档案管理存在的问题及对策分析

文/承德广通信息网络有限公司隆化分公司 孙丽萍

档案管理存在的问题及对策分析

文/承德广通信息网络有限公司隆化分公司 孙丽萍

随着档案电子化程度的提高和普及，虽然还有一部分地区没有全面实现文档电子化，但还是有一部分管理人员放松了对纸质文档的管理，因此，我们需要加强对纸质档案的管理。本文深入分析档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出解决的方案。

档案管理；归档；问题；对策

一、在档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作不规范。目前，在我国的大、中型企业，尤其是中、小型企业和档案单位中，大部分档案管理存在着这样那样的问题，企业没有严格的档案管理制度，档案管理人员对档案的管理工作不规范，这种问题主要体现在档案名称、归档分类、档案排号不规律等方面，而且有个别的档案还会出现卷宗内容不全面，归档位置不正确的问题。除了以上这些问题之外，最重要的是对归档档案进行检索，由于企业在进行档案检索时多数是人工检索并且档案管理不规范，因此，在进行当案件检索的时候就会花费较长的时间，影响工作效率。

（二）没有配套的档案管理设备。有一部分企业并未重视档案管理，有些企业甚至没有专门的档案存放室。由于硬件设施条件不足，造成了部分档案存放不完整，甚至丢失的现象。由于企业的防潮方式和防湿工作做得不到位，档案内容错位、内容丢失以及霉变都时有发生。这些问题不但影响了档案的干净整洁、整齐美观，而且对档案检索和日后的档案整理造成了很大、很恶劣的影响，因此，企业应该重视档案管理方面的问题，尤其是要配备档案管理设施。

（三）文书档案管理人员的素质不够高。档案管理人员的素质直接决定了档案管理的质量和工作效率。由于企业对档案管理问题的不重视，作为管理档案的直接负责人，档案管理人员的自身素质并没有达到合格水平。在企业中从事档案管理工作的员工文化素质普遍不高，大多数档案管理人员都没有经过专门的培训和专业技能学习就被分配到档案管理工作岗位上，对立卷、档案分类等工作基本技能都不了解；还有一部分档案管理人员虽然是档案管理专业的，但是并没有认真对待档案管理工作，以为已经上岗就不需要再完善自己的专业知识结构，不需要再提升自身的实际档案管理水平，特别是随着现在档案电子化的普及，档案管理人员并没有意识到掌握计算机归档技术的重要意义，大部分档案管理人员对电子档案归档一窍不通。因此，企业档案管理人员急需提升自身的专业素质和思想素质。

二、针对档案管理中存在问题的解决对策

（一）使用纸封对档案进行归类。在对档案进行归类时，档案的内容多少以及大小规格都存在一定的差异，因此，档案管理人员应该采用统一的文件袋来对档案进行装订。用文件袋对档案进行装订能够以件为单位，通过层次分明、薄厚不同的文件袋对文件进行分类；而且把档案都装进文件袋，对档案能够起到一定程度上的保护作用，能够有效地避免发生一些可能会对档案造成损伤的事件；能够有效地提高档案检索的效率；方便复印；而且文件袋的成本远远要低于不锈钢夹子，节省了很大的放置档案的空间。文件袋的表面通常都有用于档案类型记录的地方，方便对档案进行标号和记录整理，使有关人员在进行档案检索时能够一目了然地了解档案的基本信息。

（二）强化对归档要求的管理。将归档章盖在固定的位置，最好在文件档案袋的右上方，并且能够有一个固定的上边距和右边距，如：将归档章盖在距离文件袋上边距2c m，右边距2c m的地方。这样以后再检索档案时，就不用把档案全部抽出，只有把档案的右侧拉出大约四分之一的大小就可以轻松找到所需要的档案。这样不但能够大大提高档案检索的效率，而且能够减小档案管理人员的工作量。对于特殊的归档档案，如：塑装、皮装的会议记录本，封好的账本等应尽量保持档案的完整，不用拆封直接装进文件袋即可；在对二开设计图纸进行归档时，将设计图纸按照国际标准纸张的大小进行折叠，折叠后将设计图纸装进文件袋中封存并标注设计图纸的时间、类型、所属工程以及保存期限，并在规定位置盖上归档章；建议档案管理人员保持归档章的摆放方向一致，装盒时保持文件袋上文字的统一对齐，整齐一致。这样即使改变了档案的摆放方向，却不会对档案的阅读和检验造成影响。

（三）寻找合理的归档规律，制定完整的检索计划。档案管理人员应该在对档案进行归类时总结归类档案的规律，方便日后在有需要时进行档案检索，通过不同档案的类型、时间和保管期限对档案进行分类归档，制定同一类的档案编号对照表，在对照表中，根据档案的时间顺序，由远到近对档案进行分类归档，在档案的文件袋上注名该档案的件号、所属部门以及保管期限，这样在进行档案查找时，只要知道档案的时间和件号就可以非常容易地找到该档案。

三、结束语

虽然我们正处在电子数码时代，但是对纸质文档的管理也不能松懈，我们要提高文书档案管理人员的素质，规范档案管理工作，使用纸封对档案进行归类，将归档章位置盖在文件档案袋的右上方，制定完善的档案管理计划，工作人员一定要跟上时代发展的潮流，为档案管理定下坚实的基础。

[1]王从容.当前文书档案管理的缺失与对策[J].华章,2011(24):269-270.

[2]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].广东科技,2009(1):13-15.