档案管理的有效方法及应用研究

文/河南省淮阳县人力资源和社会保障局 吴华

档案管理的有效方法及应用研究

文/河南省淮阳县人力资源和社会保障局 吴华

档案管理在方法上有一定的局限性，需要一定的改进，培养优秀的管理人才，管理制度必须规范化，让档案管理实现它真正的作用。档案管理是一项管理性的工作，也是一项服务性的工作，它为人们的工作提供了服务。本文针对档案处理方面进行研究分析。

档案管理；方法；应用

档案管理是将档案收集、整理、保管、统计等一系列工作，它主要是对文字、图片等文件进行收集、记录、保管等工作。档案管理是最基本的工作之一，对于单位与个人的而言，档案管理是不可缺少的环节，它是一项管理性的工作，也是一项服务性的工作，它为人们的工作提供了服务。

档案管理是我国档案工作的组成部分，档案管理是党的组织、文化建设的基本要求。档案管理部门和工作人员树立整体服务、舒心的服务、全方面服务的意识；加强档案管理的整治，丰富工作内容，了解整理软件，使档案得到充分的利用；使用科学技术管理档案，从服务的角度入手，加强服务的力度，管理档案的资源，加大宣传力度，提高服务质量，提高管理者的专业素养、服务素养。

一、传统档案管理的不足

（一）社会保险档案管理缺乏统一性。社会保险档案的种类居多，每个部门管理不同的档案，由于各部门使用的不同的电脑、软件，所以使管理部门缺乏统一性，出现繁琐的步骤，制约了管理工作的进度，或者是个人档案由于被不同的部门管理，信息不能完整统一，会给个人或者是单位带来一定的困扰。

（二）档案收集不完整。档案在收集整理的时候都会出现困难，档案在人工整理的时候很难做到多方面的完整，造成档案缺失或者是损坏，从而引起个人或单位对整理的纠纷，在个人档案整理时没得到及时的归档，导致后续的一系列问题，存档者调不出档案或者资料不好查询等。给后续的档案整理带来了影响。假如对一个自由职业者的档案没有及时归档，从而会导致用户在明年移交资料时工作出现一些问题，资料不好查询等。或者有些部门能够查询资料，但是办理人无法转移资料，导致档案无法转移或者存留在个人手中。这样会使档案整理不得当，对后续整理档案和使用都造成一定的影响。

（三）档案管理工作人员综合素养不高。档案管理除了用软件进行整理，更多情况下需要人力去完成工作，如果工作人员缺少专业素养，可能会导致档案各部门的无法进行。在单位中，为档案管理成立了独立的部门，主要完善整理工作和提高工作人员之间的配合。但如果相关工作人员缺乏专业素养，或者是临时、不稳定的工作人员，会对档案收集与管理缺少责任心，缺少对整理的积极性，单位又对工作人员缺乏专业性的指导。其次，还有工作人员缺少对技能的掌控，只能简单地对档案进行整理并交给档案室，不了解操作内容和档案管理的规范，没有规范性的流程。从而导致档案的缺失或损毁等问题，不能进行统一的整理从而使得档案管理无法提升自身的价值。

（四）档案管理的技术标准。档案管理的标准从没有考虑过计算机信息处理技术给整理带来的优势，更多是用磁盘、光盘进行档案整理、分类，有些根本没有办法根据规定进行工作。

二、提高档案管理的方法

人们缺乏对档案管理技术、专业素养、制度管理的认识是档案管理的主要问题，需要加强对档案管理价值的认识，提高技术的支持及制度管理的规范性，还要培养优秀的管理人才，让档案管理实现它真正的作用。

（一）提高档案规范化意识。要提升工作人员对档案管理规范化，整理一定要规范，整理后部门要检查，宣传档案整理的重要性，使工作人员认识到管理的价值。要记录好档案管理的流程，了解档案的内容和位置，做好监督工作，使工作人员提高谨慎。

（二）注重培养优秀的管理人才。注重培养优秀的人才，不仅仅是专业上的更是素养上的对口，必须掌握档案整理所需要的技能，需要有耐心的工作人员。培训工作人员的专业素养，使工作人员对待工作更加负责和积极。学习优秀的技术与方法，使档案整理更加规范。对于主要的工作人员，他们的意见对部门有着重要的作用，他们对档案地整理有着自己独到的见解，可以到优秀部门学习如何正确地管理资料，学习技术方法与服务，领导要展开人性化管理，实事求是，使工作人员认真地对待工作与单位。

（三）加大信息化建设。加大信息化建设，使得各部门将整理好的资料统一上传到专业的管理软件中，完善资料的完整与共享。建立完善的信息化平台，使档案管理的特性得到提高，深度挖掘档案管理的价值。培养工作人员对信息化管理的价值，使工作人员在面对任何情况下都能从容地解决，提高管理的水平。

