浅议地勘单位档案移交工作

文/福建省煤田地质局 施晓莺

浅议地勘单位档案移交工作

文/福建省煤田地质局 施晓莺

档案的移交工作贯穿于档案管理过程的各个环节。对档案工作起着承上启下的作用，是维护档案安全完整、确保档案工作连续有序进行的重要保证。在日益规范的档案管理工作中，档案移交工作处于薄弱环节，因移交工作的缺失引起档案管理的问题应该引起重视。

档案移交；问题；对策

随着社会经济的不断发展，档案管理的作用在各行各业的建设发展中日益凸显，档案管理工作日益规范化。地勘单位面对日益扩展的经济规模和日渐增多的业务类型，全面、统一、规范地做好档案管理也是保证单位可持续发展的坚强后盾。在逐步规范档案管理的工作中，档案移交问题是一个容易被忽视的环节。

一、档案移交的重要性

档案管理工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。档案的移交则贯穿于档案管理各个环节。主要涉及基层档案室向档案馆的进馆移交、档案收集环节中单位业务部门向档案部门移交、档案利用过程中的借阅归还交接以及档案管理人员变换时的交接。

一个档案人的档案工作起于移交，终于移交，档案移交伴随着档案工作的各个环节，对档案管理起着承上启下的作用。是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。《档案法实施办法》中的第三章档案管理部分第十二条、第十三条分别提到向本单位档案机构移交和向国家档案馆移交问题。《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”由此可见移交工作是档案管理规范中重要的环节，是档案工作有序进行、维护档案安全、完整的保证。

规范的移交是交接双方对前期工作的总结，不仅是档案工作规范的要求，也是的档案人员了解所接收档案基本情况以及室藏档案的契机。新档案员通过档案移交可了解本单位机构组成、业务范围、档案种类、档案数量等档案管理基本情况，在工作中能够更快地熟悉业务。老档案员通过接收档案的移交工作，可初步了解接收档案的门类、数量、质量等情况，有助于后续工作安排。

地勘单位业务涉及面广，在常规的文书档案、会计档案和照片档案等常见档案门类外，还包含地质、地环、测量、工勘、基础等各类专业档案。其存储方式和组成类型多样化，不同专业、不同门类的档案管理有不同的标准规范，这对档案移交工作提出了更高的要求。档案管理人员除了掌握丰富的档案知识之外，还要对涉及的行业内容有一定的了解。

对档案移交工作不重视，不按规范开展移交工作，移交工作时间不够、程序不对、监督不严，把档案移交仅仅看作档案室钥匙的移交，或者档案实体在物理空间上的转移。可能导致档案管理人员对本单位档案工作情况不了解、造成档案的错漏、遗失，给单位档案造成无法挽回的损失，影响单位的经济发展、文明创建设。

二、档案移交的常见问题

档案移交不规范产生的不良影响在短时间内不易显现，常处于隐性状态，容易成为薄弱环节，存在不移交或不规范移交现象。各环节的移交工作中，档案人员更替时的移交和档案归档过程中的部门间移交最容易被忽视。

（一）人员交接移交工作不到位。随着社会的不断发展，工作人员的岗位变化也更加频繁，基层单位在档案人员的配置上，基本上是一人多职，档案人员必然兼任其他工作。受人事调整的局限性影响，工作岗位调整、调动没有预告期，大多是通知下达时即刻执行，新旧档案员交接时的移交工作无法真正开展。新进档案人员没有岗前培训和档案移交的时间，出现档案员交接只有一串钥匙转移的，不按按规范进行移交工作，未对所保管的档案进行清理、登记、清点、核对，只履行签字手续，甚至没有办理移交手续。人员交接移交工作的缺失可能导致出现责任不明、界限不清、档案数量不符等问题。新档案员不了解本单位档案的基本情况，容易在档案整理过程中出现文件积压、分类不准确、立卷不规范、甚至部分档案流失等现象。一些单位的档案人员上岗几年还对本单位的分类方案、归档范围、编号规则不了解，只是依葫芦画瓢地进行归档和借阅工作的状况，造成档案工作前后脱节，管理水平下降或停滞不前，影响档案管理工作的正常开展。

（二）部门间档案移交随意开展。单位档案主要来自源于各业务部门的形成的资料，通过整理、立卷后向档案部门移交。部门之间的档案移交工作在实际操作中经常被省略，仅体现在档案资料在空间上的转移。业务部门把需归档的资料从业务部门办公室搬到档案部门，未填写移交目录清单，不做实物清点。档案归档过程的移交不规范，容易引发权责不明，各部门专兼职档案员责任心下降，对档案整理工作不够认真，出现归档文件不齐全、整理不规范等现象。档案人员只对收到的档案实体进行整理、归档工作，无法对档案的规范性、完整性和真实性进行审核，给单位档案质量留下隐患。在档案借阅时发现文件丢失出现扯皮现象，业务部门说已经移交给档案部门，档案部门说未收到该份档案等情况，严重影响档案工作严肃性和信誉。

