史志档案信息管理系统建设浅谈

周磊

摘 要：在信息技术逐渐应用和发展下，史志档案信息资料的科学管理，能保证其使用效率的提升。所以，为其构建管理系统，能保证史志档案信息的充分发挥，也能增强其整体价值。

关键词：史志；档案信息；管理系统；建设

在我国社会不断进步和发展下，史志档案更为重要。由于史志档案数量逐渐增多，所以，要对其积极管理，促使其价值的实现。管理工作中，相关部门不仅要更为重视，还要加强工作建设，保证在对史志档案进行保护的同时，实现充分利用。

1 史志档案信息检索系统

在对史志档案的目录信息检测系统进行建设期间，能对数据库存储以及各个数据进行整理，也能保证检索速度的稳定提升。在系统中，可以为其提供一些内容，保证在查询和检索史志档案的时候，能为其提供方便，提升整体的发展速度。

第一，保证数据库和数据管理工作具备更强的开放性特征。在信息检索系统中，可以为其增加、删除或者修改数据，保证其存在的所有档案类型都能满足一定需求，这样在整体上才能对史志档案信息实现更为有效地管理工作。同时，在进行数据删除、增加以及修改等工作中，所有的操作工作也更简单，在多个发展功能上，能促使信息数据的有效输入[1]。比如：在系统中进行重复、编码、通改等工作。

第二，在对档案进行查询期间，能促进准确性和全面性的优化获取。基于目录信息检索系统的利用，能将一些关键词汇充分应用其中，也能得到更为有效、更合理的查询结果。同时，在实际查询期间，基于拼音首字的查询，也能对重音字问题进行有效解决。该系统的使用，也能发挥良好的树型查询服务工作，基于自上而下的工作原则，对各个层次进行划分，不仅能更准确的对档案信息进行识别，也能满足档案人员的实际检索需要。不仅如此，系统的使用，还能促进自动漫游检索功能的充分发挥，在数据库中，不仅能对其自动查找，也能将其产生的查找结果充分显示出来，从而在最大程度上达到查询时间的节约目的。

第三，系统还具备一定的系统编目能力。在对系统进行使用期间，能自动生成，也能手工对报表进行设计，保证所有报表，各个类型的档案都能满足一定要求。在对系统实际使用期间，档案人员可以根据档案目录表格，对其进行设计与修改，促进档案目录结构的完善性，这样不仅能确保系统的灵活使用，也能在最大程度上提升整体的工作效率[2]。

第四，保证系统使用期间，能对档案进行合理统计。基于对计算机技术的使用，能更快速、更方便的对档案实际使用情况进行分析和统计。在对档案信息进行统计期间，能在整体上针对所有档案的类别，分析其中的具体情况，保证能为其做出报表，以使档案管理人员在实际工作中，能根据这些情况对其做出更为合理的决策。同时，在实际工作中，还需要基于对软件的应用，对其统计，促使其使用期间更灵活、更方便。针对软件的应用，也能将统计项目进行记录，通过计算机进行操作与统计，以维护报表信息的完整性。

第五，系统在使用期间，也能将其存在的关键词自动标引。在文件标题内，能自动将关键词进行提取，也能针对这些关键词实现更为有效的检索工作，促使其各个词组在计算机中充分展现出来，这样不仅降低人工标引行为，也能达到节约时间的作用[3]。

2 史志档案信息全文数字化发展

为了实现史志档案管理工作的数字化发展，主要是在全部储存的档案资料中，将其渗透到史志档案信息管理工作中，保证能基于目录实现更为有效的管理。在所有目录中，其存在的信息表现为多个方面，如：全文信息、图形信息等。在对其积极管理过程中，其中的目录可以为检索窗口，以实现所有史志档案信息的检索工作。

第一，能实现档案的数字化发展。当史志档案载体为纸张的时候，需要对其载体进行转换，并使用硬盘、光盘对其储存，实现数字化发展。数字化一般都是基于键盘对其录入，但也面对较大限制，不仅无法保证录入效率，也无法将原始信息充分保存。所以，可以渗透扫描仪，保证在提升输入效率基础上，维护史志档案信息的完整性[4]。

第二，图像压缩。在计算机内，基于标准码形成文字，能降低储存空间。但是，图像文件具备较大储存空间。所以，要对其进行压缩。当将图像压缩后，基于一定比例对其浏览，也能对其进行放大、缩小等。基于使用者的自身需求，保证信息使用的更灵活。

第三，图像管理。一般情况下，对图像学进行储存，是对其进行压缩，保证能形成文件，基于对文件名字的查询来获取。在以后使用期间，只有在光盘或者硬盘中对其检索就能得到。但是，该方法需要对所有图像文件名字进行编辑，在整体上面对较大复杂性，无法保证查询速度。所以，可以为其构建一个文件，保证能确定出每个文件的具体位置[5]。

第四，实现史志档案的数据库管理，当史志档案数字化发展后，如果使用光盘、硬盘分开储存，将无法保证利用效率的提升。所以，要对数据库进行管理，保证能促进后期的浏览和统计工作。

第五，光盘刻录。因为在光盘中，图像文件将占有较大空间。在计算机中，将储存数据库、程序等各个文件，当对其进行输出和查询的时候，会使用到计算机、光盘等。当使用史志档案信息管理系统期间，能将所有的图像文件刻录在一个光盘上，也能实现数据文件、检索程序等各个工作。在该方式下，尽管计算机系统产生故障，使用光盘也能实现更为有效的检索工作，从而为其发展提供更大方便。

3 总结

总而言之，在信息化发展社会中，史志档案管理工作实现数字化发展已经成为必要趋势。所以，各个部门要引起更多重視，促进档案管理信息系统的形成。基于信息技术手段的应用，不仅能在管理工作中满足当前的发展需求，提升史志档案的应用效率，也能促使其价值的稳定提升。

参考文献

[1]党珍珠.档案信息资源管理中业务规则管理系统的运用[J].黑龙江史志，2014（7）：128-128.

[2]金秀凤.安全视角下的数字档案信息的前端控制[J].黑龙江史志，2013（23）：115-116.

[3]刘晓红.网络环境下档案管理系统技术研究[J].黑龙江史志，2014（15）：113-113.

[4]刘洋.人事档案信息化管理系统的应用及改进[J].黑龙江史志，2014（13）：152-152.

[5]周永喜.对建立史志档案信息管理系统的几点认识[J].新教育时代电子杂志（教师版），2014（14）：293.endprint