高校数字档案信息资源服务模式发展研究

文/苏州科技大学 程熙

高校数字档案信息资源服务模式发展研究

文/苏州科技大学 程熙

本文从服务资源、服务主体、服务对象、服务方式四个方面探讨高校档案信息资源服务模式发展的对策，以期最大限度地满足档案用户在信息时代多样化的档案需求，提高高校档案部门的服务质量与水平。

高校数字档案；信息资源；服务模式

随着数字化校园建设的不断深入，我国高校档案工作在基础业务不断加强的基础上，逐步开展数字档案馆的建设，高校档案部门从服务对象、服务范围、服务方式等方面不断探索与改进档案信息资源服务工作。但在肯定成绩与进步的同时，应清楚地认识到高校档案部门与校内其他信息服务部门诸如图书馆、博物馆的差距，更应主动学习与积极借鉴国外高校数字档案信息服务的有益成果。

一、服务资源：校内资源与社会捐赠相结合

馆藏资源的数量与质量是高校档案部门提供档案服务的前提与基础，丰富馆藏与扩大收集范围一直以来都是高校档案馆重要的基础业务，近年来，各高校档案馆在此项业务工作基础上，注重加强档案编研，挖掘特色档案资源，建立专题档案数据库，形成具有本校特色的“思想资源库”。如南京大学档案馆加强与国家级馆际之间的交流与合作，多渠道获得历史档案资源，接收保存于中国第二历史档案馆的“中央大学档案”（缩微胶片）、金陵大学档案（数字化），增补了南大历史档案空白；中国矿业大学档案馆依托校庆的有力契机挖掘校史资源，于2009年百年校庆之际编纂《中国矿业大学志（1909-2009）》。在肯定成绩的同时，应清楚地认识到高校档案馆普遍存在馆藏资源类别单一、收集范围局限于本校职能部门、精品档案匮乏等问题。为应对信息资源数量的激增以及档案用户多样化的信息需求，高校档案部门应树立大档案观念，主动分析用户信息需求，拓宽收集渠道，扩大收集范围，构建校内资源与社会资源相结合的馆藏档案信息资源体系。

（一）校内资源。校内资源是馆藏资源的主体，对校内资源的收集是高校档案馆的基础业务工作，是高校档案工作人员的岗位职责。校内档案收集每年分两次完成，每年4-6月份收集党政类文书档案，每年9-10月份收集教学档案，由各职能部门的兼职档案人员完成预立卷工作后移交学校档案馆，因此，兼职档案人员的档案业务能力直接影响档案收集、整理的质量。高校档案部门应强化本校档案管理制度，将档案管理纳入兼职人员的岗位职责，同时注重加强对兼职档案人员的业务培训与专业指导。以苏州科技大学为例，学校档案部门每学年定期召开兼职档案员培训交流会，并积极组织档案专兼职人员参加苏州市档案局于每年8月举办的档案业务培训与继续教育，加强与其他高校档案人员的交流学习。另外，档案馆应加强与校内其他职能部门的交流，尤其是增进与图书馆、校史馆的信息资源交流。值得一提的是，档案馆加强与教务部门的合作将有利于学生学籍档案系统的建立。

（二）社会资源。社会捐赠是社会资源搜集的有力手段之一，有利于补充校内资源的空白与缺失部分。社会捐赠需要高校档案部门发挥主观能动性，积极主动地搜集保存在社会组织、民间团体或个人手中的与本校建校历史、发展历程、知名校友资料等对学校教学、科研、管理等活动发挥重要研究及参考价值的档案资料。国内高校在这方面进行了积极的探索，如南京邮电大学积极做好档案征集工作，先后接受江苏电信公司捐赠的通信设备近200件，江苏通鼎光电有限公司捐赠的各类电缆49种，天津联通捐赠的退网设备40余台，征集图书、徽章、印章等个人档案100余件；扬州大学探索建立了以二级学院为主体的“名人档案”采集机制和“无偿捐赠”与“有偿购买”相结合的重要史料（实物）征集机制，为充实馆藏以及推进专馆建设提供了制度保障。

