基层公安机关档案信息化建设

何美华

[摘 要]本文分析当前基层公安档案管理存在的问题，提出借鉴国外先进经验，推进公安档案信息化建设，还要抓住深化公安改革这个契机，做好顶层设计、分步推进，以促进基层公安机关档案管理创新改革，夯实基础、规范管理，实现信息化建设。

[关键词]基层公安；档案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.107

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）22-0-02

党的十八大关于全面深化改革的战略部署后，公安部明确提出在全国公安机关开展基础信息化、警务实战化、执法规范化、队伍正规化“四项建设”，全面深化和推进公安改革。档案工作作为公安信息化建设的基础内容，涉及公安情报主导警务的方方面面，可以说，公安机关有户籍管理和执法办案的单位，就离不开档案工作。因此，深化公安改革，推进公安档案信息化建设具有十分重要的意义。

1 基层公安档案管理存在的问题

档案工作是公安机关办结工作信息的原始记载，内容涉及公安全部的基础工作和信息工作。开发和利用档案资源，服务公安现实斗争，就目前而言，在基层公安机关仍未被重视，档案信息化建设力度的薄弱，一定程度上影响了公安的日常工作。以漳州市东山县公安局为例，全局目前档案保管量共有65 941卷，其中，文书档案28 716件、专业档案15 527卷、声像档案5卷，会计档案910卷，科技档案34卷，死亡干部档案21卷，实物档案63件。这些档案基本上分散在县局、派出所、看守所等单位；同一人的档案，分散在不同地方，民警在查阅违法犯罪档案时，就得多走几趟路，多跑几个地方，出现“查档难”的现象。究其原因，主要有以下四个问题。

一是思想认识不足。基层公安档案工作存在一个较为突出的问题是民警普遍存在“重办案，轻档案”的观念，档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”，在大多数民警思想认识中，档案工作的分量根本不能等同于其他业务工作。由于人为主观上的不重视，各警种部门的民警对档案信息化建设不重视，特别是基层派出所没有严格按照档案建设“八防”的要求，配齐配全档案密集架、空调机、除湿机、复印机等硬件设备。主观上的不重视，加上客观上的无条件，档案信息化建设这个主题只能是“一种摆设”“一纸空谈”。

二是队伍结构缩水。长期以来，基层公安工作的中心基本上都放在打击违法犯罪上，加上囿于警力限制，实际从事档案工作的民警少之又少，一般由内勤担任，有的甚至没有配备档案民警，由文职或协勤人员充当档案员。如东山县公安局7个派出所档案管理人员都由内勤兼任，由于内勤岗位事多且杂，往往忽视对档案知识的学习，有的人对档案工作一知半解。笔者有一次在与基层民警交流工作时，有人就说：“档案纯粹就是应付检查，有一些就行，没必要搞得很全，做得太累”，这话基本上反映出基层从事档案民警的心态。从深层次的角度分析，民警对档案工作的不重视，折射出单位主管对档案工作的不青睐，主管不想抓、不想管的结果，造成档案管理岗位随意性大，专业档案管理员流失增加，队伍结构严重缩水，阻碍了档案信息化建设进程。

三是管理方式老旧。随着公安档案工作的完善和规范，档案管理信息化、数字化建设的要求日益加强，但一些基层档案管理人员的业务水平不能与之匹配，仍然停留在以前纸质档案的收、存、阅管理模式，这些档案管理人员对新的档案业务知识和电脑技能的操作方法存在不想学、不愿学、不爱学的思想，满足于应付，习惯于推诿，致使档案管理工作得不到新的发展。思想守旧，没有及时更新观念，使档案管理跟不上新形势的发展要求，档案管理方式老旧，直接影响了基层档案管理人员的积极性、创新性。

四是资源整合不力。当前，很多基层派出所的档案工作仍然停留在看门守摊、被动服务的模式，仅仅满足于被动等待利用者上门查阅，很少主动进行综合分析和研判的情况。大部分情况下，基层派出所档案室只是应付上级考评检查，档案室只是一个门面、一种摆设，档案工作在打击犯罪、侦察破案、维护稳定、服务群众等方面利用率偏低，档案的实用价值未能得到有效整合、利用。档案资源整合的不力，造成檔案作用单一，无法发挥其应有的重要作用。

2 国外警方档案管理先进经验

国外警方的档案管理经验是：使用了先进的计算机等设备辅助管理档案，还充分利用信息化技术将档案资料细化分类、整理和归档，做到档案资料分类明确、检索方便快速高效、保存安全永久，使档案工作更加规范化、细致化、信息化。

