规范金融企业业务档案管理的几点建议

李歌

[摘 要]随着经济的不断发展，档案管理也发生了变革，由以往的纸质档案管理变成了如今的数字化档案管理。虽然数字化的档案管理在我国已经有所发展，但是仍然有很多不足之处，仍然需要借鉴国外其他国家在数字化档案管理方面的经验。随着我国经济的飞速发展，信息技术也被大量应用到经济发展之中，国际资本也在不断积累，同时也增加了金融企业在档案管理方面的难度。本文主要针对现如今金融企业如何提高档案管理工作的效率提出了建议。

[关键词]金融企业；档案管理；档案部门

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.101

[中圖分类号]G271；D922.16 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）20-0-02

随着经济全球化和金融全球化的不断发展，人们对国际资本大量流动的需求也越来越大，对金融行业的档案管理工作的要求也越来越高。金融企业要跟上时代的脚步，实现档案管理的数字化目标。金融企业要加强档案管理的科学化，提高工作质量，使档案管理的信息咨询工作能够充分发挥作用。

1 金融企业档案管理工作概述

金融企业的档案包括金融企业相关的金融业务办理以及服务活动之中具有保留价值的以档案为载体的信息。金融档案管理工作是金融工作中的重要部分，主要是把控金融业务档案的每个环节，按照企业的相关要求整理金融企业的业务档案，是金融管理工作的基础部分。金融企业的档案管理工作在维护企业和客户利益、保护客户权益、有效打击经济犯罪、促进经济发展和社会发展等几个方面有不可替代的作用。因此，金融企业的档案管理工作是企业管理者需要落实到位的重要工作之一。

1.1 金融企业档案管理工作程序

1.1.1 项目材料的分类

由于业务产品的不同，项目材料可以划分为很多不同的种类，包括商业化的收购业务、投资投行业务以及中间业务等不同种类。项目材料根据形成阶段上的差别又分为审批、实施类文件，以及后期管理类文件。根据凭证作用方面的差别，项目材料分为重要凭证材料和非重要凭证材料。由以上几点完成项目材料的分类。

1.1.2 项目材料日常收集

项目材料的收集又称为归档，有具体的收集范围。如果项目文件材料和该项目有关，并具有参考利用价值时，应当收集齐全。对于没有在归档范围中明确列出的项目文件材料，档案管理人员要参考文件的重要性，以及利用价值，然后再确定是否要收集。收集移交时间要根据材料的重要性区别对待，重要凭证文件要及时移交档案室保管。非重要凭证类文件要按照文件的先后顺序以及文件所属项目的完成情况，按时间顺序进行收集。

1.1.3 关于项目材料的整理

项目材料的整理原则应当以项目为单位进行整理，分为审批实施和后期管理两个阶段，并在项目收购的过程中，对对方交接的原始材料进行分户整理。在整理项目文件时，档案管理人员要参照相关资料进行鉴定，不可以重复归档，同时还要进行项目材料的组卷。

2 项目材料要按规保管

金融企业在档案管理的实际工作中，要严格按照规定要求进行保管，切实做好档案的整理与归档。同时，金融企业在业务档案的管理工作中，要坚持分级管理，以保证工作中各种文件的系统性、完整性以及真实性。

2.1 金融企业要遵守相应的规章制度

在业务范围以及工作流程有变化的时候，金融企业要按照相应的规章制度及时进行修订。关于业务文件的归档范围以及保管期限，金融企业应当以国家对于金融方面的监管要求为标准，以维护企业、客户利益为目的，必须依照相关法律制定，不可以短于国家标准。

2.2 隶属于金融企业的档案部门要遵循材料的形成规律

档案部门在进行文件的分类整理时，要保持材料之间的联系并且遵循便于查找的原则。例如，在相关的业务文件材料中，档案部门要把属于企业管理类的材料存入管理类的档案中。

2.3 金融企业要按规定进行档案著录

金融企业要按规定进行档案著录，具体来说：首先，纸质与电子类的文件，要保持内容一致，并且归档日期也要相同；其次，只有电子形式的档案类型，要遵照国家有关电子文件的相关规定与标准执行；最后，档案部门要参与建设企业的业务信息系统，便于档案部门满足电子类文件归档管理的需求，确保满足电子文件的归档日期以及管理要求。

3 金融企业文件管理数字化

金融企业文件管理数字化具有十分重要的意义，具体表现在以下几个方面。

第一，与传统的档案管理方法相比，档案管理数字化具有非常明显的优势。与传统的纸质档案或者音像类的档案相比，除了在环境方面要求很低之外，在存储空间方面也占有很大的优势，档案管理数字化可以节省大量空间，而且可以延长档案存储的时间。同时，档案管理数字化可以有效提高档案的提取效率，方便备份，也提高了工作人员的工作效率。

第二，档案管理数字化是当今社会的发展趋势。目前，传统的纸质档案已经不能满足当今社会的需求。同时，传统的纸质档案需要投入大量的人力、物力和财力。这种存储方式对于存储环境的要求比较高，一是要有足够大存储空间，二是还要满足相应的温度、湿度。档案检索也费时、费力，虽然可以对档案进行相应的编号，但纸质档案的检索仍然是一项巨大任务。在档案管理数字化之后，检索文件将变得很容易，可以通过扫描、人工、拍照方式将传统纸质档案转化为数字化档案。

第三，电子化档案在数据传输方面优于传统纸质档案。对于传统纸质档案而言，存储在图书馆或者档案馆之中，提高了检索难度。本地档案检索还相对比较简单，但异地档案传输便需要大量时间。档案数字化是采用相应的技术手段将档案转化为数字化信息，并存储在电子资源中。这种档案管理类型为档案传输及档案检索提供了方便，节省了大量的成本。endprint

4 建立规章制度规范档案管理

金融企业要结合相关工作的特点，建立相关制度，完善金融企业业务档案管理流程，提高金融企业档案管理的科学性和有效性。

金融企业要建立相应的档案管理体制，明确业务文件材料的业务流程，将其列入业务工作和项目计划之中，同时要列出相关部门的职责范围，确保文件可以安全、完整地归档。

5 结 语

金融企业档案管理是企业产业链中的重要环节，关系到企业信息安全，可以间接支持企业的经济发展，而档案管理从最基本的档案整理与寄存，发展到现在的档案管理数字化并向自动化、传输网络化方向迈进。本文主要从档案管理工作的程序、档案材料保管的要求以及档案管理数字化、管理工作方面的制度管理等几个方面提出了相应的建议，希望以此促进金融企业业务档案管理工作顺利进行。

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