识到哪些档案能够加入毕业生档案。学生毕业前，学校应该加强档案意识教育，通过校园网、就业网和校报等平台宣传毕业生的就业档案内容，推动学生树立档案意识。

4.2 充实档案内容，满足用人单位的需要

目前，用人单位对毕业生档案也并不重视，具体原因是毕业生档案能提供的信息过少。因此，高职院校如果想提高学生就业率，为毕业生提供更好的就业方向，就应该加强学生档案管理工作。对档案内容不断更新，丰富。提高管理水平，增加管理渠道，获取更多信息。为学生档案信息增加更多社会需要的内容。让用人单位有更高的参考价值。只有这样才能提高毕业生档案质量。

1.增加学生在校期间的诚信材料

学生诚信材料主要是大学生在校期间学习、生活和社会活动等方面信息的整体评价。对学生诚信的基本形象有一定反应。随着社会不断发展，人事制度改革在深入改革，人员流动活跃，社会信用缺失现象越来越严重，而个人信用利用率逐渐上升。因此，在毕业生档案中加入个人诚信情况，有利于提高学生诚信意识，还能够推动学校的诚信教育发展，为用人单位提供切实可靠的数据，推动社会诚信体系的建设。

2.增加心理测试、职业测评结果

目前，高等教育逐渐走入大众化阶段，高职院校逐渐意识到，推动学生就业率提高是学校工作的发展重点。很多院校富贵引进各类心理测试量表等，为学生进行心理测试和职业测评等，为学生做好职业生涯规划教育。如果学校能够对学生进行的职业和心理测评等数据进行规划和整理，并且加入学生档案，这样有利于用人单位快速了解到学生的个性特点，提高人才筛选和培养的能力。

4.3 建设学生档案管理平台，实现跨平台信息管理

目前，学生档案管理都处于手工管理阶段，学生档案管理水平受到一定限制。对于这个问题，高职院校学生档案管理部门可以结合教务部门、团委会和实训部等部门，开发一套完善有效的学生档案管理软件，多个部门进行信息资源共享，充分了解学生的考证情况，学费缴交情况和职业测评情况等，有利于对学生档案内容进行及时更新，提高学校档案管理水平和质量。在期末，学生档案管理部门可以通过系统软件为学生更新相关信息，同时，根据原始材料进行收集，有利于提高学生信息收集的完整性、及时性和准确性。

4.4 充分利用和开发信息资源

为了提高学生档案管理整体水平，对学生档案信息进行开发利用是重要渠道。对学生档案管理人员来说，应该改变传统思想，及时跟进社会发展理念，更新观念。在进行学生档案管理工作时，应该注重学生档案信息开发利用。比如，运用相关管理软件，更新学生信息库，对毕业生就业信息进行跟踪记录，并且对毕业生的就业质量进行分析和评测，有利于指导学校更新人才培养模式，提高教学质量水平发展。

5 結语

在当今社会劳动群体中，高职学生作为高素质高技能专门型劳动者，逐渐显示其重要性。提高并且强化高职生档案意识培养有利于提高学生整体综合素质水平，有利于学生步入社会后就业发展提供一定的积极作用。因此，对于高职院校来说，应该加强对学生档案意识的培养工作，并且不断深化，将其价值最大化。

参考文献

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[3]信息化时代高职院校学生档案管理工作分析[J].安丽君.办公室业务.2017（13）

[4]当前陕西航空职业技术学院学生档案管理发展方向的探索[J].侯晓辉.办公室业务.2016（19）

作者简介

孟令黛（1987-），女，汉，河北晋州市，科员，助理馆员，研究生，滨州职业学院，研究方向：档案系列。endprint