三、档案管理的有效应用

档案管理对人们的生活有着重要的作用，影响着人们的工作和生活，使旧的人事制度发生变化，新的人事管理制度又破土而出，有着新的改变，从旧的管理中找出创新的方法。档案管理的有效方法有如下几点：

（一）关于加强工作人员的专业素质方面。传统的管理跟不上时代的变化，档案种类繁多，这对工作人员专业有着很高的要求，要加强他们对档案管理的学习和认识，使工作人员提高自身的责任心，所以培养一批专业的人才是档案管理部门的主要任务。

（二）关于文书档案方面的管理。文书档案内容具有针对性，既不能修改也不能丢失，而且数量也不多，所以一般都是一件件地整理。文书档案都具有法律性和时效性，不常使用并且数量也不多，但是整理的程序比较繁琐，一般都是按照分类来进行整理的，都是方案、法律文件居多，分类就行了。这样就容易出错。文件档案的特点就是有关联性，看目录就可以得知文件的内容。就算是出现错误，工作人员也能及时改正错误。

（三）关于业务档案方面的管理。业务档案主要是凌杂、数量多，整理需要注重整体，只要能找出有联系的档案就能整理。主要还是涉及人们生活的档案，跟文书档案有所不同，民生的问题多，太笼统。将档案进行分类，以所在地、所在单位、所在部门进行分类，而且民生档案涉及的安全性质的文件不多，对于主要以个人为主文书档案不能马虎。但是业务档案就不一样，它不必一一列出目录，需要记录下街道的名字、住宅的名字、所在地、所在单位、所在部门的名字就可以了，不需要一一排列。只要几个字就一目了然，比如报到证、工作表、劳动合约等，总概括，小分类，降低差错。

（四）关于人事档案方面的管理。人事档案就是有关的人事部门，根据党的干部政策选拔、培养以及任用制度等工作中，形成记载关于干部的自身经历、政治作风、道德思想、业务表现、工作能力、工作业绩等所有的文字材料，是考察指导和选拔并任用工作人员的重要资料。其中人事档案管理必须与现代化的管理理念相一致，并且要热情参与有关拓展服务职能中，这样就使得档案的开发具有了强有力的保障。由此可见，人力资源的管理事务和人事档案事务的关系相当密切。人事档案可以解释为一种载体，产生于人力资源管理过程中各种信息综合的载体。在人力资源的管理过程中的包括识别人才、选拔人才、使用人才的重要过程就是人事档案的内容。其中档案管理和资源管理相互促进，彼此作用，人事档案的发展需要人力资源的广泛推广，人力资源的开发需要人事档案的科学化管理推动。要想保持工作人员管理档案的工作品质，就必须与时俱进。在一定时期内，传统的管理方法是有它独特的科学性依据的，但是，根据唯物辩证法的理论，变化是事物的特性，所以在不同时期，不同形势下以及干部的工作对一些人事档案的管理工作有一些要求上的变化时，局限性就会显露出来。综上所述，现在有关的人事档案的管理，必须和干部工作的需求紧密相连。1.必须做到有关档案材料的收集、归档和鉴别的规范化。及时收集和补充档案材料，是提高干部人事档案管理质量的重要一条，这些举手投足之间的小事，其实直接影响其进档材料的质量。对于已经收集完备的档案材料，从表述是否准确、精炼，手续是否完备，观点是否明确等方面进行认真仔细的鉴别，而且，对于一些不符合要求的要及时退回修改，在有关期限内纠正完毕再归档，但是，对于一些不属归档范围的材料，及时退给有关单位，要做到不积压、不散失。2.对于改进档案的检索与查阅方法，要实行计算机管理，以便于提高档案管理的信息化。采用“四角编码”法还是“笔形编号”法，一些对干部人事档案的检索，均是利用姓氏检索的方式进行的，这两种方法同时都有一定的科学性，但是其明显的缺点就是记起来费时、用起来繁锁，工作效率低。为了提高效率，可以考虑采取用英文字母的顺序号进行编排，这样就会便于记忆，利于查找，提高速度。同时，也可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统，这样档案管理水平就会得到大大的提高：检索系统和利用系统。同时，查档人员利用计算机，在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，是运行干部人事档案原件管理系统的优势，这样做可以说是集众多优点于一身，不仅能够增加查阅有关档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

四、结束语

档案管理是国家档案事业的基本工作，也是整个国家文献信息库的组成部分，档案管理保障了人民劳动的信息，也保障了人们基本工作的稳定。档案管理对单位和个人的就业事项有着重要的影响。随着社会的发展与进步，我国人事制度也在不断地进行变动，档案整理的价值也得到了人们的认识，管理的技术也得到了提升，对工作人员的要求也有所提高，对整个社会都具有长远的意义。

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