计算机技术在办公自动化中的应用探析

张步峰 忻州市第一职业中学校

计算机技术在办公自动化中的应用探析

张步峰 忻州市第一职业中学校

伴随着时代与社会的不断发展，行政事务日益增多，办公机构的信息处理量逐渐增大。传统信息处理模式已经难以适应社会发展的要求，现在竞争激烈以及瞬息万变的时代对于企业以及办公机构都提出了全新要求，办公自动化逐渐成为了社会发展的趋势所在。计算机技术也成为了办公自动化的重要核心与基础。本文从办公自动化的定义以及构成要素出发，系统阐述了办公自动化中计算机技术的作用，并从信息发布平台构建、加强文档管理、优化工作流程以及深化资源设备等方面研究了计算机技术在办公自动化中的应用。

计算机技术 办公自动化 应用

办公自动化是信息革命进程的必然结果，同时也是维系信息技术的保证。伴随着计算机技术的快速发展，各类软件以及应用技术不断进步，为了能够在市场竞争中脱颖而出，满足当前科技的发展要求，计算机技术被用于办公自动化体系当中。企业自动化能够实现信息、人与机三者有效统一，提升了企业的工作效率以及管理水平，推动了企业更快更稳定的发展。

1 办公自动化概述

1.1 办公自动化界定

办公自动化是利用计算机技术开展相关工作的信息处理系统，其产生的根本原因在于当前信息技术的迅猛发展，带动了各类企业软件的产生，从而为企业构造出了一个信息化平台，为企业最大限度的提供了办公自动化的平台，使得办公人员可以采用计算机技术完成日常的工作，其中就包括了信息更新、储备、传输以及维护等方面。从根本上看，办公自动化是信息处理以及收集的过程，这类技术能够显著提升企业的工作效率。

1.2 办公自动化要素

信息处理是办公活动的主要业务，其就是一个信息接收、变换以及处理的过程，它涵盖了工作人员、技术工具、组织架构、办公制度、企业环境以及信息等要素。

第一，办公是一项重要的人群管理活动，主要是由人参与执行的，人是核心要素。在工作的过程中，每个人分工不同，包括了专业人员、管理人员、决策人员以及辅助人员，可是他们并非完全了解办公设备以及自动化办公系统当中的每项功能。

第二，组织架构主要体现在办公的层次等级，表现在计算机系统管理组织当中，将计算机技术融入其中，可是保证组织架构更加灵活。

第三，制度可以看做是一种办公知识以及办公经验固化，是所有部门都需要共同遵守的准则，办公自动化系统采用计算机技术当中的约束机制能够确保办公制度的合理实施。

第四，将计算机和通讯技术有效结合，办公自动化系统可以将彼此相互独立同时又相互关联的办公系统与设备有效联系在一起，从而产生独立统一的系统，共享信息资源，提升工作效率。

第五，信息对办公自动化起到了保障作用。办公自动化重要职能是利用计算机处理企业事务和数字信息，帮助企业做出正确的决策。

第六，企业环境很大程度上受到了计算机技术以及通讯技术的影响，伴随着信息技术的高速发展，人们之间的距离被拉近，现代化通讯技术也为企业员工提供了更多的自由，使得他们能够充分发挥自身的能力。

2 办公自动化中计算机技术的作用

2.1 可用性

在计算机主接口产生问题的时候，备份接口会工作，确保了网络能够有序的运行。在网络数据产生太大的接收量时，备份接口还能帮助主接口接收以及发送数据，实现其均衡性。

2.2 隐蔽性

在通讯连接的时候，能够使用计算机当中的NAT技术隐藏内网网址，在数据上使用公网网址来查看网络，换言之企业用户能够访问外网，可是外网的网络不能通过企业的内部网络来查看内部资源与信息。

2.3 数据加密性

防止网络当中的信息泄露，需要在传输文件的过程中，对文件加密，能够使用隧道技术分离传输的数据，在内网数据整合区域内构建企业专网，加密文件的同时还需要对文件协议以及加密，只有另一端的用户才有权利访问该文件，从而保护了传输材料的安全性以及保密性。