二、服务主体：专业性与文化性相结合

高校档案馆（室）是为学校师生、社会公众提供档案信息服务的主体，其服务工作通过馆（室）内的档案专职人员推动和开展，因此，档案馆（室）的组织结构、机构设置、职能定位、制度建设、人员配备等方面的情况对信息服务工作的质量和水平产生了较大的影响。档案部门是信息服务的支持单位，档案人员是信息服务的直接操作者，从这方面来说，两者都是档案信息服务的主体。

（一）高校档案服务部门。笔者选取江苏省43所全日制公办本科院校为样本进行网络调研，通过分析发现，有26个高校档案馆属独立建制，占样本的60.47%，其余17个高校档案部门均隶属校（院）长办公室；43所全日制本科院校中有24所高校建立了校史馆或博物馆，其中13个高校校史馆（或博物馆）隶属于档案馆或者与档案馆合署办公，占样本的30.23%；样本中只有江南大学1所高校建立了“图书馆与档案馆”，档案馆与图书馆合署办公，是国内高校图书馆与档案馆一体化管理的典型代表。

笔者认为，尽管就当前我国档案开放程度而言，并不适合图书馆与档案馆的一体化管理，但我国可实行“图情档”融合管理体制，一方面，依托档案馆建立校史馆（或博物馆），两馆实行“两块牌子，一套班子”一体化管理体制，建立档案馆（校史馆），如扬州大学建立档案馆（校史馆），常州大学由档案馆负责筹建校史馆；另一方面，档案馆与图书馆合署办公机制，即同一地点办公，内部管理独立，这样有利于最大限度地实现校内信息资源共建共享，如南京医科大学档案馆位于学校五台校区图书馆楼四楼；江南大学档案馆位于学校公益图书馆大楼内10楼~14楼，拥有3800平方米的馆舍，拥有1430立方米智能密集架和环境温湿度自动控制系统的库房。

（二）档案工作者。高校档案工作者是档案信息服务的主要力量，档案人员的综合素质与服务能力直接影响甚至是决定信息服务的质量与水平，目前，我国高校已建成一支年龄结构、学历结构与专业结构合理的人员队伍，各高校档案馆（室）注重专业性与复合型人才的引进与业务培训，不断增强档案人员的业务能力与科研实力，以应对信息技术对传统档案工作的冲击与影响。其一，注重专业人才引进。人才引进是补充、丰富档案人员队伍的重要途径，在综合考量档案部门人员的专业职称、年龄、专业、学历、性别等方面情况的基础上，制定适合本部门的人才引入计划。其二，加强在职培训与继续教育。一方面，培训档案专业知识以及相关学科的知识，如历史学、图书馆学、博物馆学、计算机技术等知识，如江苏省档案局（馆）联合江苏科建教育软件有限责任公司开发的“江苏省档案远程教育平台”，开设网上课堂，强化档案人员的专业知识；江苏省档案局委托苏州大学社会学院档案与电子政务系对全省档案工作者实施档案实用技能培训，力争通过具有操作性和实用性强的培训课程，强化全省档案工作者队伍素质和实践创新能力。另一方面，鼓励档案专职人员攻读学历学位，主动改善知识结构，提升学术研究水平。如中国矿业大学为改善本馆人员学历结构，鼓励工作人员进一步深造学习，对继续进行学业提升的档案人员报销1/3的学费，并且外出面授学习请假继续颁发奖金，此项激励措施不仅使档案人员的学历层次和专业理论水平有了质的提升，也为档案人员的个人发展打下了良好的基础。

三、服务对象：扩大化与大众化相结合

高校档案信息服务对象是档案信息的利用者，即档案受众，正是因为有了档案信息的利用者以及利用需求，才有了档案信息的服务工作。我国高校档案馆（室）是由学校档案室发展而来，并且在最初机构建设上设置为隶属校（院）长办公室，因此其管理体制、工作方式方法、服务理念受机关内部机构的影响，以服务学校内部组织与人员为主要工作内容，对外服务理念不强，甚至有些档案人员为避免工作差错，拒绝向校外人士提供馆藏内容。高校档案部门作为学校内部组织，为校内师生提供档案信息服务是职责所在，同时，高校档案馆（室）作为国家科学文化事业机构，发挥文化性、教育性功能，为社会公众提供档案服务也是其服务功能所在。高校档案馆（室）及档案人员应在满足校内师生信息需求的基础上，扩展服务群体的范围，充分发挥高校档案部门的文化功能。

