大数据时代高校档案信息资源建设的新思考

夏先进

【摘 要】大数据一词最早源于上个世纪80年代，受到社会各界的关注，很多学术界的顶级期刊相继发表论文对其加以研究和探讨，尚未形成一个统一的定义，大数据时代不论是对高校还是社会的各个领域都带来很大的冲击，本文主要分析了大数据时代背景下高校档案信息资源建设的思考。

【关键词】大数据；高校；档案信息；资源建设；思考

一、大数据时代高校档案资源建设面临的主要问题

首先在数据收集方面，基于大数据时代背景，数据规模不断扩张，数据的结构更加复杂。长期以来，档案部门的习惯性收集和保存的资料较为复杂，各部门的档案信息资料不健全，这些制约了档案信息工作的发展，同时档案资料相对零散复杂，档案部门对信息不进行整合，缺乏对大数据环境下动态数据流控制和管理，导致重要信息的流失，做好档案信息的收集工作，能够为高校档案信息建设提供物质基础。

其次，大数据时代的到来将会颠覆传统的数据管理方式，数据来源，数据处理和数据思维等方面都会产生很大的变化，很多高校的档案管理人员遵循高度统一管理的模式，被管理的档案受到了严格的控制，难以更好地发挥服务作用，不能满足学生和用户的需求，在大数据时代，这种传统的档案管理模式使档案工作受到时空、地域的限制，不能够发挥应有的作用，限制了档案信息的共享与沟通，落后的效的管理方式已经很难适应现代社会的发展。管理模式的改革势在必行。

最后，大数据时代就是以大量的数据及时处理为导向的服务，更加直接面向用户，为用户提供所需要的各类信息，实现个性化推荐服务，但是高校档案，在长期工作中处于一种相对封闭的环境当中，大数据时代不断深入发展，但是信息服务工作没有做出相应的改变，档案工作者的思想较为陈旧，服务意识较差缺乏信息资源共享的意识，不能从用户需求的角度出发，信息档案资源存在的潜能发挥其作用，解决档案的分散性和需求多样性之间的矛盾。

二、高校档案资源信息建设状况

1.实体档案数字化处理。

实体档案在高校档案建设中占据着很重要的作用和地位，从内容上来分析可以分为十大种，从载体的角度分析可以分为纸质档案、照片、录音带、录像带、磁盘照片和光盘，对高校的实体档案进行数字化的处理主要分为两个部分，包括是对纸质档案检索的数字化，在前期主要是使用相对安全标题或者文件标题进行最基本的检索，另一部分是对声像载体的档案进行数字化处理，通过扫描仪对照片档案按照有关的标准进行处理，对录音、录像等档案也进行加工处理，转化为计算机识别存储的模式，各个高校的档案数量较多，内容的复杂在处理的过程中耗费了大量的人力、物力和财力，随着数字化进程的不断加快，需要从数字化方面入手，进行档案工作的处理，跟上时代发展的趋势的潮流。

2.档案信息数据库的建设。

将档案信息长期储存在计算机内，实现可共享的数据集合，根据一定的关系建立起来的档案信息库，是档案信息化建设的主要内容，数据库在高校档案信息管理工作中发挥着重要的作用，然后档案信息化进程的不断推进，网络数据库做为档案信息建设的基础性工程，能够对高校的档案状况进行全面的反映。为学生提供检索功能，是高校数字档案馆建设的重要切入点和入手点之一，很多高校已经完成任务数据库的建设，学生可以更加快捷地进行数据的检索，其次，建立专题特色数据库，随着学校工作的深入展开，学校对于某一专题档案的使用率较高，需要建立专题特色数据库，这是高校档案科学化管理的重要突破口之一，能够实现与用户需求的有效对接，发挥档案的社会价值，推进档案数字化建设，从而推动学校与社会的资源共享。专题数据库建设能够很好的突出学校的特色，很多高校档案在建设过程中存在各种问题，由于各种原因没有开设特色数据库，因此需要建立数据库来凸现学校特色，加强学校与社会的联系，实现档案信息的全文信息库建设，加强完善高校党群行政等方面的特色数据库进行建设，进而解决完成教学、科研等全面数据库的使用建设。

