浅谈企业员工档案管理存在问题及对策

摘要：自改革开放以来，我国的经济实现了高速的发展，而在这期间企业员工档案的管理也越来越受到重视，并发生了巨大的变化，相关的管理制度和体系都取得了长足的进步，但依旧还存在许多的不足之处，亟待完善。如何采取一系列行之有效的措施来提高企业员工档案的管理质量水平已经成为当今21世纪经济发改委员会讨论的重要课题之一。接下来本篇文章就针对这一点进行详细的探讨，以提供给业内有关人士一些启发性的指导，致力于为促进国家经济的进一步提升做出贡献。

关键词：企业员工；档案管理；问题；对策

在信息技术与信息资源迅速发展的时代之下，企业员工的档案管理工作发生了根本性的变化。企业员工的档案管理，顾名思义，就是加强对于各级员工的资料信息的管理力度，只有做好这一工作才能够加强领导对员工的了解，从而为制定更加科学准确的决策奠定坚实的基础，有利于企业的可持续发展。但是我国在此方面处于初级探索阶段，拥有的相关经验较少，因此难免会出现一些这样或是那样的问题，制约着企业的整体发展。虽然说企业员工的答案管理是一个企业经济活动的独立方面，但是它却会在很大程度上间接影响着企业的正常运行，二者之间具有非常密切的联系。下面就为大家介绍详细的改善方案，以供大家参考。

一、对企业员工进行档案管理的重要意义

可以说，对于企业员工的档案管理工作是随着企业生产的发展需要而产生、发展并不断完善起来的。企业的经济活动不断革新，对于员工的答案管理工作也就得到了较大的发展，逐渐从最原始的员工资料信息记录发展成为以配合企业实现效益最大化和成本最小化经济发展目标的一种经济管理工作，在促进企业各项经济活动持续健康发展方面发挥了不可估量的影响。值得特别注意的是，由于生产力以及当代科学技术水平的不断提高，此工作在许多方面上都发生了巨大的变化，需要企业的有关部门管理人员逐步完善管理工作，从而适应当今和未来企业发展的要求。员工的档案管理工作是企业的一项重要基础性工作，通过一系列复杂的程序，编排员工们的基本信息，并将这些信息投入到企业进行经营管理的活动当中，其最終目的就是要提高企业的经济发展效益，服务于当代市场经济的健康有序发展。具体来讲，第一点，该项管理工作，可以为管理者提供决策有用的信息，更可以在某些程度上规范企业的行为。举一个非常简单的例子，企业在制定激励制度体系时，不仅仅需要了解企业每年的盈利发展情况信息，也需要了解不同级别员工们的基本情况信息，只有二者双管齐下才能够制定一套完备的激励制度。第二点，企业员工档案管理工作的质量水平会直接影响企业的经济效益，换句话讲，他决定着企业的前途和命运。为了满足企业对于内部进行有效的管理，档案管理工作已经逐渐渗透到了企业内部管理的各个方面，从企业自身发展的问题当中我们可以找到二者之间所存在的密切联系，这样才能够有针对性地提出改进措施，从而做到目标明确、责任清晰。

总而言之，企业员工的档案管理工作可以真实地反映出企业内部管理的情况，也只有做好这一项工作才能够更加科学准确的处理好企业与各个方面之间的关系，为之后的进一步发展奠定坚实的基础。

二、当前企业员工档案管理工作中存在的问题

（一）企业员工档案管理的意识较差

由于长期以来企业对于此方面的重视力度不够，从而导致企业内大多数员工都不能够意识到员工档案管理的重要性，他们认为企业不需要进行此方面的管理，他们也不知道员工档案管理到底管理的是什么，这些对于自己的发展以及企业的发展有什么用处，而这些问题在许多企业发展当中是普遍存在的。即使有些企业有这一项管理工作，但是有关负责人员却抱着为了完成任务而完成任务的心态来进行工作，使得该项管理工作逐渐趋于形式化，成为企业发展的瓶颈。

（二）企业员工档案管理的手段落后

长期以来，企业员工的答案管理工作存在着管理手段形式单一以及可操作性差等一系列问题，如若继续沿用以往落后的管理手段，就会给企业其他各个方面的管理工作带来不良的影响，大大拖延工作的进度，降低企业发展的工作效率，结果得不偿失。