三、做好档案移交工作

档案移交工作，不是档案管理日常工作中被关注的重点，但它的规范执行却是档案工作得以顺利开展的有效保证。需从人员意识、制度执行、加强监督等各方面提高改善。

（一）严格执行移交制度。出于档案管理规范要求，单位的档案管理制度中均有对档案移交的相关规定，由于制度执行过程的偏差，制度上档案移交条款往常常成为摆设，未真正执行到位。基层单位领导应重视档案移交工作，把档案交接工作纳入单位工作制度，列入相关人员的岗位职责之中。人事部门在档案人员转岗或调动时要把好关，确保档案人员完成移交后方可离岗，对未完成档案移交工作的档案人员，暂缓办理各项人事关系转移手续，不得离开原工作岗位。各门类的档案移交，应按档案整理规范，做好清点工作。对拒不履行档案移交手续的部门、人员，应在单位考核时给予处罚。

（二）保证档案移交时间。档案移交是一项较为耗时且需双方配合的工作，充足的工作时间是移交工作正常开展的必要保证。各单位的人事部门在对档案人员调动和岗位调整时应考虑到档案工作的特殊性，给交接人员留出档案移交的必要的时间。在条件允许的情况下让档案人员进行岗前培训，有助于新的档案管理人员对即将上任的岗位职责的了解。明白档案工作的基本内容，以及走上新岗位的第一项工作——档案移交的程序和目的。人员交接的移交工作需要对室藏档案进行清点，以本单位档案室为例，笔者主要负责本单位专业档案的管理，有幸在上岗前进行了较为规范的档案移交清点工作，对本单位室藏900多卷专业档案进行了逐卷逐件清点，其花费的时间为2个月。这仅仅是本单位的其中1个门类的档案，还未包括文书、照片、会计档案的移交。各单位可根据本单位室藏数量情况给予档案人员充足的时间进行档案移交工作。各门类档案移交工作，业务部门和档案部门应结合移交双方日常工作情况，合理安排好档案移交的时间，在规定时间内按对应门类档案规范做好移交工作，确保各门类档案移交能按时完成。

（三）高效有序做好档案移交。档案移交工作在技术上来说难度不大，贵在耐心、细致。移交双方认真做好准备工作，是确保档案移交高效有序进行的前提。在正式移交之前移交人应对所保管的档案资料进行清理，做到账物相符、心中有数；整理好未归档零散文件材料，做到系统有序，分类存放、清单明晰；按档案移交要求编制交接文据，撰写说明，对于准备移交的档案资料整体情况以及特殊情况给予说明。新进档案员的档案移交，档案接收人应了解单位职能活动内容和工作活动情况以及档案保管和档案工作情况，关注档案移交准备工作进展情况。部门之间档案移交，接收人员应对将要接收的档案规范要求做到心中有数，熟悉各门类档案的技术规范要求，确保接收档案质量的合格。档案的移交清点，接收人要对照移交清单逐卷逐件清点，做到账物相符，对有疑义的事项，移交双方应给予说明标注；接收人在清点的过程中做到对接收档案情况有初步了解，有助于后续档案管理工作的开展。各门类档案移交工作，业务部门应负责对所移交档案资料进行整理做好移交清单，档案部门的接收人员，按各门类档案规范整理要求，对照清单，对接收的档案资料真实性、规范性、完整性进行审核，未达到归档要求的材料应退回业务部门整改完善，对确实无法更改的情况，应在移交清单上给予注明。档案人员交换除了在册档案的移交，还应对本单位档案管理的相关规章的进行移交，如管理文件、分类方案、编号规则等，避免出现新档案员对本单位档案管理的相关规定一无所知，难以开展后续工作。地勘单位的科技档案，包含地质、地环、测量、工勘、基础等各个方面，其涉及的行业较多，专业性强，各行业对其档案也有相关的行业标准，交接双方在移交时，还应对各门类的专业档案的组成、特点、涉及的标准规范以及注意事项进行交接。地勘单位的行业特点，决定了其专业档案的涉密性，在保密形势日益严峻的今天，档案管理中涉及保密事项的内容及规定，也应纳入交接范围，避免因保密规定、涉密范围知识的缺乏引发泄密事件。

（四）认真履行监交职责。监交人员担负着对档案移交鉴证和监督作用，档案移交需监交人到场，交接双方在监交人员的见证之下做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，程序规范。监交人应切实履行监交职责，而不仅仅在移交清单上的一个签字体现。

（五）以监督促进移交工作。监督是对工作最好的支持，没有有效的监督，就缺乏工作的动力。各级管理部门在对档案管理工作的检查，在注重档案质量的同时也应加强对移交工作的监督，将档案移交工作列入检查项目，促进各单位领导及工作人员对移交工作的重视，做好档案移交工作。档案移交工作中出现的问题，不仅是档案人员责任，需要相关部门人员的相互配合才能更好地完成。基层单位要提高认识、明确责任，保证档案交接工作严格按照规定办理，使档案工作前后衔接起来，更好地为社会经济建设服务。

[1]廖维庆.浅谈基层单位档案的交接工作[J].大众科学(科学研究与实践),2007(14).

[2]刘艳霞.浅谈档案交接工作的管理[J].才智,2011,32(12).

[3]赵轶丽.档案移交中常见问题及对策[J].管理学家,2010.