对校内利用者，积极建立各项专题数据库，使用新型管理系统，如苏州科技大学建立招生录取专题数据库，现已完成原苏州铁道师范学院、原苏州城建环保学院录取名册数字化工作，苏州科技大学（原苏州科技学院）招生类专题数据库2001~2013年目录已数字化，通过录入学生姓名即可准确定位录取信息所在的案卷页码，极大地提高了利用效率；南京师范大学研发使用的《干部人事档案R F I D射频标识维护与监控盘库系统》实现了足不出户的利用需求，使干部人事档案利用服务模式得以进一步深化和拓展。

对于校外利用者，在不涉及国家、社会、学校及个人信息安全的范围内，简化校外人员利用手续，扩展利用权限。如中国矿业大学研发使用的档案管理系统，具备完善的在线档案利用服务功能，实现对不同级别的用户在其权限范围内单库检索、跨库检索与全文检索，对于有电子原文的档案，可以提出电子订阅申请，批准后可以在有限时间内享受原文的浏览、下载和打印服务；对于无电子原文的，可以提出实物外接申请，审批通过后可直接到馆办理档案外借手续。

四、服务方式：多样化与个性化相结合

档案馆藏只有通过档案用户的利用才能发挥信息价值，丰富的服务方式及手段是档案用户利用档案资源的有效途径。网络技术与信息技术的发展促使档案网站成为高校档案馆为档案用户提供信息服务的重要平台与主要工具。通过网络调研，在43所江苏省全日制公办本科院校中，有32所高校档案馆（室）建立了档案网站，占74.42%，32个档案网站中有5个网站设置了安全权限，只有通过校园内部网络或者V P N登陆才能获取网站的全部信息。通过网络调研与分析，目前我国高校档案网站建设仍存在服务方式单一、服务内容更新缓慢、个性化服务缺乏等问题，与信息化时代档案用户信息需求远程获取不匹配，不利于档案网站作为高校档案馆形象展示功能的发挥与实现。根据数字档案信息服务的内容、特点，我国高校档案馆的信息服务方式可从传统服务与个性服务两大方面下功夫，传统服务是高校档案服务的基础业务，是重中之重，个性化服务是网络环境下档案馆功能的拓展与延伸，是大势所趋。

（一）传统型服务方式。传统服务是档案馆（室）基础业务工作之一，主要包括档案查询、档案利用、业务培训、用户利用效果登记等，在数字化校园与信息技术的支撑下，高校档案网站为档案信息服务提供平台，信息发布、在线检索、档案编研、网上档案展览、用户反馈等成为档案用户可在线获取的服务内容。其中，信息发布是档案网站的基本功能，有利于用户快速了解档案馆的馆藏结构、查档须知、法规政策等内容；档案信息检索是档案服务的核心，用户利用档案的针对性强；档案编研与网上档案展览是档案部门充分挖掘本馆馆藏信息的有效途径；用户反馈是提升信息服务质量与水平最直接有效的环节。

（二）个性化服务方式。一方面，注重用户个性化需求。档案用户受其知识结构、行为方式、性格特点等影响，对档案的信息需求与满意程度有差异，档案馆应在尊重用户个人隐私的前提下，根据用户的信息需求提供信息推送、定题服务等个性化服务。另一方面，注重社会化媒体的应用。其一，通过微博、微信发布档案馆的相关信息，如南京大学、东南大学、河海大学、扬州大学、南京工业大学档案馆开通了微信公众号，发布史料研究成果、展示档案精品、介绍人物档案，做好校内与校外档案宣传工作，为公众提供信息服务，其中东南大学可直接在微信公众号中查询所需档案资料，并根据身份不同设定不同的登陆口，具有良好的用户体验。其二，通过论坛为档案用户提供学术交流、业务探讨的平台，如南京大学通过南大之星档案论坛拓展用户参与空间；通过即时交流软件，用户可以随时与档案馆员联系并反馈服务评价信息，提高档案用户与档案馆的互动程度。

【本文系江苏省高校档案研究会档案科研课题“区域性高校档案馆信息资源共享机制与服务模式研究”（项目编号：j s g d z 2016-09）研究成果】

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