医院综合档案的管理与利用

张芹

[摘 要]档案在现代医院发展过程中发挥了重要作用，所以应采用现代化的手段，对档案进行有效管理，注重档案的安全防护，确保档案资源的全面性以及真实性，充分发挥档案的有效作用，为医院各项工作的开展提供更加便利的条件，促进医院工作的顺利进行。因此，本文主要探讨了医院综合档案的管理与利用，旨在为相关工作者提供借鉴。

[关键词]医院；综合档案；管理；利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.104

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）22-0-02

随着我国医疗体制改革的不断深入，在各项工作开展过程中，档案发挥了至关重要的作用，这主要是因为档案记录医院各项信息，其具有较高的经济效益和社会效益，所以应采取科学、合理的措施，加强对医院综合档案的有效管理，并充分发挥档案在医院工作中的作用，进而促进医院工作的顺利开展。

1 医院档案管理的内容

医院档案以文字、图像及数据等形式记录医院发展过程，涵盖的内容很广，包括医疗、人事、设备及科研等，是医院发展过程中各项决策的重要依据，能够有效促进医院发展，为人民群众的健康提供更好的服务。因此，在医院未来发展过程中，应充分认识到档案的重要性，应加强对医院档案的充分利用，使其充分发挥其重要作用，进而实现我国医院的不断发展。

2 档案管理现代化的基本要求

2.1 管理思想的现代化

想要实现对档案管理的现代化，管理思想现代化非常重要。这就要求医院领导应充分重视档案管理，应设置专门管理档案的部门，应明确相关部门人员的职责，加大对档案的应用，避免只管不用的情况出现。为了实现档案信息共享，还应建立完善的档案管理信息系统，并协调好其他子系统的关系，进一步提高对档案信息的利用率。

2.2 管理手段的现代化

随着科学技术的不断发展，档案管理手段也逐渐更新，更加现代化。在档案管理过程中，可以通过对计算机技术的利用，对档案进行查阅及整理，同时还可以利用网络，针对有关档案进行交流。可以根据不同类型档案，将档案信息输入到计算机中，相关人员在查阅档案时，可以更加快速、高效地获得相关信息，这种方式还有利于档案信息的保管，减少丢失的可能性。

2.3 档案管理者的现代化

管理者對档案管理具有直接影响，所以档案管理者应具有较强的现代化素质，否则就无法实现医院综合档案的有效管理。档案管理人员应提高自身的管理水平，提升职业道德素养，应充分发挥敬业精神，做好医院综合档案的管理工作，同时还应培养自身的创新精神，不断完善档案管理工作。

3 加强档案管理的具体实践

3.1 健全管理体系

3.1.1 建立完善的档案管理体系

由于医院综合档案涵盖内容较广、专业性较强，所以应通过建立完善的管理体系，达到管理目标。在档案管理体系建立过程中，应明确管理层次，一般应分为三个层次，即分管院长、行政综合档案室及各职能科室，这三个管理层次的都具有各自的职能，分管院长的管理职责是针对档案管理工作，采取合理的手段进行领导和组织；行政综合档案室主要负责对档案管理工作进行监督，并给予相应的指导；各职能科室主要做的是档案管理的基础工作，包括档案的收集、整理及保管等。

3.1.2 完善基础设施

加强对医院综合档案的管理，离不开完善的基础设施，所以医院应加大资金投入，加强基础设施的建设。医院设施的建设主要分为两个方面：一是硬件设施建设，包括档案室、档案柜等，同时还有一些先进的仪器设备，包括复印机、照相机及扫描仪等；二是业务方面的建设，组织相关档案管理人员进行教育培训，学习先进的现代化知识，以此提高相关档案管理人员的管理水平。

3.1.3 制定严格的管理制度

针对档案管理工作，还应建立严格的管理制度，并要求档案管理工作人员严格按照规章制度进行档案的归档、移交及接收等工作。档案管理规章制度应包括文件材料的归档、移交及接受制度，档案保管及借阅制度，档案库房管理制度，奖惩制度，使得医院综合档案管理工作更加科学化及规范化，保证档案管理工作质量。