2.4 身份鉴定

身份鉴定是针对所有用户而采取的验证程序，计算机身份鉴定指的是访问计算机与端口计算机两种形式的身份鉴别。访问计算机的用户需要通过HTTP与SSH连接，利用用户与密码的形式来鉴别与连接，而且需要确保密码是通过私密文件的形式保存在经过TACACS认证以后的服务器上，换言之，在计算机办公自动化当中使用计算机技术能够最大限度的确保企业数据以及办公信息的安全性。

3 办公自动化中计算机技术的应用现状

3.1 信息发布平台的构建

企业开展办公自动化工作的时候，可以使用计算机技术建设专门用于交流网络信息的平台，发布企业相关的综合信息，使得信息流通更加的快速和准确，同时工作人员你需要给予积极的配合，及时的采集以及处理相关的企业信息。例如，在企业内部网站中开发内部员工论坛，发布员工工作内容与工作状况，彼此之间加强沟通与交流，吸取工作经验，并且要求员工提出企业发展的建议，提升员工工作效率，有助于企业有序运营。企业还能够开发对外沟通交流平台，使得客户能够掌握企业的资料。此外，企业还能够使用计算机技术建设企业员工基本信息凭条，将企业员工的基本信息以及通讯录都发布到内部网站上，提升办公自动化水平。构建信息发布平台，可以及时的查阅内部以及外部信息反馈，提升企业信息流通的速度，提升企业在市场竞争当中的优势。

3.2 加强文档管理

在文档管理工作开展的过程中，企业能够使用计算机网络完成文档批复工作，具体操作需要由专门的工作人员按照实际的要求来完成。保存文档修改的时间、操作人、过程，便于日后查看。在完成文档操作以后，管理文档，管理人员可以分成承办方与拟办方，能够按照文件重要性来划分，然后制定出相应的查阅权限，避免员工修改文档信息。在管理文档的时候使用计算机技术，可以便于文档的检查，确保信息共享。此外，在文档管理过程中使用计算机软件，不仅能够快速的编辑以及更改文档，同时还能够为文档提供必要的信息，确保了文档专业化程度。计算机技术能够将传统的纸质文档制作成电子文档，具备了保密以及不易丢失的特征，通过构建更加专业的文档管理数据库，能够强化自动化文档的管理水平，进而有效提升工作效率。

3.3 优化工作流程

在企业自动化办公的时候，能够协调岗位以及部门之间工作的内容，推动企业人才使用率，部门之间工作内容具备一定的操作特征，需要严格依据工作流程来工作，对企业工作流程进行监控，确保了工作真实有效。例如，拟定、审批、请示和发放企业的运营公告，工作内容固定，为了有效降低工作人员在操作过程中所产生的失误，能够使用计算机制定出自动化流程，对资源进行合理配置，并且上报给领导并且得到同意以后，直接可以将员工账号发布到网上，使得其他的员工可以查阅相关公告，从而掌握企业信息的实时动态变化。还能够使用计算机技术完成对工作的自动化管理，比如在网络平台上设置工作内容管理、会议管理、公共物品管理以及用餐管理等机制，不仅能够提升员工对于工作的认知，还能够提升员工工作的效率。

3.4 深化资源设备

企业办公自动化的任务在于收集、传送企业的信息。开展办公自动化需要辅以计算机技术。所以，计算机设备也就成为了工作开展的关键所在。办公自动化使用的软件分为专用软件以及通用软件两种类型，专用软件涵盖了支持性软件、计算机系统软件以及财务管理软件等；通用软件则涵盖了EXCEL、WORD、PS以及PPT等文字与图像处理软件，具体操作的过程需要有计算机技术的配合，计算机技术使得办公自动化更加的便捷，使用效果显著。

4 结束语

现代社会当中，企业所接受的信息量不断增大，科学技术快速发展和业务的日趋繁琐，使得办公更加的复杂。这几年以来，办公单位通常需要处理很多信息，为了能够满足日常办公要求，将计算机技术作为主要支撑的企业办公自动化开始兴起，计算机技术当中的数据处理技术、文字处理技术和多媒体技术都得到了广泛使用，显著提升了办公效率。当前，计算机技术日趋成熟以及科技快速发展的背景下，计算机技术将会有着更加宽广的发展空间。

[1]贾廷燕. 计算机技术在办公自动化中的应用浅析[J]. 数字技术与应用, 2016(11):230-230.