浅议不动产登记档案整合管理

文/南华大学经济管理学院 刘莹

浅议不动产登记档案整合管理

文/南华大学经济管理学院 刘莹

随着国务院常务委员会在2013年决定对不动产登记工作的具体工作职责进行整合，建立起统一的不动产登记制度开始，我国各级政府部门和相关工作人员在不动产登记工作中具体的工作职责就得到了充分的明确。而登记档案作为能够影响不动产登记整合工作水平和效率的关键因素，对该档案的整合管理措施进行研究对推动不动产登记制度的落实和发展具有重要作用。因此，本文以不动产登记为立足点，通过对档案整合必要性的分析，就其具体的档案整合管理措施进行研究。

不动产；登记档案；整合管理

现阶段，我国对不动产登记职责进行统一整合的工作已经基本完成，统一不动产登记制度这一管理方案已经逐渐开始在我国全面施行。这样一来，不仅能够有效整合不动产登记的工作职责，建立起权责统一的管理制度，还能够提升不动产登记的管理效率，使不动产登记体系能够得到有效的法律保障。而作为登记不动产信息过程中产生的重要档案资料，对整合管理登记档案的具体措施进行研究，对于进一步完善不动产登记管理职责和内容具有极高的现实意义。

一、不动产登记档案管理存在的问题

长时间以来，由于不动产登记义务分散在国土局、房管局、农业、林业、海洋等多个行政部门，导致不动产登记档案管理出现诸多问题。例如：档案归档存在差异性、档案管理制度各异、档案管理系统不同等，这足以说明档案管理工作缺乏规范性及平衡性。从当下情势看，国土局和房管局对于不动产档案管理相对严格，信息化管理水平逐步达到要求，然而林业、海洋、农业等行政主管部门，针对不动产档案管理仍然不够完善，亟须加强规范化管理。这一系列因素对不动产档案统一管理改革具有一定的影响，同时不利于不动产登记档案的有机整合管理。目前，不动产登记档案从以往的分散登记转化至统一登记的管理方式，这一改革涉及面广泛，影响细致而深远，使得多个不同层面要进行革新。在不动产档案整合管理过程中，实行统一登记管理制度，首先要明确已经分散在不同行政主管单位中的不动产登记档案，存放在哪个管理部门，这些部门如何对不动产登记档案进行管理？是否可以为统一登记管理制度的实施提供基础性业务保证？当然，如今不动产登记档案管理依然存在一些问题。一是机构合并难度大。在以往的分散登记中，多个行政部门已经针对不动产登记档案管理环节投入了相应的物力人力，来进行规范化的管理，并且已经小有规模。当前政府尚未颁发硬性的章程，要求结合当地情况进行不动产登记档案统一管理。所以说，诸多部门还是希望保留原本职能，使得机构合并难度较大，在不动产登记档案管理方面各抒己见。二是业务难以整合。由于不动产档案分类复杂性，在进行业务衔接上难以一蹴而就。三是档案数量大，具有整合难度。分散在不同部门的不动产档案信息海量化，不利于信息资源的统筹整合。

二、不动产登记档案整合管理的措施

（一）制定整合目标，明确管理职责。依据不动产登记制度相关工作内容，对于不动产登记档案管理划分为三个实施流程。一是理顺关系。深入了解分散档案的状况，对档案自己进行处理，为不动产档案整合管理做好准备。二是管理现有的档案。这就要求工作人员对已有的档案进行管理，将电子档案规范化，并且构建电子档案数据库，进而移交档案，逐渐实现统一管理的目标。三是对不动产档案进行全面性及规范性管理。以信息化管理手段为主，结合传统的管理方式，切实有效地服务于社会。另外，在落实管理职责方面。首先，要在整合阶段，主要将分散在不同部门的档案资源信息作为依托，有效利用局域网来实现不动产档案资源的共享，进而消除“信息孤岛”，为统一登记管理转化创信息管理平台。其次，在进行档案整合管理阶段，可以构建“以国土局为主、以房管局为辅”的模式，将海业、农业以及林业行政部门的不动产档案逐渐移交到国土局。特别是农村土地承包经营权，在归纳到不动产登记档案管理之后，应依照相关规范来完善档案，在历经过渡期之后，应将档案逐步移交到国土局，达到集中统一管理的效果。再次，对不动产档案管理期实行全面性的管理。这就要求创建集中统一管理的不动产档案管理系统，服务于未来不动产档案统一登记管理。

（二）创建业务标准，完善风险防范制度。在创建业务标准环节，一定要坚持高标准严要求的原则，严抓档案整合的质量关，制作统一登记的标准文件，形成统一规范的不动产档案，有助于档案信息化管理。再者，针对已有多类档案资料，依照本来的格式进行归档；对于新办理的档案，要以新标准进行归档，还可以将纸质档案转变成电子档案，这时应对电子档案进行规范性整合管理，并且将其归纳到管理数据库；在健全风险防范制度环境，应当以不动产登记信息平台为出发点，从而构建不动产登记档案整合管理体系，进一步实现统一归档、监督、管理、查找以及服务的重要目标，同时应高度重视网络风险防范业务，运用科学性、严谨性的保密技术，为不动产统一登记档案管理打下坚实的技术支持。

（三）提高服务能力，做好协调工作。在不动产信息公开查询方面，可以采取两步走的策略。一是在不动产档案整合管理初期，可以侧重于窗口查询服务，将网络查询作为辅助服务，针对不动产档案登记信息进行统一联网，应适当暂缓实施。在不动产档案整合过渡阶段，可以在不同登记部门构建内网，凭借不同机构的已有的信息化程度，致使内网有关档案信息资源得到共享。还有，面对不动产统一登记业务难度大，我们可以通过制定具体整合方案，来对业务流程进行理顺，从而制定不动产档案移交程序，并且制定规范的工作制度，对档案交接工作进行细化，使得不动产登记档案整合管理工作顺利移交。除此之外，还可以创建协调配合制度，充分调动不同部门工作的积极主动性，严格依照制定的不动产登记档案业务衔接方式，来完成整合之后的档案信息资料移交，使得分散在不同行政机构的不动产档案，能全部归纳到规范化的管理模式中，进一步为构建健全的不动产登记管理体制作出贡献。

三、结束语

总而言之，在我国有关不动产登记相关政策体系的建设与落实，具体登记档案资料的增加，使得对不动产的登记档案资料进行整合管理已经变得十分必要。因此，要想有效改善我国不动产登记管理存在的问题，细致分析对登记档案进行整合管理在不动产登记工作中的有效作用，结合我国法律体制建设情况和社会发展现状制定出有效的整合管理措施势在必行。

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