在信息化时代高校档案管理工作的现状与改进策略

李恒英

【摘要】高校档案是高校的一种重要的信息资源，高校档案管理工作在高校常规管理工作中具有很重要的地位，对高校管理水平与教育质量的提高具有积极的促进意义。随着高等教育的信息化建设的不断推进以及信息技术的不断更新换代，使高校档案管理工作管理难度增加，所以，要及时分析高校档案管理工作中存在的问题，针对性地提出相应的解决方法，以促进高校充分利用档案信息及档案管理工作高效率的展开。本文主要分析了当前高校档案管理工作的现状，并有针对性的提出了相应的改进策略。

【关键词】高校 档案管理 信息化 现状 改进策略

0引言

我国从21世纪初开始向信息社会发展，在社会资源构成发生根本性变革的时代背景下，信息资源、原材料资源与能源并列构成当今社会的三大战略资源。在信息时代，信息资源已经成为比物质资源更重要的资源。信息资源的开发利用与管理成为当下重要的国家战略。在信息资源中，档案是其中一种重要的信息资源，要大力开发利用档案信息资源，从档案信息中及时获取有价值的信息，及时为科研、为生产、为教学服务。

高校档案是高校一种重要的信息资源，高校档案管理工作在高校教学、科研、人事管理、学校发展中可以提供重要的凭证和根据。高校档案管理工作对于高校教学活动、管理业务的顺利开展具有重要的作用。随着时代的不断发展进步，高校信息化建设是时代发展的必然要求，在信息化时代背景下，我国高校信息化管理水平也上升到了一个新水平，高校档案管理工作也面临着新的挑战。为了能让高校档案管理工作更有效率的开展，我们有必要对档案管理工作的出现的问题及时进行改进，推动高校档案管理工作更好的发展。

l当前我国高校档案管理工作的现状

1.1档案管理思想陈旧

目前，我国很多高校对于档案管理工作的认识不全面，还没有完全弄明白档案管理工作的全部意义，对档案管理工作有着随便应付的态度。有的档案管理工作人员甚至有错误的看法，以为简单的整理、分类、汇总相关的材料就是档案管理工作。有的档案管理人员存在片面的看法，在实际档案管理工作中过分的强调档案的安全保密性，档案的作用没有被合理充分利用，档案的利用率较低。

1.2信息化建设硬件设备落后

高校档案管理信息化工作，首先必须要有计算机设备及相关的配套计算机软件才能展开工作。在高校档案管理信息化工作中，对人员、硬件和软件配置都有比较高的要求，要顺利开展工作，需要前期投入大量的资金。而且档案管理信息化建设是一项长期连续的工作，需要定期增加投入，更新设备和软件。然而高校毕竟经费有限，并且大部分高校主要将经费投放在教学和科研上面，在档案管理信息化建设上支出的资金相比之下很少，总之对信息化建设的资金投入不足。由于缺少资金，大部分高校档案信息管理硬件和软件更新速度都比较缓慢，而且管理设备也比较陈旧。

1.3档案管理制度不完善

目前大部分高校没有建立完备的管理制度，而且在关于档案管理的标准、规范方面也都存在着一定的差异，档案管理的比较混乱，这种情况都不有利于档案管理工作的顺利进行。特别是随着现代信息技术的高速发展，网络既有有利的一面，但是在一定程度上也增加了高校档案管理的难度；虽然要对信息资源进行公开，而且要考虑到由于网络开放性的特征，需要对相关人物的个人隐私进行保护。在档案管理信息化建设过程中，要把握好公开程度。

2高校档案管理工作的改进策略

2.1改进档案管理理念

高校领导者和档案管理人员应该充分认识到档案管理工作的重要性，与时俱进，全面推进档案管理工作的信息化建设。树立客观全面的档案管理意识，在校内加大对档案管理工作的宣传，引导广大教职工全面了解档案管理工作，积极配合档案管理相关工作。高校领导者以及档案管理部门应加强对档案管理人员的培训，不断丰富档案管理知识，增强档案管理人员的信息化建设意识，改进传统的管理思想与观念，以全面的发展的眼光来处理档案管理信息化建设工作，持续学习信息化管理的相关知识及信息处理技术，做到与时俱进，全面推进高校档案管理信息化建设工作。

2.2改进档案管理技术手段

档案管理工作人员应根据学校和社会需求，归类整理档案信息，拓宽档案信息的利用渠道和范围，为高校和社会提供全面的信息公开和服务，让档案信息更好的发挥信息资源的作用。为了促进达成这个目标，一方面需要增加对档案管理信息化建设的资金投入，更新换代计算机硬件及相关的软件配置，培训档案管理人员的信息技术应用能力；另一方面，需要利用现代化的信息技术手段，建立完善的信息检索体系，使社会人员和高校师生能够快速检索到需要的信息，通过信息技术的辅助，可使工作效率大幅度提高。

2.3建立完善的档案管理制度

完善的制度是档案管理工作顺利高效展开的基础，也是原则性指导，有了完善严格的规章制度才能有效的约束人们的各种行为，才能使各项工作开展的科学化、规范化。档案管理部门应按照学校实际情况、国家颁布的档案管理的法律法规，制定出完善的档案管理制度。针对目前比较引起世人关注的网络信息安全問题，要采取物理隔离、监控等措施积极预防黑客的网络攻击和电脑病毒，另外还要做好纸质档案的备份、保存工作，防止电子档案信息的丢失，保证档案信息的安全与完整。

3总结

在信息化时代，信息化建设是时代发展对高校的必然要求，高校档案管理工作也应该顺应时代潮流，采用先进的信息技术手段，并定期维护更新信息处理设备的硬件与软件，提高档案管理工作的信息化程度。为了能使高校档案管理工作更有效率的开展，通过对档案管理工作中出现的问题及时进行改进，推动高校档案管理工作更好的发展。endprint