推动资料档案信息化管理的策略

赵志红

【摘 要】 档案信息化使档案管理工作的效率得到了很大提高，使档案信息的获取与利用更加方便快捷，许多前所未有的严峻挑战层出不穷，管理对象的数字化，管理手段的现代化，管理模式的多样化，都促进了档案管理的理念与方法逐步发生着策略。

【关键词】 推动资料 档案信息化 管理策略

1、实现技术档案资料信息化管理的意义

实现技术档案资料信息化管理，将会提升技术资料管理的安全性、稳定性，最大限度的提高工作效率。技术资料管理信息化的最大优点是计算机的处理能力非常强，通过建立相关系统，运用计算机技术资料信息化软件的强大处理功能，使技术资料的收集、统计、分类、归档存储、借阅查阅和更新维护等工作都变得非常方便、有序，避免了人力、财力、物力的过多浪费，提高了管理人员的工作效率。具体简要归纳如下：

1.1 有利于技术资料管理简洁化、规范化，提高工作效率

在现有技术资料管理过程中，需要进行大量的整理及管理工作，耗费人力、物力、财力，并且查找不方便，管理起来复杂。采用技术资料信息化管理，资料以信息的形式存在系统数据库中，管理非常简洁。并且杳询速度快、检索能力强。利用信息技术提供的便利，能提高技术资料管理的工作效率，确保项目归档资料的完整性和可靠性，提升了技术资料管理的质量。

1.2 有利于日常业务工作中技术资料的查询、应用

完整的技术资料是进行项目建设和日后运行、维护以及进行改造的重要依据（例如：各类建筑图纸、设施设备技术说明、安装记录、调试试运行记录等。）。实现对这些技术档案资料方便、快捷的查询和应用，为项目的进一步建设或改造以及项目系统的合理、安全运行奠定了基础。

2、档案信息化是现代档案管理工作的需求

2.1 档案信息化的概述

档案信息化有多种表述，一般来说是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理，实现档案信息的社会化和网络化服务的活动。

随着现代社会信息化进程的不断加快，信息资源已成为人类经济社会活动的战略资源，成为社会发展的一个举足轻重的要素，正逐渐引起各方面的密切关注。国家资源战略已将现代的档案事业置于一个集理念、方法和技术于一体的综合环境之中，对档案信息化的前景也越来越看好。

2.2 推进档案信息化，保证档案管理工作与社会同步、协调发展

随着科学技术的飞速发展，电子计算机和现代通信技术等各种科技手段已在社会生活中得到广泛运用，人类社会步入了崭新的信息化时代，其显著标志就是几乎所有的信息都可以转化为可被计算机识别和处理的电子文档，这给档案工作带来了前所未有的巨大挑战。为了能应对挑战，使档案工作更好地与社会同步、协调发展，加强档案信息化建设，构建信息化档案管理系统也就成为历史发展的必然。建设信息化档案管理系统的目的在于使信息的传递网络化，信息的检索智能化，用户使用共享化，逐步建立起以数字化信息为档案管理内容，以计算机应用为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案管理体系，使其更好地为档案管理服务。当前，档案部门的工作应以电子政务工程为契机，把现行公开文件信息纳入档案信息化建设中来，加快档案工作的数字化步伐，有计划、有步骤地建立公开的文件目录信息和全文信息数据库，逐步实现公开文件的计算机查询、触摸屏自助查询以及网上查系统，同时，加强区域公开文件信息共享建设，构建共享信息网络。

3、信息化推动管理的策略

3.1 观念策略与认识的提升

档案信息化是档案管理的基础性工作。开展档案信息化工作，档案管理者需要改变一些传统的观念，在认识上要有一定的提高，档案管理者对信息化工作的认识需要从无到有，由浅入深，对信息化应用系统的使用也应从初级应用的阶段逐步发展到能够提出更多、更深档案工作业务需求的研究与发展阶段。

3.2 行政管理方法的策略

打破档案传统的行政管理方法，实施需求驱动战略。需求驱动是档案信息化建设应该遵循的重要战略，实现从“分散式”管理向“集中式”管理模式转变，从环节式分段管理向无缝式流程管理的战略转型。

档案信息化工作的有效开展，不仅能够提高档案管理工作的效率和服务质量，而且能够为档案行政管理人员提供新的思路、方法、手段和信息，促进行政管理的进一步提升。

3.3 工作模式的策略——现代化管理方法的应用

3.3.1 提高认识，统一思想是文档一体化管理的基本要求。文档一体化的实质是将各部门相对分散独立的文件与档案统一为一个有机的整体实施集中管理，这不仅能够加强档案部门对文件管理的超前控制，更加确保了档案的质量。

3.3.2 加强电子文件管理的标准化与规范化。实施文档一体化管理对电子文件与电子档案之间的关系更为密切，二者同处于一个综合管理信息系统中，统一地组织和控制整个文件生命周期的全过程。

3.3.3 加强培训和继续教育，提高档案工作者的综合素质。文档一体化管理要求档案工作者不仅具有档案学基础理论知识及专业知识，还要掌握现代信息技术，熟练运用各种信息技术工具来使用档案管理信息系统，不断调整自身的知识结构提高技能，加强综合素质的培养。

3.4 人才战略思维的转变

档案管理人才队伍建设的目标是采取各种有效措施实施人才战略，造就一支具备现代信息素质，具有宽广知识背景，能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。传统的档案管理模式及其封闭式运转体系造成了档案行业内部人员在信息技术方面的技能有所欠缺。因此，适时引进综合素质高，档案意识强的信息技术人员到档案队伍中来，对档案事业的发展会有很大的促进作用，对提高档案管理人员的技术技能也有很好的帮助。

总之，档案信息化过程是一项长期的、艰苦的，专业性和技术性较强的过程，而档案管理的思路与方法也在不断的推陈出新，无论人类社会处于哪个阶段，无论采用怎样的手段来管理档案，都是为了使档案得到更好的利用，使它在信息社会发展过程中发挥更加重要的作用，让人类优秀的文化和灿烂的文明得以更好的传承下去，为推动人类社会的发展做出自己不可磨灭的贡献！

【参考文献】

[1] 馮惠玲，张辑哲.档案学概论：第2版[M].北京：中国人民大学出版社，2006：1.

[2] 朱玉媛.档案学基础：第2版[M].武汉：武汉大学出版社，2008：112.endprint