浅谈“大数据”思维下的公立医院人事档案信息化管理

文/济宁医学院附属医院人力资源处 张柱

浅谈“大数据”思维下的公立医院人事档案信息化管理

文/济宁医学院附属医院人力资源处 张柱

现代人力资源管理对人事信息数据的要求不断提高，传统人事档案的内容及管理方式均需要改革。为提高人力资源管理水平，充分激发人才潜力，需建立人事档案的“大数据”思维，将人才使用与培养中涉及的多类信息囊括其中，建立信息管理系统实现数据的高效管理，利用信息化充分发挥人事档案在人力资源管理中的效用。

大数据；人事档案；信息化；公立医院

人事档案信息化管理的核心，在于通过档案信息资源数字化和档案管理过程网络化，对人事工作中产生的各类信息进行存储、加工、检索、传输，为人事档案工作提供及时、高效的服务，以实现档案资源共享。当前，公立医院面对着越来越激烈的市场竞争与人才竞争，现代人力资源管理需求与日俱增，而传统的人事档案管理无法为组织的选人、用人、培养人提供科学优质的支撑，人事档案管理亟须改革。

一、公立医院传统人事档案特点

国家制定了专门的《干部档案工作条例》，用于规范传统干部人事档案管理，强调在工作中形成的个人经历、政治思想、品德作风、工资待遇、年度考核、社会关系等内容，要求人事档案真实记录和反映广大医务人员的个人经历、德能勤绩表现和工作实绩现状，是选拔人才、培养人才、重用人才的重要参考依据。但实践中，传统人事档案信息内容单一、静态，无法满足复杂、动态化、科学化的人力资源管理需求，难以服务医院人力资源发展规划与人员配置。其次，传统档案的查阅工作必须由管理人员手工完成，工作流程繁琐、低效、易出错，无法满足大批量的信息即时性需求。且在手工检索、档案提取、逐页查阅、逐条摘录的过程中经常容易出错，延误工作。在档案的查阅和流动过程中极易导致干部原始档案材料缺损和丢失。在存储过程中，传统纸质版的保存方式使得档案时时处于火灾泛水等风险之中。

二、建立“大数据”思维，以人事档案信息化管理激发人才活力

公立医院人力资源管理在现实中存在诸多难题，譬如如何更好地促进医院人力资源优化配置，开展更有针对性的培训，实现公正客观的绩效考核激励并充分调动医务人员的积极性，减少高层次人才流失现象等。这些困境不断刺激着人事档案管理水平的发展与提升，现代医院人力资源管理需跳脱传统人事档案的“小人事档案”思维，改变其落后、低效的管理方式。

树立现代管理理念，建立“大数据”思维，提升档案内容的全面性、客观性、科学性，将人才使用与培养中涉及的各类信息囊括其中：1.日常基础信息。员工个人基本信息，所在工作岗位的岗位职责信息，考勤休假信息等。2.医务人员资质证明。医务人员从业资质应具有相应客观的证明支撑，从而最大限度地保障医疗安全。3.员工教育。对医务人员的培训与教育应贯穿整个职业生涯，培训内容应全面、覆盖全员、针对需求。4.员工考核。应建立全面的考核体系，做到“逢进必考”“逢任必考”，且各类考核均应记录于人事档案中，作为选拔任用人才的重要依据。

这些信息所涉及的数据量非常庞大，因此建构具有强大数据管理功能的人事档案管理信息系统非常重要，通过信息化实现医院人力资源整体和个体的准确描述、评价及预测。

三、以系统为依托，拓展人事档案管理内容

在“大数据”思维指导下，济宁医学院附属医院推进员工技术档案信息化建设，实现了员工信息的可及性、资料的电子化、人员的动态监控，优化了管理流程，提高了管理效率，取得了突破性的成果，对之前未被重视或难以实现的人事档案信息内容进行了较为全面的覆盖。

（一）岗位职责。全院设有170余个科室，各科室根据职务、职称、工作内容，拟定了多种岗位，从整体来说，医院共设置了2495个岗位，并针对全部所设岗位编制了具有差异化的岗位职责，岗位职责内容包括岗位的基本信息（包括岗位名称、所属部门、岗位编号、请示上级等）、岗位概述、职责及工作任务描述、任职资格（包括培训条件、学历条件、职业资格条件、工作经历等）等方面内容。全部职工均需签订岗位职责，根据工作实际需要，存在多人签一岗和一人签多岗的情况。为保障岗位职责签订工作的顺利开展，充分发挥岗位说明书明晰职责、界定职责的指导性价值，医院实现了全部岗位职责的电子化，并实行线上查阅、签订、审批，极大地降低了人物力的浪费，保障了岗位职责动态化管理。

