浅谈高校档案管理存在的问题及对策

【摘 要】高校档案管理工作是彰显高校教育质量、管理水平水准的主要标识。本文分析了高校档案管理工作中存在的问题，并提出了相应的处理手段与对策，促进高校档案管理工作的顺利进行和开展，发挥高校档案的实质作用。

【关键词】高校档案管理；存在问题；对策

引言

高校档案是把高校中各个项目与活动进行记录，其中包含教育教学、科学研究、制度管理等方面的文字、图表、影像等相关材料。随着高等教育事业的发展与进步，高校档案的管理工作早已成为高校建设工作中的主要内容，一方面度量了高等院校的教育教学质量，另一方面展现了管理水准的主要尺度。

一、高校档案管理中存在的问题

（一）领导不够重视，群众消极参与

在大多数高校中，档案管理工作的宣传力度不足，深度不够，绝大多数人对档案管理工作并不是十分的了解，再加上档案管理工作内容和性质的特殊性，还不能被人们接受和认可。一些高校对档案管理工作的认知还不全面，档案管理部门通常会被认为没有社会地位、经济地位和政治地位，档案管理部门处于可有可无的状态。档案管理工作被视为收集、整理、保存一些过去的记录和事件，并没有实际的意义和价值。学校教师在平时的工作中也不重视档案的整理工作，造成部分档案材料流失现象及其严重。

（二）缺少专业的档案管理人才

档案管理工作是专业性较强的一项工作，从事档案管理的人员需要具有较强的专业知识和技术技能。但在实际安排的档案管理人员中，大多数工作人员在档案管理中都不具有专业性，并且没有经过专门的学习和培训，缺少专门的知识理论和实际工作经验，对档案管理的相关工作认知较浅。高校档案管理人员在多数情况下被作为教育教学与行政管理服务的，在职称、待遇、收入与其他教师和干部具有较大的差距，致使档案管理岗位的人员流动性较大，甚至出现兼职上任的现象发生。

（三）高校档案管理欠缺经费投入和基础建设

在实际的档案管理工作中，需要一定的物质基础和经费投入。由于部分高校的不关注、不重视，导致对档案工作经费的投入逐渐减少，也没有对档案工作的基础设施和设备机械进行重新建设与选购，致使高校档案管理工作呈现拖沓现象较为严重，一方面缺少安全保存档案的库房，另一方面缺少防盗窃、防火灾、防污渍等相关设施的建设。

（四）高校档案管理工作的制度不够完善，管理模式落后

目前，众多高校档案管理工作的制度缺少完整性与合理性，一方面缺乏职责规定、考核制度，另一方面缺少制度化和科学化的管理。在管理模式上相对落后，档案管理技术未与先进的网络科学技术进行融合交流，大多数的档案管理操作仍旧停留在手工作業环节，不仅妨碍了档案的合理利用，而且还很难满足学校、教师和学生对档案管理的需求。

二、改善高校档案管理的相关意见

（一）关注档案管理工作，加强对档案工作的认知

高校档案管理工作是高等院校事业发展的主要工作方向，高校的各级领导需要对档案管理工作重新的认识和了解。将档案管理工作列入学校发展的整体章程中，纳入学校的整体工作计划中，为档案部门提供良好的工作环境，对档案部门参加学校组织的各项活动予以大力的支持。让高校档案管理工作逐渐趋于标准、规范、先进的发展方向，让档案建设为学校、教师和学生更好的服务。

（二）关注档案人才的培养工作，加强档案团队的建设

高校档案工作的关键在于人才，具有较高素质的人才会给档案管理工作带来全新的活力与激情。高等院校需要经过培养、引进和人才流动等方式完成档案工作人员队伍的优化工作，建设一支业务性强、研究性广泛的创新团队。第一，需要招聘档案管理专业方向的毕业生，不仅在工作中能够很快的接受新鲜事物，而且对管理制度和机制方面的改革也有促进的作用。第二，对目前在职的档案管理人员进行定期的培训和教育工作，提升档案管理人员的综合素质。第三，加强提高档案管理人员道德素质素养教育，具有爱岗敬业的职业素养和钻研档案专业知识内涵的工作人员，才能解决工作中出现的一切困难。

（三）增加档案管理的资金投入，加强基础设施的建设

高校需要在档案管理建设方面增加资金的投入，加强基础设施的建设。对档案库房的建设可以改善库房保存文件的条件和环境；增添适当的仪器设施，可以将先进的技术思想和技术方式应用在目前的档案管理工作中，不仅提升档案管理的效率，而且让高校各个方面的工作实施都紧跟时代进步的步伐。因此，高校需要对档案管理工作进行经费的投入，不断加强基础设施的建设，让档案工作中出现的问题能够及时有效的处理。

（四）完善档案管理的相关制度，对档案管理的模式不断创新

在高校档案管理工作中，需要依照科学规范的原则，在学校的各个部门中设立档案联络员，在校内建立档案网络框架，做好资料的归档工作。对档案管理的制度进行不断的完善，制定规范严谨的规章制度，让档案管理工作逐渐趋于制度化和规范化。对管理制度也需要不断的创新和改革，充分调动工作人员的工作兴趣。

三、结语

目前，在高等院校的档案管理工作中，经过不断的努力和演变，逐渐形成比较完善的管理制度与体系。经过与先进技术的有效融合，对管理制度进行创新、拓展新的管理理念，加强高校档案管理标准化的建设工作，使之更好的服务于学校的建设与发展。

作者简介：杨小彤（1972-），女，籍贯：山东省济南市，学历：本科，研究方向：档案管理方向，单位：济南市技师学院。

参考文献：

[1]杨萍.浅谈高校档案管理存在的问题及对策[J].中共郑州市委党校学报，2011（03）.

[2]李敏.高校档案管理工作中所存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2017（11）.

[3]金爱新.高校档案管理工作中存在的问题与对策分析[J].办公室业务，2017（09）.endprint