机关事业单位档案工作现存问题及对策分析

文/长春市双阳区国库集中支付中心 李实；长春市双阳区国有资产管理中心 李英

机关事业单位档案工作现存问题及对策分析

文/长春市双阳区国库集中支付中心 李实；长春市双阳区国有资产管理中心 李英

本文通过对机关事业单位档案工作现存问题进行分析，提出相应的解决对策，意在促进机关事业单位的持续发展。

机关事业单位；档案工作；问题及对策

机关事业单位档案管理工作的进行，是人才选拔、人员考核的基础。伴随社会发展、科技水平的提升，机关事业单位档案管理工作逐渐走向成熟化，但相应的缺陷漏洞，也是影响单位发展的主要因素。对此，如何做好机关事业单位档案管理工作，成为当前人们关注的焦点。

一、机关事业单位档案工作现存问题

（一）体系不健全。诸多机关事业单位领导存在如下观点：“档案工作说重要、做次要、忙不要”，甚至在部分领导中还呈现“口头重视、行为不重视”的现象。而产生该种现状的关键在于：机关事业单位档案工作体系不健全，仅依据领导“组长”的角色，对档案工作实施小组协调管理，加之未对工作任务、工作标准进行科学制定，使之档案工作出现杂乱无章的局面。

（二）档案移交规范性不足。由于机关事业单位对档案工作重视力度不足，使其在档案收集和整理、移交与保管等环节出现规范性、严谨性不足的状况。例如：归档资料在收集过程中，完整性不足、重复编号、文号时间和形成时间不一致、未盖公章等。除此，档案文件整理中，未对订书钉等杂物进行针对性去除；转发文、被转发文颠倒或内容混淆；移交不及时；未建立移交清册等。以上均是当前机关事业单位档案工作面临的问题。

（三）设施不完善。档案库房、查阅室、部门办公室应呈现“三室分离”状态，但实际情况却与之相反，而档案库房“八防”措施（如防盗、防光、防火、防潮以及防高温等）更未得到全面落实，如部分机关事业单位将档案库房定义为“杂货铺”，用于诸多资料、设施仪器的储存。与此同时，少数机关事业单位为降低档案资料文件管理成本的支出，仅将其存放于木质柜和编织袋、地下室与纸箱中，为档案工作埋下巨大隐患。

（四）人员素质低下。针对实际机关事业单位档案管理工作的开展，管理人员认知偏差、素质水平低下，是影响档案管理工作质量与效率的主因。如档案管理人员将自身岗位工作认定为繁琐化、复杂化的范畴，使其重视度逐渐丧失，更谈不上工作积极性，导致档案管理工作诸多疏漏与问题的发生。除此之外，档案管理人员素质低下是当前机关事业单位普遍面临的现状，但其并未真正意识到自身综合素质对档案管理工作的意义，致使未定期学习相关管理知识、总结管理经验，降低机关事业单位档案管理质量与效率。

二、机关事业单位档案工作质量提升对策剖析

（一）制定规范档案机制，明确工作内容。从整体上来看，机关事业单位若要做好档案管理工作，则应通过档案机制的制定，使其能够在合理、规范的前提下，明确管理人员自身工作职责，结合工作内容的强化，预防单位档案管理问题的出现。即要求机关事业单位的发生管理人员离职与调职等现象时，应做好交接工作，并预留相关联系方式，便于档案管理问题发生时对责任人的及时查找，降低不必要损失。此外，制定规范档案机制还应加强档案保护、档案更新工作。前者应从管理人员的角度，对档案资料的摆放位置、缺损问题进行定期检查，针对档案工作问题应予以技术且耐心解决。其原因在于：机关事业单位档案管理工作具有繁琐化与复杂化的特点，管理人员应保持精细且耐心的工作态度，保证档案问题得以充分解决。后者是在社会快速发展的背景下，机关事业单位档案信息更新速度也相应有所提升，而管理人员应稳抓时代特点，以信息及时更新的方式，促使机关事业单位档案管理工作的价值能够最大限度发挥。

（二）档案工作为机关事业单位发展提供服务。机关事业单位档案管理工作的进行，还应着重关注档案保存等内容，以管理人员积极性全面调动的方式，对档案完整度进行定期查看，若发生档案破损，则应立即采取补救措施。机关事业单位档案管理工作看似简单，但却非如此。对此，机关事业单位领导者应高度重视档案资料利用率、服务面狭窄等问题，结合科学化与合理化档案管理工作的进行，以其利用率强化的角度，使其为机关事业单位发展提供服务。

（三）营造档案管理氛围。为树立机关事业单位档案规范化管理的目标，避免相关隐患的发生，则应营造档案管理氛围，依据《国家档案法》对本单位档案管理标准予以明确，改变当前档案管理混乱无序的局面。而科学管理理念的树立，应充分结合刚性管理、柔性管理思想，构建共享化且专业化档案管理系统，用以彰显其科学性和高效性管理目标。

（四）加大管理人员培训力度。管理人员素质水平、专业技能是决定机关事业单位档案管理工作成功的关键。对此，单位领导可通过管理人员定期培训的方式，要求其对管理理论、实践经验予以学习，并结合档案管理工作重要性的强化，促进机关事业单位档案管理工作效率与质量的提升。

三、结束语

总结上文，档案工作作为机关事业单位发展的重中之重，应于实际档案管理工作中，通过制定规范档案机制，明确工作内容、切实档案工作，使其为机关事业单位发展提供服务，营造档案管理氛围，辅以加大管理人员培训力度等对策，以最低化设备资源与人力资源的输出，推进机关事业单位的稳定发展。

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