（三）企业员工档案管理工作人员的素质不高

传统的企业发展理念根深蒂固的给各级员工强化了某种错误观念，这种错误观念让他们过多的关注企业最终的经济发展成果，而非内部管理对于整个企业发展的重要性。因此，有些企业为了缩减发展成本，往往会在人员聘用环节出现纰漏，使一些低学历、低技能的人混入其中。除此之外，在之后的发展过程当中，企业也没有加强对有关管理人员的培训力度，这种做法往往会得到事倍功半的效果。

（四）企业员工档案管理制度不健全

为了完善国内企业的发展质量，国家有关经济管理部门着实应该对这项管理制度制定一个统一的标准，但是实际情况却并非如此。各个企业之间采取不同的答案管理方式，没有一个科学统一的管理理念，这就给在企业合并的过程当中增加了相关工作的管理困难。当前的企业员工档案管理工作正处于一个从外延到内涵深化的阶段，但是企业对于此方面的工作还仅仅停留在理念和形式之上，并没有真正采取积极有效的措施来解决这个问题，相关制度方面的不健全必然会在不久的将来成为企业可持续发展所面临的巨大挑战。

（五）企业员工档案管理的抗风险能力有待提高

企业员工档案的管理不仅仅要做到信息的有效收集与整理，更重要的是加强对这些档案信息的保存和保密力度。但是许多企业由于不重视这一管理工作，使得大部分员工的档案信息外流，不仅不能够发挥该项管理工作在加强企业管理和提高经济效益方面的积极作用，同时还给企业带来了很多的问题。

三、提高企业员工档案管理效率的方法

（一）提高管理人员对企业员工档案管理工作的认识

激发企业个血人员对员工档案管理工作的重视力度是发挥该项管理工作效用的基本前提。为此，有关人员可以开展相关的教育培训工作，通过知识专题讲座的形式来将这一认识渗透到更多的企业员工心中，形成共识，从而在未来的管理和发展工作当中有意识的规范档案管理行为。endprint

（二）实行规范化的企业员工档案管理工作程序

要想达到加快管理工作的进度、提高整个管理工作的质量水平的企业发展目标，就必须使得整个工作程序趋于规范化和制度化，保证一切工作能够有条不紊的持续进行下去。具体来讲，需要管理人员注意以下四点。第一点，管理人员要提取员工的有效重要信息来进行记录和收集，而非一概而论，给自己加大工作量。第二点，每一段时间过后都要对所有员工的档案进行整合。第三点，在必要的情况下还可以对不同级别的员工档案进行分类，便于日后的整理工作。最后，在审核的过程当中一定要提高自身的警惕性，一旦发现问题要及时上报并采取积极措施解决。

（三）提高企业员工档案管理人员的素质

一方面，企业在聘用人员环节要把好关，录用那些拥有较好工作基础的人员。而另一方面，企业还要对这些管理人员进行定期的培训工作，不断提高他们的管理技术水平，从而适应企业未来的发展。总而言之，就目前的情况来看，我们需要答案管理人员掌握相关方面的专业能力以及计算机操作能力。

（四）维护企业员工档案信息的真實性

要知道，只有靠谱的员工档案信息才能够发挥其真正效用，不真实、不科学的有关信息不仅不能给企业使用管理者提供帮助，还会浪费企业员工的大量时间和精力，起到事倍功半的效果。因此，有关任职人员要以高度的责任感来进行管理，尽可能的保证所有信息的真实性，对于一切不负责任的态度以及违反规定的行为都要给予严肃的处理。

（五）实行企业员工档案管理的体制创新

企业要改变以往传统的管理体制，启用创新度更高的体制，而不是一味的因循守旧。一来企业要不断创新对于整个档案管理组织的管理高效性，二来还要特别重视相关的管理制度创新，逐渐形成新的管理思路和手段。

四、结语

经过以上的阐述，相信大家对于企业员工档案管理工作的意义以及在管理工作当中出现了一系列问题都有了一个大致的了解，同时也对于其相关处理方案也有了一个基本的认识。随着企业的不断发展，加强对于员工的答案管理工作也显得越来越迫切，而科学技术的不断发展进步为其提供了有力的平台，顺应了当今时代的发展需要。企业员工的档案管理应该为管理决策者提供有用的信息，从而有助于企业的健康可持续发展，而反过来看，企业要想实现这一发展目标就必须加强对员工档案管理工作的重视力度，满足使用者的信息需求，加强对于内部的控制，从而在当今激烈的市场经济竞争当中站稳脚跟。

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作者简介：刘萍，中国石化销售有限公司贵州贵阳石油分公司人力资源部。endprint