技校档案管理工作信息化建设探析

文/青岛市技师学院 常改

技校档案管理工作信息化建设探析

文/青岛市技师学院 常改

对于档案管理工作而言，“信息化”的出现，极大地方便了档案管理，并在档案的保存、使用、管理等方面发挥着无可替代的优势。因此在技校档案管理工作中，进行信息化建设，在当今社会显得尤为重要。

技校；档案；管理；信息化

现如今，社会发展进程不断加快，对于信息交流的要求也日益提高，如何快速有效地进行信息沟通是每一个现代人所要面对的问题与挑战。随着计算机技术的发展与应用，办公设备经历了几代更替，现如今，计算机已成为每个人必备的办公用品。熟练地运用计算机，将档案整理成电子文档，不仅解决了纸质文档易破损、易遗失、信息交流繁琐、不易管理等缺陷，更极大地延长了文档保存的期限，使文档在管理、传播的过程中，不再受距离与时间的约束，使用者可自如地对文档进行存储、读取和传播，轻松便捷且安全稳定，极大地提高了文档管理工作者的办事效率。

一、档案管理信息化建设的特点及优势

（一）档案管理信息化可将管理对象数字化。档案管理的信息化是将信息的载体由原始的纸质文案向电子档案转变，究其本质，是形式与载体的转变，其管理过程并不改变档案原本的属性与内容，将档案由纸质媒介转向以计算机为依托，从而方便管理、发展与完善。

（二）档案管理信息化可实现信息服务网络化。在过去的档案管理过程中，每一份档案都是相对独立的，其管理过程基本分离，这就造成了信息使用上极大的不便。而随着时代的发展，信息被调用的越来越频繁，范围也越来越广泛，传统的档案信息管理方法已无法满足当今社会发展的需要，各种弊端也日益凸显。而对于档案的信息化管理，不仅可以利用自动化技术将信息进行合理、有效地分类，方便建立信息点对点、点对面的服务，满足人们对于信息检索、分类、提取、共享等应用需求，还可以减少管理者及使用者大量的工作时间，挖掘更多更有价值的信息，创造更多的社会价值。对于技校而言，档案管理工作的信息化，更是意味着可以将学校内部所有的信息资源整合归纳、形成一个完整的体系，打造一个完整、科学的学校内部信息资源系统，通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网连接与共享，满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用的需求，实现全校信息资源的共享，以便于使用者更有效地进行信息的存取与利用，提高学校内部档案信息的利用效率。

（三）档案管理信息化可以实现档案收集的网络化。档案的管理工作虽然没有特别强的专业性，对于从业者也没有太高的职业相关性的要求，但是，如何行之有效地收集档案资料，如何准确、高效地利用档案资料，决定了档案资料管理的水平、地位乃至其自身存在的价值。而在信息化的档案管理下，从事档案管理工作的人员可以利用计算机技术，实现档案的收集与传输，从而广泛、便利地实现档案资料的获取，提高工作效率。

二、技校建设档案管理信息化的必要性

（一） 社会信息多元化的需要。如今，信息技术的发展极大地影响甚至改变了人们的生活。先进的设备与技术已入主人们的社会生产活动的各个领域，而档案信息的管理工作也并不例外。人们已从传统的、单一的、以纸质文件作为唯一的媒介的记录方式，转变为文字、影像、声音等多种媒介相互作用、相互配合的档案信息的记载工作。而对于档案的管理，也不再局限于固有的时间、局域的限制，信息与网络的结合，促使信息化逐步取代传统的档案信息的管理方法。对技校而言，更应该充分意识到档案管理信息化的重要性，切实将建设信息化档案管理放在战略高度，以促进完善学校的发展与变革。

（二）办公自动化的需要。作为一个学校，对档案管理的信息化建设，不仅是时代的要求，更能为学校的科研、招生、教学和管理提供强而有力的技术保障，为各部门的工作与协作提供必要的信息支持，同时，各部门对于信息的采集多集中于视频、音频、电子档等形式，而对于此类信息的管理更要求发展信息化管理技术。进而档案信息化管理，因其收集广泛、交流便捷、易于存储和读取、方便管理等优势，在办公自动化中的地位日益突出。

（三）档案信息化规范管理的需要。技校档案管理面对新型形态和载体的数字资料越来越多，开展档案数字化建设，规范管理，可以更好地为技校的各项工作提供档案信息服务。以计算机网络为载体的档案信息，不再依附于纸质媒介，更方便了资源的合理配置，有利于信息使用过程中的有效链接，极大地减少了工作难度，便于操作。同时，对学生档案的信息化的管理，便于读取学生的发展状态，观察学生的成长轨迹；对于学校档案的信息化管理，能更好地规范学校的发展态势，创造良好的发展环境。对于人人关心的“信息安全”问题，信息化管理技术的发展，将会严格把好信息安全关，为信息安全贡献一份力量。

三、我国档案管理信息化目前存在的不足

（一）缺乏信息化意识。由于信息化管理在我国从兴起到发展至今时间较短，信息化管理理念并没有深入人心，有些管理者更偏爱纸质文档的“存在感”，加之我国与信息化管理相关标准制定的缺乏，导致信息化管理的工作流于形式，造成了极大的资源浪费。

（二）基础设施不完善。对于档案管理的信息化建设来说，计算机、存储器、刻录机、复印机等设备必不可少，并要为之配备相应的网络服务，而这一切都离不开资金的支持。对于技校而言，如何保障办公设备及信息化建设设备的完善，是建设档案管理信息化的重中之重。而缺乏资金导致的设备无法配置齐全将极大地影响档案管理信息化的建设。

（三）管理者知识结构不合理，学校不重视。对于有着丰富的传统档案管理经验的人员来说，其对于管理的理论基础、原则、技术等早已熟稔于心，但却对计算机、应用软件等信息化管理技术一知半解，而年轻、熟练掌握计算机技术的人员则会存在对档案信息的管理原则及流程不熟悉的状况，部分学校存在档案信息管理员无法得到应有的待遇等状况，从而影响档案管理工作信息化的建设进程。

四、如何加强技校档案管理信息化建设

（一）保障档案信息化建设的经费投入。技校的档案管理工作是学校发展的重要组成部分，因此，学校领导首先要意识到档案管理工作的战略地位，高度重视，技校加大对档案管理信息化建设的投入力度，保障资金供应，深度挖掘档案管理的资源价值。

（二）转变传统观念，增强意识。管理档案的工作人员应高度重视档案管理的信息化建设，转变思想观念，探索适合本校发展现状的档案管理信息化的建设道路，并以学校自身的发展需求为准绳，制定相应的业务标准，逐步建立健全管理机制。

（三）提高档案管理人员素质，优化队伍结构。为建设档案管理信息化，管理者必须熟练掌握计算机技术，明确管理原则，熟悉管理流程。因此，对于档案管理工作者的团队建设，必须注重复合型人才的培养，树立终生学习的意识，加大培训力度，同时注重对专业人才的引进。

五、结束语

总之，档案管理的信息化建设，在信息技术高速发展的今天显得尤为重要。技校作为国家教育的重要组成部分，有着其特殊的使命，而在其管理工作上，更应该顺应时代的潮流，推进档案管理的信息化建设。

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