大型综合性医疗机构医疗设备档案电子化管理探讨

文/福建省立医院设备处 唐丽琴

大型综合性医疗机构医疗设备档案电子化管理探讨

文/福建省立医院设备处 唐丽琴

大型综合性医疗机构在购置、安装、维修、运行各种医疗设备的过程中，会产生不同形式的医疗设备档案。大型综合性医疗机构的医疗设备档案数量往往较大，为了发挥档案资料的作用，必须对其进行电子化管理。本文对大型综合性医疗机构医疗设备档案电子化管理的意义进行了简要的分析，并找出了当前医疗设备档案管理中存在的问题，提出了医疗设备档案电子化管理的相关措施。

医疗设备档案；电子化管理；医疗机构

在医疗卫生事业发展的过程中，大型综合性医疗机构的发展非常迅速，为社会提供了优质的医疗服务资源。为了保证医疗的效果，大型综合性医疗机构往往需要购置和更新医疗设备，在这个过程中产生了数量较大的医疗设备档案。通过对医疗设备档案进行电子化管理，能够有效地提高医疗设备档案资源的利用率，同时提高大型综合性医疗机构的内部管理水平。

一、大型综合性医疗机构医疗设备档案电子化管理的重要意义

在大型综合性医疗机构中，医疗设备更新的周期不断缩短，各种新型诊查设备的数量和种类不断增加。在对各种医疗设备进行购置和更新时，对于各种形式的医疗设备档案应该进行电子化保存和管理。医疗设备档案是一种非常特殊的档案，其能够为医疗机构的采购部门提供有价值的数据参数，在医疗设备的后期维护、验收、安装、采购中都可以利用这些档案，提高对医疗设备维护的针对性，缩短停机时间，减少医疗设备故障率，提高医疗设备的开机率，发挥其治疗效果。

医疗设备档案中最为重要的就是采购合同，其明确了买卖双方的权利和义务具有一定的约束作用。如果在医疗设备购置的过程中发生纠纷，医疗机构可以以医疗设备档案作为佐证，保护自身合法权益。对医疗设备档案进行电子化管理是医疗机构信息一体化管理模式的一个重要组成部分。与传统的纸质档案相比，电子化档案能够节约存储空间，具有更高的档案复制率，管理起来更加简便高效，而且能够通过网络进行便利的传递。

二、大型综合性医疗机构医疗设备档案电子化管理存在的问题

（一）对医疗设备档案电子化管理的重视程度不足。尽管越来越多的大型综合性医疗机构已经认识到了对医疗设备档案进行电子化管理的重要性，但是对其重视程度尚有不足。一些医疗机构仍然存在重医疗、轻档案的错误倾向。一些医疗机构的领导认为档案工作不能带来直接效益，属于辅助性工作，在医疗设备档案电子化管理的资金投入、人员培训方面还存在一些欠缺，无法充分地开发医疗机构的档案信息资源。

（二）医疗设备档案电子化管理缺乏统一的标准。要保障医疗设备档案电子化管理的规范性和科学性，就必须制定相应的规范和标准。然而一些大型综合性医疗机构在库藏档案业务方面尚存在不足，加之医疗设备归档文件资料种类繁多、归类不清、数量较大，当前的分类方法和档案整理方法的相关规定已经不能适用于电子化管理。

（三）没有配备完善的电子化管理设施。正是由于一些大型综合性医疗机构没有对医疗设备档案电子化管理产生足够的重视，导致该方面的投入不足，不能保障医疗设备档案，电子化管理的顺利实施。对于当前档案管理手段落后、办公设施更新不及时、安全保管不到位、档案库房面积不足等问题，没有进行妥善的解决。很多大型综合性医疗机构都开始应用多媒体技术、网络和计算机技术来进行日常工作，但是在档案工作中尚未完成管理手段的现代化转变，对于档案电子化管理工作中所需的管理软件、扫描仪、计算机等相关电子设施的配备不足，不能体现档案电子化管理的优势。

