浅论如何做好基本建设项目档案管理

包亚莉

[摘要]基本建设项目档案与人们的生活息息相关，有着十分密切的联系。随着社会的不断进步，人民生活水平不断提高，基本建设项目工程逐年增加，基本建设项目档案的作用日趋突出，本文就如何做好基本建设项目档案管理谈一些想法。

[关键词]如何；做好；建设项目；档案

一、基本建设工程项目档案管理存在的问题

（一）项目参加单位多，水平参差不齐，对档案管理不够重视，没有充分认识到档案管理的重要意义。工程实施过程中，施工队伍和内业资料管理人员更换频繁，工程资料的交接制度不完善，有人走档案走、人走档案丢的现象出现，资料收集困难。

（二）归档文件材料格式不统一，各单位都以自己习惯的方式做各种表格、文件，没有统一标准和规范，形成的项目文件内容多样化，格式不一致，给档案的统一保管和利用带来不便。

（三）隐蔽工程、竣工图纸未将修改依据和修改内容同时归档，存在不健全的问题，不仅影响工程建设的进度，而且容易产生各种经济纠纷，不利于维护项目管理单位合法利益。

（四）项目进度与归档文件材料不同步，没有做到“四同时”即：下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求：检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况：验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况：项目总结应同时做好项目文件归档交接。

（五）项目归档文件材料在归档纸质档案时，忽略了其他载体应归档文件材料。

二、做好项目档案的措施和方法

（一）严格将项目档案工作纳入参建单位领导工作议事日程，纳入规章制度及工作流程，纳入参加单位有关人员的业绩考核或岗位责任制，纳入合同管理中，在签定合同中明确规定工程档案专项验收保证金，将竣工档案的编制工作与计量支付和质量保证金结合起来，不通过工程档案专项验收或不能及时完成档案的整理归档，不予结算或扣一定金额的质量保证金，以此保证竣工档案及时、顺利地通过验收。

（二）制定方案，注重细节

以业务标准为基础，规范档案管理，提高项目档案管理工作效率，实现高质量档案竣工验收。建设单位在每项工程开工建设时应提前介入进行归档指导，明确规定项目档案归档的范围、归档要求、编制要求、电子文件及图纸格式要求等，使相应的工程技术人员及早了解项目档案的具体操作方法和规范。

（三）建立档案管理网络，有序推进项目档案归档

建立以建设单位档案室牵头，各部门具体实施，同时接受项目建设单位、监理单位指导的档案管理网络。按照“横向到边，纵向到底”的管理要求，建立两个档案管理网络，根据项目内部机构档案工作特点，以点接线，以线联网的管理网络。督促施工单位按照项目档案管理要求选配合格的专兼职档案员，具体负责跟踪、指导施工单位按照归档要求收集、整理归档移交。各部门专兼职档案员按照建设单位要求及时做好本部门施工文件的形成、积累、整理归档。建立重要施工文件和资料状况及其流向追踪管理网络，做到施工人員调动、变更“人走档案留”。

（四）建立监督、检查、指导为一体的管理机制

为减轻工程施工后期竣工资料整理的工作量，实行项目档案年度归档制度，实时掌控施工单位日常归档情况，及时督促整改归档中出现的问题，使归档工作化整为零，实现档案管理与工程建设同步进行，建设单位和监理定期检查和重点检查相结合，自查与督查相结合，检查施工文件是否做到及时、齐全、完整、准确，及时纠正不符合质量标准和规范要求的做法，严把工程中间验收程序，做到每一个程序都符合质量标准。

（五）落实档案人员“四参加”制度，从源头管控

档案部门参加设备开箱、工程计划会和工程竣工验收，参与合同谈判和支付控制，在合同中设立专项条款，明确文件资料的归档时间和归档要求：工程结算和设备最终付款时，必须由档案人员在付款审核单上签字，确认其文件资料已达到归档要求，归档完毕，方可付款，有效保证档案资料的齐全和完整。

（六）加强影像资料收集力度

工程影像资料做为最真实、最直观记录项目施工生产中的依据，包括项目投标阶段现场及周边环境的拍摄：施工准备阶段现场及周边地形、地貌、管线、电缆等影像资料，工程竣工交验阶段现场交验过程、实体完工形态及现场状况等影像资料。

工程影像资料是工程技术及经验交流最宝贵的资料。在安全教育培训、经验交流等方面，通过播放、展示各工程项目的影像资料，有利于资源共享，促进交流学习；有利于促进吸收和接纳好的管理理念及管理思想：能直观的展示工程质量问题，为杜绝类似质量问题提供帮助。

为提高工程影像资料的真实性及实用价值，在工程影像资料的收集过程中，尽可能做到全方位、多角度拍摄。对于地形地貌等必要时可进行摄像：对于重要部位的收集，要兼顾远景及近景的结合；对于需要丈量尺寸提供数据的影像资料，要保证其数据清晰，位置准确。所有影像资料的收集过程中，尽可能选择一处或几处长期不会改变的对象作为参照物，为施工前后比对提供依据。

（七）建立项目档案管理考核机制，是提高项目档案管理工作效率、实现竣工档案高质量的重要手段

建设单位应监督、指导监理督促施工单位建立施工文件和竣工档案形成、整理、归档的相应奖罚制度并与经济利益挂钩。把项目档案工作列入项目经济目标考核，对施工技术文件、工序质量检查验收文件及单元工程验收评定文件按分部工程进行检查，并将检查结果做为月质量考核的一部分对各部门和具体责任人进行奖罚：每年底对各部门及有关人员的项目档案管理目标进展及优劣情况进行考核和奖惩。对施工文件不齐全或施工文件没有与施工进度同步形成，或各部门未能按要求定期移交文件的，给予相应部门负责人通报批评和处罚。

做好基本建设工程档案管理工作具有十分重要的现实意义，有利于提高基本建设工程项目建设的质量。因此，作为基本建设工程项目的建设单位，一定要提高对基本建设工程档案管理的重视程度，切实认识到加强基本建设工程档案管理的重要价值，严格要求各参建单位认真履行职责，将基本建设工程档案管理的各项工作纳入工程建设的管理工作当中。只有这样，才能做好档案管理工作，保障档案的完整性，以便在后期的使用阶段为业主提供高质量的服务。endprint