图片资料档案库在信息化条件下的规范化建设

文/厦门市第五医院 李妙蓉

图片资料档案库在信息化条件下的规范化建设

文/厦门市第五医院 李妙蓉

图片资料档案库的建设应遵循档案的规范，其信息组织和处理过程应按相关标准执行。图片资料档案库的信息加工应按原档案件顺序、检查维修、数据传输、信息化文件、输入信息及图像处理和校对检查的流程规范化信息处理。采用通用标准元数据格式，实现与数据库互联互通，以及档案备份、格式转换及归档，目的是为了更充分地共享图像档案资源，并用它来提高查询速度、利用效率，提升信息化管理组织水平。

图片资料档案库；数字化加工；档案信息化；规范化

一、图片资料档案库信息化建设的现状及展望

目前，国内的图像档案通常分为传统的图片底片档案、纸质图片和数字照片档案。图片资料档案库的信息化是提高档案工作质量和效率的重要手段。将照片档案实现电子化管理，不仅可以有效解决传统照片档案在利用过程中繁琐检索、查找不便、照片修复等复杂的问题，还可节省归档工作的时间，减轻劳动强度，提高工作效率。另外，照片档案可以在直接成像的情况下直接进行传输，并且不受空间、时间限制，更加利于使用，同时充分实现档案资源共享，以适应大数据时代对档案利用效率的要求。图片资料档案库能使原始照片底片得到安全保管，为其保存和数据传输提供坚实的基础。

随着网络技术和图像处理技术的飞速发展，基于内容的图像搜索信息的需求不断增加，但即使是百度、谷歌等搜索引擎，搜索图片也取决于图像注释信息，搜索结果不理想，手动图像标注方法的工作量大，不能满足现实的需求。目前已经有一些基于内容的图像检索系统等新的研究，以确定图像检索信息，促进基于图像内容搜索技术的应用，带来了巨大的经济效益社会效益。然而，一些较好的应用图片资料档案数据管理系统未能提供规范化、先进的技术支持。因此，要最大限度地利用国内通用的元数据标准格式，以便与数据、其他专业数据库之间的转换、互联互通达到实现数据库共享。

二、图片资料档案库的信息处理方法

图片资料档案库的建设应该满足对档案图片的收集、审查、录入、查询等工作流程的操作。系统利用各种途径对收集来的档案图片进行整合、分类，利用计算机接口或外部设备进行转换为电子档案类形式。对于图片档案根据其用途、价值进行人为筛选审查入库。系统可根据入库时间、分类、名称、描述、类型等提供多属性查询，在日常操作下，系统应有识别错误或矛盾的差错提醒功能。

图片资料档案库信息处理内容应包括：1.对原件的整理、检查、修复。系统管理方统一清查，并由系统搭建方协助管理者对图片档案的检查和修复原片，资料交接之前完成检查工作。2.资料交接。电子档案相关资移交接工作由管理方、搭建方共同负责，严格执行当天借当天还，双方签字，以保证原片不丢失不损坏。3.清洗底片。扫描底片需要采取合理的方法对底层污渍、灰尘等污迹适当清洁。接触底层过程中必须小心处理，保证原片不被损坏。修复清理的底片应做好登记，签字确认。4.数字化文件。使用扫描专业先进的扫描刻录仪和专业人员扫描刻录纸质文档或底片文件，以确保质量，严格按照规章流程执行，确保不造成的数据损坏。完成扫描的底片进行排序，装入并按照原顺序号放入片袋。5.数据的备份。为了保证数据安全，数据备份工作的及时完成。备份采取异地备份机制。数据备份应保存在一个很好的载体，一式四套，一套用于密封储存，一套远程异地备份，一套用于日常查阅使用，一套用于紧急备用。

三、图片资料档案库的设计与开发

系统的设计必须满足实用、高效、安全、稳定、兼容的标准，因此本系统选用JAVA+J2EE进行系统开发，不仅满足上述要求，而且能更好地实现跨平台技术。采用客户端/服务端（B/S）构架，实行客户端查询，服务端进行内部数字档案的采集、加工、管理、维护等。数据库采用MSSQL大型商业数据库系统，以满足客户端快速查询、交互、扩展等要求。同时也需要满足多用户、分级权限等管理功能和查询功能，设置安全口令或多元化认证方式，确保系统安全。

四、图片资料档案信息的规范化处理

工作原则：1.规范性原则。即所有的图形图像档案信息，必须根据规定的图案的技术、内容、格式和工作标准进行数字化处理，并严格执行标准规范的原则。2.安全性原则。在数字化过程中要保证绘制图像信息原真和内部信息的数字化内容的安全。3.高效率高质量的原则。选择最优化的工作流程，以最合理的技术形态（包括信息组织模式，信息存储格式等）、最适合数字处理系统设施，以及人机结合，第三方监理等方法保证质量的提高。

我国推出了许多关于档案数字化工作新的标准规范，例如：2014年12月国家档案局发布的《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），国家质量技术监督局发布《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678），2005年04月国家档案局发布《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）等等。这些法律法规、标准的发布，进一步规范化了在信息时代的今天档案信息化建设对档案工作的重要性，也是未来档案工作发展的必然趋势。

五、图片资料档案的规范化加工与储存

对图片资料档案的数字加工处理必须保证其与原件内容保持一致，禁止删除、更改任何信息。数码照片应是对原始图像文件拍摄，以数字成像装置直接形成，除了调节亮度、对比度、饱和度等改善画面的图像质量增强处理的效果外，在一般情况下，不可以被修改。通过修改、合成、添补等操作后的数码照片档案不能存档。

在我们储存胶片资料档案时，对图片色彩、格式、分辨率有一些要求，例如，24位彩色，TIFF格式，大于800DPI，如果是纸质图片资料，那么我们需要使用的载体介质应该是A3大小，400DPI，8位色彩。

在进行扫描档案资料时，要保证在清晰的环境中，色彩不宜过浅或过深，不能出现字体重叠，影响阅读等情况发生。

我们对图片档案的亮度、对比度和饱和度这三个重要的参数做了一些特别的要求：亮度的设定一般根据原始亮度参数的条件下，选定亮度的参数，如通过扫描预览后根据其默认值，做响应的亮度参数修正，字显示淡应降低一定亮度参数。对比度、饱和度也采用同样的方法，进行细微修正。

储存备份：档案工作另一个重要工作组成部分即为储存备份。在我们进行图片资料档案储存备份时，对所使用的载体，根据优先顺序（只读属性光盘，一次性写入光盘，可反复读写光盘，移动硬盘）进行长期保存，按照《电子档案储存管理制度》要求，禁止使用软磁盘储存或其他规定。归档和存储备份文件应包含的图像文件、与图像文件对应的预读数据文件及技术文件。

综合上述，通过对图片资料档案库的信息加工及规范化建设的研究，了解照片档案等资源都能得到充分共享和利用，不仅提高查询速度和效率，同时也优化了管理模式，提升了档案信息化水平。图片资料档案库可以用于各个行业，例如建筑工程、医疗机构、人事管理等，它能提供更快速、多条件（选项）、多描述查询，为用户提供一定的参考作用，此外，它还具备了档案的法律凭证的关键作用。而且这类数字化图片档案资源也可以视为一种无形财富，以更好地满足大众或科研需求，更利于我们正确认识图片资源在数字化之后的价值，并加以利用开发。

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