知识管理下的档案信息化建设思路

文/中国电子科技集团公司第三十九研究所 赵璐婷 高媛

知识管理下的档案信息化建设思路

文/中国电子科技集团公司第三十九研究所 赵璐婷 高媛

知识管理就是利用现代科学技术对知识进行系统积累、组织、传递、应用和创新，让知识的价值得以发挥，让企业竞争力得到提高。知识管理的最终目的是让知识变为企业战略资源，目的在于实现其价值并提高企业的市场竞争力。文件与档案是档案管理的对象，而知识也是知识管理的对象。档案和知识的管理工作是为用户提供档案知识服务，它的最终目的就是以此来实现具体的价值。这个特点说明二者是可以相融合。

档案信息化；知识管理；信息化建设

档案与知识的管理在流程管理上十分相似，均是把分散的文件、档案或知识进行系统收集与存储等管理工作，等到集中以后，再对其有序化地实施加工、整理工作，接下来是优化完成鉴定、评价工作，最后利用它的最大价值实现，但在我们使用期间还会产生新的文件、档案和知识等，这就需要二次收集、存储。

一、档案信息化的现状

在此数字化技术条件下，文件和档案的会在各种各样的信息系统里传阅。档案与知识的管理工作要利用具体的技术或者技术中包含的元数据、数据库、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息推送、信息安全技术等信息进行工作。所以，在档案和知识的管理中都有着相同的应用技术就是现代信息技术。

在档案与知识的管理中主要要应用现代信息技术来推广实行，但目前的企业信息化档案构建还有着很多主要问题。限制企业信息化档案构建发展的原因有多种，部分中小企业几乎没有实行档案信息化，有的企业还把管理档案部门当作减员的重点进行裁员、撤销，因此档案部门的发展生存受到较大影响，更没有档案信息化建设一说。其次，目前我国没有规范化档案管理，并且在信息化档案建设方面的工作还很落后。在我国欠发达地区相应的制度实施得不到贯彻落实，不遵守制度的行为为数字化的档案信息建设增加了难度。再次，企业决策者对档案信息化建设经费拨付不到位。其信息化建设是一项创新拓展的工作，只有领导的素质优秀并且有长远的战略思想，才会意识到信息化建设价值所在，才会在财力、物力和人力上大力投入，最终大力支持此项信息化档案管理工作，为建设创建必要条件。

二、知识管理下的档案信息化建设对策

建立完善企业系统信息化档案管理工作，并完成对档案管理系统的升级任务，其是档案管理在系统信息化管理的方向。所以必须在档案管理标准中，开展以互联网技术与系统应用软件技术为依托的研发工作，最终强化完善其档案管理工作。只有健全了管理档案技术，才会对档案资源实行规范化管理、对知识的有效管理和应用。因此建设技术含量高与便捷的档案管理系统可以从两方面着手：

（一）完善信息化档案建设的软硬件基础。档案的电子化和纸质是相对应，电子化是存储于计算机硬盘和其他存储设备中，因此对其价值有了保障并把应用软件系统里的数据进行了归档。并且在信息化档案管理工作中，配套的软件硬件都是其支撑的基础，因为电子化就包括硬件、软件及网络技术三部分。硬件包括服务器、文件数字化和互联网设备等支撑资源构成。但在应用软件系统中要选择性能稳定程度较高的，并且应用系统要选择开源的，因为开源的系统可以让其进行二次开发功能来加强并保证数据库与稳定的档案管理软件的功能运行，还可以根据实际状况自由定义操作模块与工作流程等。一个功能强大系统能够保障档案数字化的加工及处理对信息的采集、存储及相关的使用管理等过程运行。因此采用先进的技术进行管理，在很大程度上提升了档案管理水平，保证了档案信息化管理技术的先进性。

（二）完善档案系统的数据库及管理软件功能的使用。数据库是指管理大数据的一种全新技术方法，它可以有效地进行数据的维护工作以及保证数据的严密性，更加方便使用数据。在构建档案信息化工作时，软件技术支撑在于数据库统的建立。因为数据库系统就是档案管理工作的基础核心，所以建立一个稳定的数据库积累是一项长期工作，也要经历从低到高、从单个到群体的缓慢过程。数据库的基础要素知识，将在系统的分析下进行有效的提取和利用，使数据得以高效利用，也使知识成为企业的核心竞争力。在数据库档案建设时，就可以应用计算机系统管理软件进行处理，保证检索的方便快捷性及大存储量的优势，能够降低成本，增强保密性。这些优势可以极大地提升企业的信息化管理工作效率，同时也是实现企业科学正规化管理与先进管理技术接轨的重要条件。

三、结论

知识管理的目的就是让人们重新加强对企业档案价值的认识，企业档案是一项重要知识媒介，是企业重要的战略资源，而不再是简单的历史记录、资料或是文字工具等，它是企业未来发展及历史回顾的镜子。在构建信息化档案管理中，加入知识管理可以发挥出档案信息存储的作用，并挖掘出档案信息中所包含的知识，这也是充足知识储备为企业未来发展的依靠，把档案工作融合到企业核心活动中，可以为企业创造价值并实现利润最大化，并提升企业的市场竞争力。

[1]赵士丹.基于知识管理的档案信息化建设研究[J].新西部(理论版),2013,08(10)：108-109.

[2]田野.档案管理信息化建设工作创新思路研究[J].黑龙江史志,2013,19(11)：135.

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