3.档案信息网站建设。

通过网络平台的使用，在线专题导航信息服务能够实现信息的快捷查找，具有成本低、效率高、满足用户多样化的需求的特点，可以解决学校因资金问题而无法建设新的档案馆的问题，很多高校能够积极的投身与数字档案馆的建设当中，打造自己的档案信息网站，目前，网站的功能服务来看看信息能够在网上查的信息很少，很多档案一直处于封存状态，只有少部分能够将封存期限已满30年的开放档案文件放在网上，具体内容只对内部局域网开放，不能将社会人员考虑在内。有的网站只是将活动内容进行了简单的汇编，缺少整合和深度开发，并且多年不更新，导致信息的实效性不强，网站内容的区别度不高，不能反映出学校文化和人文特色。

三、大数据时代高校档案信息资源建设的措施。

1.提高高校档案信息资源建设水平。

从移动终端、社交媒体、物理传感器等现象手段运用的现状出发，通过声音、图像、视频等非结构数据，推动高校档案信息资源建设，在大数据的背景下各高校国家重视档案建设的丰富与优化，不断加强虚拟档案馆的建设与投入，全面提高档案建设的数字化水平，建立档案目录数据库、全文全息数据库、多媒体数据库和在线文件数据中心，对于大量的文字进行数字化处理和整合加工，用多种形式多种途径丰富高校档案信息。对于高校档案信息网站的用户浏览查询的日志、网页痕迹等数据进行收集，使得潜在的档案信息发挥应有的作用，最大程度地满足社会与高校之间各个部门之间的档案信息需求，实现案信息档案的优化配置和共享，打破信息界限，避免产生无谓的浪费现象，使档案信息与用户之间形成了良好的沟通。

2.增强高校档案信息资源挖掘的实力。

大数据库不仅在于容量大，更在于数据的交换和整合，帮助人类发挥的知识创造性的价值，大数据的到来不仅仅是社会时代的进步，更是提高对海量数据的处理能力短时高效的整合有效信息，实现数据价值密度的趋向化优势，针对教学教务支出和财务状况，对数据进行全面的整理，形成资产数据，分析具体的使用情况和资金流向，对于学校的硬件设施进行采购，以及日常的维修排查等提供参考，避免产生浪费的现象。针对学生的个人信息方面，对学生的个人入学登记表数据进行统计分析，包括学生的生源地、家庭背景以及毕业走向进行统计，为学校今后的招生就业和指导提供必要的参考。最后，针对学校的硬件设施以及科研成果进行汇总和统计，对所得的数据进行发掘，日后学校师资力量的分配和奖励基金设置提供依据。建立档案信息服务利用新模式，传统的高校档案利用服务需要用户签字的确认才能够完成，随着大数据时代的到来，网站为用户档案的查询提供了一个高效便利的平台，使得用户可以通过网络进入档案馆对需要的内容进行收集，所以传统的档案服务工作需要进行改革，不能固守原有的被动的服务方式，坚持用户至上的服务理念，根据用户的需求满足用户的感知能力与多元化的需要，重视用户个人信息资源库的建设，实时的进行信息的推送和个性化定制，提升个性化服务水平。

总之，大数据时代的深入发展推动了社会的整体变革与发展，在高校档案信息将建设的过程中需要不断利用现代化的技术的手段，实现高校档案信息建设与社会需求的有效对接。

参考文献；

[1]魏晓琳.大数据时代高职院校档案信息资源建设的新思考[J].城建檔案，2017，（04）：14-16.

[2]李群，张莉.大数据时代学校档案信息资源服务于高等教育的研究[J].科技资讯，2016，（18）：160-161.endprint