（二）资格证书。全院职工的资格证书、证明等也实现了信息化。人事档案信息系统中设置有证书管理模块，其中包括职工身份证、全部学历学位证书、专业技术职务资格证书、执业证书、生命支持术培训合格证书、岗位技能培训合格证书等。为保证证书的真实可信，各类证书均通过官方正规途径予以验真，对于无官网可查询的证书，通过电话联络发证机构进行验证，验证记录电子版证书存放在证书管理模块中以备查验。

（三）个人经历。为全面展现职工的成长经历，为组织选人用人提供更为扎实的参考依据，人事档案系统中设置有教育、工作、职务、职称经历的记录展现模块。教育经历为职工从小学至当前最高教育背景的全部经历，包括毕业学校、就读时间、所读专业、学习形式、毕业类型、证明人、证书编号等关键信息。工作经历包括职工入职前所工作过的单位信息，以及进入我院后的各科室轮转经历。职务经历记录职工入院后所有行政任免信息，不仅包含职务名称及任免时间，并上传对应任免文件。职称经历记录职工取得相应职称的时间、资格类型、职称级别。

（四）培训教育。培训是提升医疗护理服务质量和个人能力的推动力，是日常工作中的重要组成。我院建立院级培训、科级培训两级培训体系，院级培训包括岗前培训、任职资格培训、政策制度培训、行业规范培训等，科级培训根据科内学科发展、质量改进、学术研讨等多方面需求由科室自主设置，以每周不少于一次的频率推进，所有培训记录均上传至人事档案系统中。对于医务人员来说，继续教育是卫生专业技术人员终身学习体系的重要组成部分，方式分为统一培训与自主选择，采用学分制管理。医疗专业人员需每年完成规定学分，学分完成情况与年度考核及职称晋升挂钩。

（五）考核信息。我院建立了包括试用期考核、阶段考核、年度考核、月度绩效考核、资质考核等在内的员工综合评估考核体系，各类考核结果均存入人事档案系统中，做到了实时可查询。信息栏不仅包括考核类型、名称、日期、考核结果、分数等常规信息，我院将各考核指标的分项成绩也录入其中，最终形成的考核评定相关表格在线上完成各级管理层的审核，审核完成后系统会自动在表格审核意见栏中添加审核人手写签名扫描件，保障了考评表格入档的纸质版需求。我院的各类考核均设计有专门的评价指标考核表格，其中成果较为显著的是对职工的医疗质量考核，质量考核指标包括工作量、合理用药、合理用血、合理检查、院感监控指标、医患沟通、医疗质量（非计划再手术、非预期死亡、手术并发症、病历质量），指标结果的评判均有可操作性的具体标准。质量考核指标中多项信息的收集依赖于多个系统的互联互通，信息共享破除了信息孤岛，数据的自动匹配收集计算大大提高了医务人员质量考核的效率，提升了医院整体质量与安全水平。

（六）科研能力。职工的著作履历、论文信息等科研成果也记录于人事档案中。科研论文由职工在系统中自主上报，科研处审核入库，大大提高了科研管理的效率和科研信息的实时性。科研信息的入档方便了职工科研成果的跨部门使用，职工科研能力一目了然，极大方便了各职能部门的各类人员甄选工作。科研成果的信息化方便了管理层及时把握职工科研能力情况，同时科研成果均通过了科研处的验真，避免了学术造假，保证了人才科研能力信息的真实可靠。

（七）奖惩信息。人事档案实现了职工奖惩信息的电子化与实时更新。根据我院实际，医院党委办公室收集职工奖惩经历，并维护入党建信息系统，满足日常党建工作的需要。人事档案系统与党建系统相连，人事档案中的职工奖惩信息跟随党建系统自动更新，同时也保证了人事档案中奖惩信息的真实性。

（八）教学信息。我院作为医学院附属医院，本院职工的教学授课情况也是人事档案中的重要内容，主要包括教学科目、课时、教学评价等信息，利用系统可自动核算职工优质授课数量，作为教学评优的依据。