3.2 建立特色档案

3.2.1 建立特色档案

为了增加档案工作活力，应建立特色档案。根据医院的实际情况，合理地建立，例如根据档案的重要程度，建立特别档案和普通档案，特别档案主要用于收录一些特别的案例和人员，而其他事件则收录于普通档案中；可以根据医院医生能力水平，建立“名医”档案，将医院的特殊医生以及专家相关事迹收录在“名医”档案中。另外，还可以建立医疗纠纷处理等特色档案，大型设备管理等特色档案，这样能够进一步发挥医院综合档案的作用，促进医院的发展。

3.2.2 开展特色服务

在开展医院档案管理工作过程中，应针对医院的实际情况进行档案信息的收集，以满足各项工作的需求。可以根据每个部门的需求，将档案编制成各类的专题目录，使得各部门的工作人员能够快速检索到所需的信息。同时，为了提高医院档案管理水平，还应充分了解档案信息利用情况，这就要工作人员在查阅相关档案时，填写档案借阅的目的，在完成借阅后，可以提出一些建议，以便于工作人员不断完善管理工作。另外，针对医院中一些重大问题及决策，档案管理人员应随时跟进，了解决策内容及实施效果，并通过对档案的合理利用，实现对决策实施过程的合理修整，使得决策更加科学及合理。

3.2.3 丰富文化内涵

在医院发展过程中，还应加强文化建设。由于档案记录医院发展的过程，蕴含着丰富的思想文化，所以应充分发挥档案的作用，提高文化建设水平。档案管理工作人员可以将档案中的一些特色文化提炼出来，并在宣传栏、宣传画册中进行展览。同时，还可以利用一些档案，开展档案展览。endprint

3.3 完善声像档案资料

声像档案资料具有较高的保存价值，所以应加强对声像档案资料的管理和完善。与纸质档案相比，声像档案更加客观、真实，所以对声像档案资料的收集更加重要。医院应成立专门的部门，专门拍摄、收集相关声像资料，同时还应建立专门的档案柜，用于存放声像资料。除了专门的声像资料收集部门，其他部门也可以自行拍摄，完成拍摄后，将声像资料交由档案管理部门进行管理。

3.4 加强数字化档案的安全防护

目前，电子文件逐渐增多，而随着计算机技术的不断发展，黑客入侵等现象也经常出现，所以对于数字化档案的安全防护至关重要。为了防止电子文件遭到篡改，可以将其设置成只读文件。同时，对于一些具有法律效力的电子文件或者具有凭证作用的电子文件，必须还应备份纸质文件，这样可以有效加强档案的安全性。

3.5 应用计算机进行档案管理

随着我国医院的不断发展，档案数量逐渐加大，若只依靠工作人员进行档案的收集和管理等工作，则难以满足要求。所以就应加强计算机技术的应用，实现对档案的有效利用。所以应针对医院档案，將其分为业务管理、党群工作、仪器设备等类别，并利用计算机进行录入。利用计算机进行档案管理，可以实现工作效率的提升，避免人为带来误差，同时还可以帮助查阅人员更加快速地检索档案。利用计算机管理档案，还可以减少工作人员与档案的接触，在一定程度上，能够有效提高档案的寿命，避免人为损坏档案情况的发生。

4 结 语

档案作为一项重要的信息资源，在医院发展过程中具有至关重要的作用，所以必须加强对医院综合档案的管理与利用，提高对综合档案的利用率，进而为医院带来更多的经济效益。在医院综合档案管理过程中，应建立完善的管理体系、 建立特色档案、完善声像资料档案以及应用计算机管理档案，提高医院综合档案管理效率，保证综合档案管理质量。笔者认为未来还应加强对医院综合档案的管理与利用，进而促进我国医院长久、稳定发展。

主要参考文献

[1]林霄，任洁，叶凌凌.新媒体环境下医院声像档案的管理与利用[J].中医药管理杂志，2016（3）.

[2]刘嘉.“互联网+”时代如何实现医院综合档案的管理[J].企业改革与管理，2016（3）.

[3]李欣.如何提升医院综合档案的开发利用工作[J].城建档案，2016（8）.

[4]刘承志，韩瑛，胡荣明.医院健康教育档案的管理与利用[J].按摩与康复医学，2012（27）.

[5]曾洁萍.医院综合档案的网络化管理研究[J].兰台世界，2013（z5）.

[6]王俊平.医院综合档案的开发利用探讨[J].法制与社会，2015（25）.endprint