“多校区”高校学生学籍档案管理问题及对策研究——以西南财经大学天府学院为例

文/西南财经大学天府学院 罗文

“多校区”高校学生学籍档案管理问题及对策研究
——以西南财经大学天府学院为例

文/西南财经大学天府学院 罗文

高校学生学籍档案是高校在招生录取、教育教学、学籍管理、毕业就业等活动中形成的，具有保存价值的、记载学生在校期间基本情况的历史记录。它具有原始记录性，是学生择业、单位招聘、公务员考试、出国进修的重要依据，对学生具有非同寻常的意义。因此，做好学生学籍档案管理对学校实现高素质、高规格的人才培养目标起着重要作用。

多校区；学籍档案；问题分析；对策

教育部颁布的新修订的《普通高等学校学生管理规定》已于今年9月1日正式施行。其中，在第三章学籍管理第十八条中明确规定：高校应当健全学生学业成绩和学籍档案管理制度，真实、完整地记载、出具学生学业成绩，对通过补考、重修获得的成绩，应当予以标注。那么，在新形势下，如何将“多校区”学校学生的学籍档案进行科学管理呢？

一、西财天府学院学生学籍档案现状及问题分析

西南财经大学天府学院是一所独立院校。从2002年开始建立，可以说学校的历史并不长远，但学校的发展却非常迅速。从2002年的几百名学生发展到现在的2万多学生；从以前的一校区发展到现在正在使用的三校区（不包括在建的第四校区）。三校区的学生类别各有侧重：一校区主要为本科的大一到大三学生；二校区主要为专科的大一到大二学生；三校区主要为本、专科毕业学生。每年7月份，大三本科、大二专科的学生都会从一个校区搬迁到毕业生实习实训基地这个校区。而这些搬迁学生的学籍档案也需要随之转交。多校区办学是学校改革发展的客观需要，对学校办学能力与办学效益的提高也发挥了重要作用。但同时，多校区办学的状况也让学生学籍档案管理工作面临不少困难和挑战。

（一）校区分散给档案管理带来了难度。多校区办学最大的问题就是校区较为分散。天府学院由多个校区组成，每个校区又有专门的学生群体，但无论是专科还是本科学生，最后到毕业那一年又都搬迁到另外一个校区。近的校区之间间距几公里，但是远的校区之间比如本科校区和毕业生校区之间甚至相距100多公里。每次大三本科生需要到另外一个校区去读大四时，都会面临一次大迁徙。校区和寝室变化不说，辅导员老师又要重新变换一次，当然，对学生学籍档案管理的机构和人员也发生了变化。几千学生的纸质学籍档案在运输和交接过程中难免出现差错。

（二）档案管理人员素质有待提升。在学校发展过程中，因人力、物力、财力等各方面因素影响，对于学生学籍档案的管理，都是先由各位辅导员老师直接管理，学生发展中心各校区负责日常管理工作的专职辅导员老师协调管理。对于如何有效地收集学生学籍档案，辅导员老师缺少一定的专业性。再加上辅导员老师本事务繁多，精力有限，异动性也较大。在辅导员与辅导员之间交接班级的过程中，对于学生的学籍档案很少能当面清点交接。有一些班级在大学阶段甚至面临更换四五个辅导员的情况，再加上缺少专业培训，学生学籍档案在交接过程中出现疏忽和差错就在所难免。

（三）缺乏统一的学生学籍资料收集标准。学生的学籍档案收集一般要经历三个阶段：一是起始阶段，指学生报考高校到录取这段时间形成的材料，如学生高考志愿表、录取通知书、高考成绩单、党团员资料等。二是积累阶段，指学生被正式录取到毕业前大学几年时间里，在校期间的全面综合评价，包括学习成绩、奖惩、社会实践等各方面情况。这是学籍档案材料形成的关键阶段。三是完善阶段，指学生毕业离校这段时间，主要对学生学习期间形成内容的原始材料通过整理达到归档保存。第一阶段因涉及的学生实体资料少，较为容易，因而在学生正式报到后的第一个月内基本上会收齐完善，但这只是学生基本的档案内容。档案收集第二阶段会因收集标准不统一而出现较大的问题。学生在校期间获得的奖励、惩处等材料大多数没有装入学生学籍档案中，对于学生在创新、实践等方面的证明材料再收集也存在一定困难。

（四）学生学籍档案管理质量有待提升。在“互联网+”时代，学校的学籍档案管理应该紧跟形势，积极进行信息化建设。之前的档案收集基本上是以线下手工为主，重复劳动多，工作量大。在每学期结束时，学生发展中心网站会要求学生将参与活动、比赛获奖等情况上传至网站，但诸多与学生紧密相关的信息仅用于期末时对学生的综合素质测评及评定奖学金，并没有和学生的学籍档案相关联。因此，学生学籍档案对于学生的特长、社会参与活动、发明创造、社会经历、个人成果等重要资料极为缺乏，到最后也不能全方位反映学生的教育经历和个人能力。

鉴于以上种种情况，学生学籍档案的管理就出现了档案资料整理更新不及时、档案查阅借阅不登记、档案随意乱拿乱放等情况，从而出现档案材料丢失损坏等情况。当学生面临就业时，一查阅档案，才发现学籍档案已经丢失，给就业和未来发展带来了很大麻烦。