以加拿大为例，警方有专门的档案管理工作人员，他们把档案管理分成开放性文件、限制性文件和保密性文件3种，采取档案管理法制化的方式，推进档案管理事业的发展。英国警方档案管理最大的特点是它的服务性。一是档案管理周全、亲切、贴民。警方作为社会服务管理机构，在档案管理设施方面，档案管理部门更多地考虑如何服务大众，在警务查询服务厅中设置了残疾人专用通道，为公众提供了免费的纸张和笔等，并提供查档全免费服务。二是档案管理透明、方便、快速。公众可以利用网络、手机等联系工具与档案管理机构取得联系，可以查阅相关档案资料问题，档案管理机构会及时根据公开或秘密等级回复问题。三是档案管理公开、公平、平等。其规定无论什么学籍、年龄、身份、地位的人，只要是有合法的身份证明或手续，都可以查询档案资料。

3 推进档案信息化建设的途径

借鉴国外警方档案管理理念，把国外档案管理提及的“公众”缩影为“民警”这个特定人群，基层公安机关档案信息化建设应从“装备、服务、制度”3个层面推动实施。

（1）顶层设计、分步推进。这也是档案信息化建设工作的“装备”，上级公安机关应制定一套建设标准，从硬件、软件两方面推进档案信息化建设。一是强化档案人员队伍建设。档案管理中最积极、最主要的因素是人，在公安档案档案信息建设中尤为突出。因此，基层公安部门要挑选一些懂警方业务、懂档案管理、懂电脑操作的民警，充实到基层公安民警档案队伍中，并保持队伍相对稳定。对表现优异的档案民警，要在表彰奖励、优先考虑提拔使用，提高民警档案管理队伍的向心力。二是强化档案人员定期培训。利用每月召开的内勤会议，组织各单位档案员进行业务培训；利用每次内务条令检查，对各单位档案的归档、著录等工作进行检查；利用每季度下基层，对各派出所在归档中存在的问题进行现场指导，传授档案整理基本技能，及时解决档案信息化建设中存在的问题，切实提高基层档案民警的实际操作能力。三是强化档案基础设施投入。基础设施建设是档案工作实现科学发展的基本条件，是档案信息化开发利用的基础。要想搞好基层公安档案工作，就必须解决档案管理中存在的硬件问题，落实档案库房、办公室、阅览室“三室”分开，落实档案管理“八防”措施的必要用品，并将档案信息化管理及设备购置、维护等方面的经费列入预算，落实每卷档案保管费的使用，确保档案信息化能顺利推进。endprint

（2）借鉴做法、创新改革。通过信息化改革，整合档案资源，服务基层一线执法办案的民警。一是开发档案管理系统，引入社会档案公开资源。加强对申请出入境人员，民警日常侦查、特种行业、企事业管理等人员信息的充实、更新，确保人员信息的鲜活的质量，确保档案资料的完整、真实。重视档案资料的积累，凡是群众反映的、秘密力量提供的、值班记录的、外单位反映的情况，都要及时调查核实，形成材料，按照档案管理要求，分门别类进行整理归档，更好地服务于公安日常工作。二是整合公安多个系统与档案管理系统相关联。当前基层公安机关档案信息化建设的重点是，要把公安档案信息系统纳入公安信息警务平台中，对常用的户籍信息、治安、禁毒、刑侦、重点人员以及监所在押人员等现存档案资料，全部整合到档案信息管理系统，实现地区全局联网，共享众多资源，充分挖掘有价值的档案资源，同时建立统一标准、统一规范。开发具有良好系统兼容性的数据库，开通档案网络利用服务，提供远程查询和浏览服务，对非涉密档案进行全文检索，彻底改变以往人工查找的模式，实现档案利用高效服务，减少民警查档时间，提高服务效能。

（3）夯实基础、规范管理。档案基础工作是档案作用得以发挥的保证，只有坚持基础工作先行，把提供利用主体范围内的准备工作做好，通畅信息开发渠道，建立规范、长效的管理机制，才能有条件、有能力、高效能地为民警服务。一是建立警务档案系统。在基层进行推广使用，使之以最快的速度服务于一线民警，使档案信息化建设有所依托。二是采集档案基础信息。组织人员集中力量对常用的治安、劳教、刑侦、重口、看守所在押人犯等重点监控人员的档案资源全部录入警务档案系统，共享信息资源，为打击现行犯罪抢得先机。三是扩大档案收集载体。广泛收集各项工作中形成的各类视听档案和电子档案，最大限度地扩充利用渠道和领域。四是转变民警的思想观念。变被动查档为主动提供，提高参与意识，要在档案收集齐全、科学编目、妥善保管的基础上，充分利用综合档案室所藏的各门类档案信息资源，挖掘其特殊的价值，服务于基层公安机关的斗争工作和保家为民的职责。

主要参考文献

[1]李琴.论高校教学档案管理中的主要问题及对策[J].湖北第二师范学报，2011（4）.

[2]李文佳.发达国家档案网站資源建设及其对我国的启示[D].合肥：安徽大学，2013（12）.endprint