新医改时代医院档案管理现代化面临的问题及对策

文/广西玉林市妇幼保健院 吴博艺

新医改时代医院档案管理现代化面临的问题及对策

文/广西玉林市妇幼保健院 吴博艺

本文以玉林市妇幼保健院档案管理工作为例，就医院档案管理的现状和问题，从领导管理、制度建设、人员培训等方面，浅谈新医改背景下，规范专科医院档案管理工作的几点意见。

新医改；医院档案管理；现代化；问题；对策

随着各项医改政策的出台及实施，作为医院管理的重要组成部分和医学科学研究的基础，档案的作用日显重要。但在实际工作中，重业务管理轻档案管理的现象仍普遍存在。如何在持续深化医改的形势下，加强专科医院档案管理，提高医院服务能力建设，已成为待解问题。

一、新医改背景下医院档案管理现代化面临的问题

（一）归档文件收集不全。我院设有综合档案室，根据综合档案室的工作制度，除了病历档案属病案室管理之外，其他各类归档文件材料均需移交到综合档案室统一保管。但是，由于档案知识普及不够全面，很多部门和科室没有将归档文件材料移交上来，认为只有上级来文，全院性的红头文件才是归档文件，而部门或科室所产生的各类文件、活动材料均属部门或科室内部材料，不属于归档材料，没有必要移交到医院综合档案室统一保管。如医务科、护理部、保健部等职能部门制定并下发到临床科室执行的各类规章制度、职能部门组织的各类院内活动资料。另一种是，为了方便上级检查及查阅，将原属需要归档的文件材料留在科室，致使部分档案长期在部门或科室内部保存。特别是一些部门和科室出现人员变动，造成档案的失控或流失，导致综合档案室库存档案不齐全、不完整，严重影响了档案的保护和开发利用。同时，兼职档案员一般未接受过专业培训，在整理文件归档过程中，很难辨别哪些文件材料应该归档。

（二）档案人员不稳定。长期以来，我院综合档案室管理工作属医院办公室兼管，办公室人员均属兼职档案管理人员，但是真正负责文件归档工作的兼职人员只有一人，档案业务素质不高，缺乏档案专业知识，且一身多任，绝大部分时间都在医院中心工作上，基本上没有时间去管理和整理本院的档案资料。档案管理人员亦无相关岗位津贴，工作积极性不高，虽有年度归档材料检查，但多数是应付而已，使得归档文件的质量得不到有效保障。同时，兼职档案人员变动大，导致档案工作不能保持它的连续性、系统性和完整性，严重制约了档案管理工作的发展。

（三）档案管理制度不完善。我院虽然制定有《综合档案管理制度》，却流于形式执行不严。如在档案资料收集上，整理不及时，未催促各部门和科室上交归档文件材料；在档案借阅上，尤其是在文书档案借阅上，未执行借阅登记手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向。一些档案管理制度未制定，如符合本院的档案分类方案，文件材料归档范围和保管期限规定，档案的利用、统计、移交、销毁等制度都属空白。

（四）档案保管设施差。由于我院办公场地有限，未设独立的档案库房、办公室、整理室和阅览室；档案设施设备不齐全，未安装消防报警系统、防磁柜等，现有的铁质档案柜也有限，无法满足各种门类的档案存放。

（五）缺乏足够重视。医院领导不重视档案管理工作，普遍存在重业务管理轻档案管理的现象，导致医院档案管理人员的工作难以落实到位，影响了档案质量的规范和提高，也影响了档案工作人员工作的积极性，使得档案工作大多表面化，应付检查现象比较突出。

二、新形势下医院档案管理现代化的对策

（一）加强管理领导。设立档案工作领导小组，明确分管领导，形成部门负责人主管、兼职档案工作人员具体管理的机制。档案工作领导小组要结合本院业务特点和档案工作实际，制定年度工作计划，并根据上级相关文件，量身定做我院归档范围，编制实时性强和可操作性强的归档标准。建立奖惩分明的机制，将档案管理工作纳入各科绩效考核中，对不落实归档制度而造成的工作失误的科室进行扣分和处罚，充分调动全院职能部门和科室参与档案管理工作的积极性。定期召开专题会议，了解档案工作进展情况。

（二）培养档案管理人员队伍。一是在各职能部门和科室设立兼职档案工作人员，负责对本部门每年的归档文件进行整理，并按时向医院综合档案室进行移交。二是组织兼职档案工作人员参加全市、全区档案业务知识培训班，或邀请有关专家就档案有关知识和问题进行授课，并现场指导。三是制定各部门和科室文件归档范围，并印发到相关部门和科室兼职档案工作人员，使归档工作有依据、有标准。四是提供资金保障，为兼职档案工作人员提供岗位补贴，提高其工作积极性。

（三）完善档案管理制度。根据《档案法》、国家档案局颁布的8号令、《归档文件整理规则》等，对不符合国家档案局相关要求的一些规章制度，进行必要的修改和完善。对各职能部门和科室贯彻落实档案法规情况列入绩效来考核，将考核结果与其奖励挂钩，确保档案管理工作质量。

（四）开展定期检查。医院要加强对档案管理工作的检查力度，由院档案管理领导小组定期检查各部门的文件归档情况，并通过这样的监督管理推动医院各科室的档案管理工作，让他们从观念上重视起档案管理工作，并积极推动医院档案管理工作的现代化进程。

三、结语

在新医改环境下，医院档案管理日趋重要。因此，医院内部必须要重视这一管理工作，并根据其中存在的问题采取有效的管理对策，推动医院档案管理工作的现代化，为医院的快速发展奠定坚实的基础。

[1]陈虹.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].黑龙江科学,2016,7(11):124-125.

[2]李景.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].赤子(上中旬),2015(12):243.

[3]毕莉莉.浅析新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].人才医院开发,2016(24):133.