企业档案信息化工作实践与探讨

黄荣姣

摘 要：本文对怎样开展企业档案信息化工作进行了全面阐述，从人才培养、信息安全、档案收集及开发利用四方面，对企业档案工作难点及如何解决提出了一定的创新见解，指出要做好企业档案信息化工作，首先要解决档案人才培养问题，其次应在实际工作中注重横向协作，加强与企业各业务部门及员工的沟通，对企业档案工作实务具备一定的参考价值。

关键词：档案管理复合型人才；档案实体与信息安全；部门沟通与协作；档案开发与利用

随着时代的发展，信息社会的迅猛到来，消除信息“孤岛”、加快档案信息化建设已成为档案事业的必然选择。

2016年4月，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，分析我国档案管理所面临的形势与挑战，指出要加快档案管理信息化进程，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合。

现代企业在档案信息化过程中，面临多重困难和挑战，一是对档案管理人员的业务素质提出了更高的要求；二是如何保证档案在信息化过程中的实体与信息安全；三是电子档案资源收集应完整齐全、真实有效，并与实体档案一一对应；四是怎样加大档案信息资源的开发利用率，使档案信息更好地为企业发展服务。现就笔者在实际工作中遇到的具体问题及做法，提出如下探讨：

1 加快对档案管理复合型人才的培养

传统的档案管理工作，由于所处位置在企业生产经营的最后端，工作成绩不易显现，一般不直接对企业产生显性的经济效益而容易被忽视。很多企业，领导对档案工作的看法就是库房管理员，认为文件就放在那里就行了，没有多少事要做。这就造成了配备的档案管理人员要么年龄偏大，思想相对保守，技能较低，对信息化系统和设备的使用及管理有困难；要么兼职，在从事文书、秘书工作的间隙时间进行档案整理、管理，兼职档案员首要保证完成的是领导重视的工作，档案工作得过且过。因此，要做好新形势下的档案工作，必须解决“人”的问题，转变企业领导层及档案工作者的思想观念。

1.企业应加大对档案管理人才的投入，确保企业档案管理专职人员的配备，一方面引进既熟悉档案业务又具备计算机相关知识的新鲜血液，另一方面应给予现有档案工作者新知识、新技术培训机会，创新用人机制，规划档案工作岗位提升方案并落到实处，让档案工作者能看到职业前景，调动他们的积极性、主动性和创造性。

2.档案工作者自身也应该克服安于现状、墨守陈规的思想，刻苦鉆研学习，努力掌握档案信息化专业知识及其他管理知识，提高业务能力，使自己由传统的“档案保管者”转变为“档案信息资源的管理者”，开发多种档案信息利用方式，为企业的持续发展提供有力支撑。

2 加强档案信息的安全保密工作

在对存量档案进行数字化加工和增量档案的电子化过程中，必须做好相应纸质档案及电子档案的安全保密工作，确保档案实体与信息安全。应严格按照档办发【2014】7号《档案数字化外包安全管理规范》要求及企业相关保密规定，采取必要措施：

1.选取具备有效资质的服务机构，服务合同中应有专项条款对保密工作做出具体要求，未经允许不得以任何形式对外提供资料、数据，如有失泄密事件发生，将支付违约金，并终止协议，追究其法律责任。保密条款不因协议终止而终止，而是永久有效；

2.档案的整理加工场所必须在本企业办公地点内，整理加工用电脑不能连接外网，档案整理人员不得将任何纸质档案资料、拷贝有档案信息的光盘、U盘等载体带出办公场所。

3.对于增量电子档案及已数字化的存量档案，企业应配备专用服务器进行保管，电子档案的归档、查借阅等必须制定专项制度，严格审核程序。

通过以上控制措施，可以有效防止档案资料的丢失、损毁及档案信息的失泄密。

3 确保电子档案收集齐全、真实有效

在档案收集、管理和利用三个基本环节中，档案收集是前提、是基础，没有丰富的档案资料，也就谈不上对档案的开发利用，更难以有效的为公司发展提供优质服务。电子档案的收集整理又有其特殊性，档案工作者在收集电子档案时，不仅应审核资料的完整性、真实有效性，并且需要与实体档案一一对应，保证在需要时能快速查找提供相应的电子档案及实体档案。

1.办公信息化系统应做到企业基本实现无纸化办公，文书、合同、工程、招投标、会计等均具备相应专业信息化管理系统，从源头到电子档案产生各环节再到归档，进行全生命周期管理，档案形成者在每个环节必须按要求提供相应环节产生的所有文档，否则流程就走不到下一环节去，最大程度保证电子档案收集齐全、真实有效。

2.要加强企业各部门之间的沟通与协作，做好各专业管理系统与档案管理系统的数据接口，确保所有电子档案均能归档进入档案信息化管理系统。档案管理系统会按照给定的整理规则自动对接收档案生成唯一电子档号，档案整理人员再根据此档号整理相关纸质档案，保证电子、纸质档案的关联性，避免互不相同，查找困难。

4 加大档案信息资源开发利用工作

档案信息资源的开发利用，是整个档案管理工作的核心和目的所在，企业所保管的档案只有在利用中才能体现其价值。传统的档案利用方式单一，档案保管人员大都坐等利用者上门，而不能主动提供利用服务，档案编研工作仅停留在简单的文件汇编、年鉴等方面，针对企业重点工作的数据分析、专题汇编材料等还为数不多，档案利用工作未能跟上企业发展热点，导致档案利用率低下，时效性不足。

要提升档案信息资源利用工作，除了做好日常的查借阅服务、传统的档案编研工作外，还可以开发多种利用手段：

1.深化室藏档案编研工作。要根据企业的重点工作及各业务部门的侧重点，通过统计分析，做好各类专题档案编写，在编写时不仅是数据的罗列，而应有数据的对比分析、未来预测、对策措施等，真正把档案用活，充分发挥档案的利用价值。

2.加快数字档案馆建设。其一，不断完善和充实数字档案馆的库存电子档案，一般工作查考全面实现档案信息资源网络共享，减少档案资料原件借阅及档案利用者来回的路途奔波。其二，做好档案信息管理系统首页的界面安排，可将企业最近所获得的重要荣誉、近期工作安排、上级管理文件、重大信息、专题汇编等集成在首页上，让档案利用者快速了解企业情况，寻获所需信息。

3.拓展档案信息宣传渠道。加强与企业相关部门的沟通与协作，如通过企业宣传部门，将档案宣传、档案信息、企业荣誉、专题汇编等通过企业内部手机报、楼宇电视展播系统、办公网系统等信息化手段，展示给企业内部所有员工；通过企业工会，举办档案主题讲座、开展档案有奖知识竞赛等，大力宣传档案知识，扩大档案工作的影响力，使员工更加了解档案，重视档案。

4.加强档案信息利用反馈。应根据企业实际，编制《档案利用效果登记表》，对重要事件档案的借阅利用，要求利用者详细填写档案利用原因、目的、利用效果等，档案部门再根据典型利用事例，编写《档案利用成果汇编》，通过各种渠道展示给员工，以此推动档案利用工作的开展。

总之，企业档案信息化工作任重而道远，档案部门在努力提升工作成效的同时，还必须加强横向协作，争取企业各部门和全体员工的支持，从而促进整个档案工作的发展与进步。endprint