（四）档案管理人员的综合素质有待提高。一般而言，大型综合性医疗机构的档案人员普遍具有较高的综合素质，但是要进行医疗设备档案电子化管理，就必须对当前的档案人员提出更高的要求，要求其具备更高的技术层次，具备熟练的操作技能和更加完善的知识结构。由于档案工作不能产生直接的经济效益，因此一些大型综合性医疗机构往往不重视对档案管理人才的引进和培训，导致档案管理人员往往没有经受系统的专业培训，缺少复合型、高层次、具备现代高科技技术水平的电子档案管理人员，一定程度上限制了医疗设备档案电子化管理水平。

三、推进大型综合性医疗机构医疗设备档案电子化管理的具体措施

鉴于医疗设备档案对于大型综合性医疗机构日常运行和发展的重要意义，为了进一步提高医疗设备档案的管理水平，必须积极推进档案电子化管理。

（一）转变思想，提高认识，规范制度。在大型综合性医疗机构的日常工作中，档案管理是一项日常性的工作，也是一项基础性的管理工作。管理工作不能产生直接的经济效益，但是档案资源能够为医疗机构的管理和经营提供必要的决策参考和研究依据。因此大型综合性医疗机构必须认识到档案管理工作的重要性，认识到要使医疗机构的整体管理水平得到提高，就必须进行医疗设备档案电子化管理。要做好医疗设备档案电子化管理工作，首先就应该制定相应的电子档案管理制度，对电子档案的归档、整理、搜集、制作的方法和时间进行明确，并对不同医疗设备的档案保管期限进行划分，对档案文件的载体格式、规格、形式进行统一规定。只有这样才能保障医疗设备档案资料的完整性和有效性。在存储档案时，必须同时存储该医疗设备的背景信息，并填写归档电子文件登记表，并定期检查所有的医疗设备电子档案，抽查移动硬盘和计算机。每4年必须进行光盘机读检查，通过制度的形式来提高医疗设备档案电子化管理的规范性和科学性。

（二）加大投入，保障医疗设备电子档案的安全性。大型综合性医疗机构应该为医疗设备档案的电子化管理工作配备相应的物质基础，主要包括档案管理软件和档案信息管理网络、服务器、刻录机、扫描仪、计算机等软硬件设施，通过网络使医疗机构的各项工作都能够与档案管理系统进行连接，从而便利地进行电子档案的搜集和整理。在这个过程中还应该注意保障医疗设备电子档案的安全性，要配备专门的计算机对医疗设备电子档案进行存储，由专人负责。为了避免档案丢失和错漏，应该对网络运行情况、信息发布情况、电子档案归档情况进行定期和不定期的抽查。为了规避网络风险，医疗机构还应该制定电子档案拷贝制度，有条件的医疗机构应该推行纸质归档和电子归档的双轨制。要建立覆盖医院各个部门的医疗设备资源共享平台，使各部门能够便利地查找和利用档案信息。

（三）提高电子档案管理人员的综合素质。对于当前已有的档案管理人员，应该对其进行集中培训，要求其能够掌握信息技术知识，提高自身的工作责任感。培训的主要内容应该是电子档案管理的业务知识和理论基础，以及相关的法律法规、管理标准和规章制度，提高电子档案管理人员的业务技能。档案管理人员还必须了解电子信息管理系统的各种功能，能够进行熟练的计算机操作。大型综合性医疗机构应该制定针对医疗设备档案电子化管理人员的考核制度和奖惩制度，同时加大人才引进的力度，优化档案管理的人才结构。

四、结语

在大型综合性医疗机构运行和发展的过程中，医疗设备档案发挥着非常重要的作用，必须对其进行妥善的管理。医疗设备档案的电子化管理能够极大地提高医疗设备档案资源的利用效率，发挥医疗设备档案资源的重要作用，这就需要医疗机构采取有效的措施，积极推进医疗设备档案电子化管理工作，不断提高医疗设备档案电子化管理的水平。

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