（九）考勤休假信息。人事档案系统不仅仅用于记载信息，同样也服务于日常管理。目前休假申请审批全部线上完成，提高了管理效率，减轻了职工负担，解决了之前职工关于为请假条“跑断腿”的不满，同时提高了休假情况的数据统计效率，实现了对职工出勤情况更高效的动态监控。职工的班次、出勤情况、休假情况均呈现于系统中。科室排班员以星期为单位上传全科室排班。人事档案系统与指纹考勤系统相连，系统将职工上下班指纹考勤直接与排班班次对照，判断职工是否正常出勤，是否存在迟到早退缺勤等情况，方便管理者直接查看。班次、出勤情况、休假情况的“三方联动”，为职工的休假、门诊、夜班统计工作提供了准确的信息来源，为后续评先选优、人力资源动态配置等工作打下了坚实基础。

四、充分发挥人事档案在人力资源管理中的效用

当前，不少医院都面临着人员考核难、职工培养体系不健全、选人用人决策难等管理难题，而人事档案的应用领域的拓展极大提升了我院人力资源管理的科学管理水平，攻克了诸多长期存在于“选、育、用、留”各环节的管理困境。

（一）推进信息平台建设，完善员工考核体系。科学客观的员工考核体系具有明显的激励作用和指导作用，其不仅为确定员工的劳动报酬与其他待遇提供科学依据，更为职工提供认识自我、明晰组织要求的机会，促进了员工的全面发展。我院通过信息化手段和现代管理方法，逐步克服了工作分析不彻底、岗位职责不明确、工作量及工作质量难以提取等困难，建立了适合本院的职工考核体系，考核全面贯彻职工整个职业生涯。我院考核体系包括试用期考核、阶段考核、年度考核、医疗权限资格评定考核、月度绩效考核等。所有考核结果均呈现于人事档案系统中，考核时间、方式、各考评项目及指标分数等细节也均记录于档案中，管理层及个人可根据个人需要查看，既方便了管理者全面、细致地掌握职工表现，也便于职工及时得到工作反馈，调整个体工作行为。考核结果信息化不仅服务于人力资源管理，更被运用到保证医疗质量与安全中，针对医疗权限资格评定考核结果我院实现了全院开放式查询，每名职工均可获得每位医师的授权信息，以便随时确认医师的行医资质，授权目录与医嘱系统相连接，当医生无相应授权时，其将无权下达相关医嘱，从根本上杜绝了超范围行医的可能，确保了患者的安全。考核不仅涉及人事档案系统中的考核结果存储模块，有时需涉及多个模块甚至多个系统。职工的年度考核一直是我院考核的难点，岗位履职情况是年度考核中较为重要的一项考核，人事档案中岗位职责模块的建立使该问题迎刃而解，岗位履职情况完全以岗位职责说明为基础，由上级及个人针对每一项具体的工作职责和工作量要求进行评分，极大提高了年度考核的科学性与客观性水平。职工月度绩效考核得益于人事档案系统与多个医疗业务管理系统的信息共享，医务人员的工作量、工作质量指标得分等可直接体现于系统中，解决了月度绩效奖金核算的诸多难题。

（二）强化员工培训管理，提升人员素质。培训是组织员工素质的决定因素，更是员工授权、绩效评价、职务晋级的重要参考。医院传统人才理念偏重外部人才引进，忽视内部员工培养，因此，人才梯队建设缺乏内在动力，难以形成医院自身的核心竞争力。我院人事档案管理系统为高效管理员工的培训提供了可能。培训信息管理模块既有方便个人查看的记录展示端口，也有便于培训负责人管理的维护端口。培训模块除了包括培训的类型、形式、时间等信息，还包含培训后考核成绩这一必填项，督促培训方及时对培训成效进行检验，保障职工培训效果。培训记录由组织部门统一上传，避免了人员遗漏，信息由系统后台匹配至个人，节省了录入时间。同时，培训项目提供关键字查询窗口，重点培训项目可通过关键字查询即时呈现，便于及时了解职工受训情况。此外，培训记录信息化极大降低了监管成本，弥补了过往人力资源处对业务科室培训管理的监管空白。全院培训记录可统一导出，培训专员通过匹配实现精确化监督。过往科级培训不受重视，培训完成情况较差。为切实提升培训效果，科室培训完成率被设置为院级质控指标，作为科室质量的重要考核项，科级培训直接影响科室质量分数。通过这一管理手段的创新以及信息系统的便捷高效，我院达成了重点培训100%全覆盖，普通培训90%以上的参与率的员工教育目标。人事档案系统统一管理培训信息有利于管理层对全院培训记录进行大数据分析，可更为科学地掌握当前培训的薄弱环节，提升培训质量，避免了培训的盲目性和流于形式。