二、多校区高校学生学籍档案建设的必要性

高校学生学籍档案主要是指学生获取正式学籍后从进入大学一直到毕业之前整个大学期间产生的相关材料，是学生大学生活的真实反映，是他们接受教育的原始记录和凭证之一。它详细记录了每个学生的成长经历，在高校管理中的利用率很高，不仅是评价高校办学水平、调整招生计划及人才培养模式的重要参考依据，同时也是用人单位选用、聘用人才的重要参考。学籍档案的作用主要有：一为学生提供查档服务；二为学校人才培养模式提供参考；三为学校办学水平评估提供原始支撑材料；四为用人单位招聘提供咨询，其重要性不言而喻。因此，大学生学籍档案不仅仅关系到学生未来的发展，也反映着学校本身的教育教学管理水平。

三、学籍档案建设的可行性分析及实施路径

（一）整合资源，完成规范管理。建立和健全统一规范的学籍档案收集管理制度，是做好多校区学生学籍档案建设的重要前提，也是保证学生学籍档案齐全完整的重要条件。在制度规范的前提下，明确划分责任人。一切有章可循保证资料收集整理的规范性和细致性。哪些资料应该收集，收集起来如何整理，一清二楚。因此，学校在招聘了2名专职档案管理老师的基础上，积极制定相关规章制度，以使三校区在学生学籍档案的收集上能政出一门，步调一致。另外，为更好地加强管理，每个校区下的每一个苑区都固定了一个专门负责学生学籍档案管理工作的老师，甚至是2名老师。当其中一名老师工作发生异动时，能够保证学生学籍档案管理工作的连续性，而不会造成学生学籍档案在移交过程中出现丢失、损坏的情况。在每学期快结束时，都要求辅导员老师对学生学籍档案进行一次登记和统计，认真核实，发现问题及时解决。

（二）积极培训，加强队伍建设。对于独立学院来说，经费紧张是一大问题。但即使是这样，学校还是花大力气投入，引进了“南大之星”档案管理系统以实现校内网络数字化档案管理。对于各部门的兼职档案员，一方面学校也加大技能培训以及专业知识培训，通过开展多种类型的教育形式，包括讲座等方式，以保证管理人员具备相应的管理能力和水平；另一方面，学校还为兼职档案员额外增加了经费补贴，并制定了具体的考核管理细则，就他们对学生学籍档案的归档原则、保管期限以及归档范围提出了明确的要求，对管理人员提出具体的工作要求和工作目标，甚至对各苑区的学生学籍档案工作管理情况纳入部门的整体考核。这样以制度和考核为动力，进一步确保了相关资料的安全以及长期保存，提升了每位辅导员老师及兼职档案员的紧迫感，也促进兼职档案员主动投入学习。

（三）加强宣传，贯穿日常教育。根据《高等学校学生档案管理办法》（试行）第七章第二十九条规定，学生个人不能查阅自己的档案材料。因此，学生从头到尾就没见过自己的“神秘”档案。如果档案管理者责任心不强，造成档案的遗失，学生不需要档案时是完全不知情的。因此，学校和相关负责老师也积极利用学校的宣传展板、校园广播等方式，向学生传递个人的学籍档案关系着自身的就业与未来发展，让学生也加入对自身学籍档案的重视工作中。另外，在新生入学教育过程中，组织学生学习个人档案中涉及的档案内容和分类，档案的管理范围，档案的利用制度等。通过这些方式，引导和帮助学生认识到自身学籍档案完善和规范的重要性，也知道哪些材料是需要装入自身档案袋中或者上传档案系统中，在信息有变动时，能第一时间主动将相关材料交到辅导员老师或者档案管理老师处，毕业后将档案转到入职单位或者人才交流中心。

（四）联动实施，形成整体规模。在“互联网+”时代，学校有效结合“大数据”应用，积极构建学生档案资料库的建设。比如，在每学期期末时，就及时将学生本学期德、智、体、美、劳等方面的表现输入系统，加强信息化技术在学生学籍档案管理中的应用。在档案资料库构建后，学生在校期间的奖助学金记录、政治表现、心理健康状况等用于综合测评和奖学金评定的相关信息可以及时和档案管理系统对接，并经过筛选收入系统中，同时与学生工作相关的教务处、图书馆、后勤服务中心等部门构建了联动机制。学校有效利用现有的“南大之星”系统，逐步实现了学籍档案管理的信息化建设。这样下来，自然就不存在因学生搬迁校区或者更换辅导员甚至当学生的纸质档案因各种原因丢失时爱莫能助的状况，因为，能适时根据系统里留存的学生个人信息进行相关信息的补办。

四、结语

不管怎样，在“多校区”办学的情况下，学生的学籍档案管理工作还是面临一定困难。在学校不断发展的基础上，学校也在对学生学籍档案的管理做出相应的改革，并取得初步的成果。当然，在此过程中应不断反思和完善，以此进一步促进和提升多校区学生学籍档案管理工作的效率和质量，有效保障学生学籍档案管理工作的规范化。

[1]吴月琴.高校成人教育函授站学籍档案管理存在的问题及对策[J].成功(教育版),2013(6).

[2]赵挺.论高校学籍档案开发与利用[J].黑龙江史志,2012(11).

[3]石红姣，蒋贞慧.浅谈高校学籍档案管理的信息化建设[J].南昌教育学院学报,2013(7).

[4]谭春霞.高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].信息化建设，2015（9）.

[5]林梅珍.高校学籍档案数字化管理建设的思考[J].福建教育学院学报,2014(1).

[6]金育文.规范基层电大学籍档案管理的对策思考[J].黑龙江史志,2015(7).

西南财经大学天府学院2017年度教研与科研项目（课题批准号：TFC2017YB04）】