（三）保障精准科学用人，推进扎实有效“评先选优”工作。习近平总书记在党的十八届六中全会上提出，要精准科学选人用人。在任命干部、选拔先进等工作中，必须严守原则、注重实际、科学公正，我院人事档案的内容拓展与信息化管理为干部选用机制的健全完善打下了坚实的基础。人事档案系统全面展现了岗位要求，干部的成长轨迹与个人能力，可为干部任用提供坚实的决策依据。人事档案系统的岗位职责为人才选拔提供了目标与方向，其中明确的任职资格要求规范了干部选拔，提升了干部队伍专业化水平，同时准确的工作职责描述也提供了选拔的参考坐标，从而真正做到以事论人、以事择人，依岗选人、人岗相适。资格证书模块展现了干部的教育背景与专业技术能力，证书均通过验证，避免了学历造假等行为带来的组织任命风险。工作经历根据职工考勤信息真实记录了职工转科经历、支农经历、援外经历、支援西部经历等，不仅可以展现职工的工作经验、技术能力，还忠实展示了其是否具有服务基层、支援贫困地区的无畏奉献精神，慎重考虑职工作经历，是对党中央德才兼备、以德为先的用人号召的贯彻执行。干部奖惩经历是干部任用的重要参考，人事档案中的奖惩信息详细记录了奖惩的名称、组织部门、奖惩理由、等级等，便于多方面比较。同时，上述信息均经过党委认证，奖惩的真实性得以保证。除了前文所述，职称晋升经历、考核信息、培训记录、科研成果、教学信息等也详尽地展现了人才的素质与能力。当前医改的大浪潮势不可挡，选人用人均强调医务人员劳动价值的回归，对医务人员劳动价值的重要体现指标便是工作时间。通过我院人事档案的考勤模块，可较为完整准确地展现医务工作者的劳动时间。如山东省开展的“优质护理服务工作表现突出个人”评选中，便突出了对护理人员工作贡献程度的考核，将参加评选的护理人员的夜班数量作为一项量化指标使用，在这一评选工作中，考勤模块的夜班统计功能发挥了重要作用。评先选优可有效激励表现优秀的员工，对劳动时间和班次类型的准确统计为其实施提供了可能性，保证了评优活动真正发挥其导向性作用。此外，职称评审工作也需充分利用考勤模块信息，利用职工门诊、休假等班次的统计，提取工作量信息，保证职称评审甄选切实反映工作实际的要求。人事档案多维度多层次记录职工工作、教学、科研表现，满足了我院作为综合性医院的业务需求，是准确识才、选才、用才的宝贵信息库，通过人事档案信息系统，真正实现了对人才的综合评价。其次，信息化的人事档案管理保证了信息的时效性，帮助组织部门决策人员既关注到干部不同阶段的历史状况，也能了解到其当前现实表现及发展潜力，使得人事决策更为准确。此外，客观的人事档案信息记录是选人用人公正性的有力保障，在很大程度上避免了组织任用的“暗箱操作”，有利于强化任前审核，从而使真正优秀的干部得到提拔重用，把“庸才”“带病”干部坚决挡在门外。

（四）实现人力资源动态调配。当前医务人员用人紧缺，是目前医疗卫生行业的普遍问题，特别是目前全面放开二孩，“产假式”缺员情况日益严重。为应对这一问题，实现各科室人力的平衡，保障医疗安全，控制人力成本，实现人力资源的动态调配，均需要准确数据的支撑。我院的考勤排班模块较为完善地解决了人员动态调配问题，实现了对人力的实时监控。我院根据科室病人危重程度，对科室单个病人所需人力进行赋值，根据当日病人数量及赋值计算所需医务人员等级及对应数量，这一计算可通过人事档案系统与医嘱系统的互联自动进行统计，并展示于人事档案系统中。根据科室当日排班人员等级及数量，两数据对比，可计算出当日科室排班的缺员率或多员率。该数据日更日新，是人力充足性动态监控的重要监测指标，可为职能部门提供准确的决策依据，为后续人员调动提供了参考，可有效破除人员定岗而导致的科室人力固化弊端，较完善地解决休假、病人突发性激增等所导致的缺员问题。

五、总结

综上所述，人事档案管理工作是人力资源管理工作中不可缺少的重要组成部分，充分利用人事档案可极大提升医院人事管理效率，提升医院综合能力水平，医院应不断对人事档案管理工作进行有益的尝试与创新，拓展人事档案的应用领域与利用价值，从而使其更好地为医院服务。

[1]陈媛华.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策[J].人力资源管理,2015(5)：269-270.

[2]张丽娜,夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].2016,39(4)：157-161.