提高门诊药房交班及盘点工作效率

——陈 琳 吴 燕 种朝阳 梁少丽 李亚军

提高门诊药房交班及盘点工作效率

——陈 琳 吴 燕 种朝阳 梁少丽 李亚军*

引入FOCUS-PDCA，对门诊药房交班及盘点工作效率低进行原因分析，从开发软件、优化系统、管理责任落实到人、加强制度学习等方面进行改进。使交班时间由60 min缩短至20 min，盘点时间由120 min缩短至60min。运用FOCUS-PDCA后，门诊药房交班和盘点工作效率均大幅度提高。

FOCUS-PDCA；门诊药房；交班；盘点；工作效率

First-author's address The First Affiliated Hospital of Xi’an Medical University，Xi’an, Shaanxi, 710077, China

门诊药房工作是医院整体运行的重要一环。随着门诊量的增多，排队候药现象日益严重。提高门诊药房工作效率刻不容缓。交班和盘点是门诊药房工作人员的重要岗位职责。交班即对门诊药房常用及易混淆药品进行数量清点；盘点即对门诊药房所有药品进行数目清点及有效期检查。交班和盘点占用药房工作人员大量时间，尤其是交班工作，严重影响了门诊药房工作效率。为了更好地服务于患者，提高工作效率，西安医学院第一附属医院药剂科门诊药房引入FOCUS-PDCA，取得了较满意效果。

1 现状及原因

门诊药房每天面对大量患者，不仅承担着门诊患者的药品调剂工作，还负责药品分装等工作。门诊药房全体成员对工作中存在的问题进行讨论，通过投票，将“提高门诊药房交班及盘点工作效率”确定为持续质量改进课题，同时成立CQI(Chartered Quality Institute，持续质量改进)小组。

CQI小组依据《药剂科工作制度》《门诊药房逐日交班及盘点制度》《药品调剂管理制度》等，明确盘点流程为：人员分工→盘点→数据核对→登记。通过对交接班及盘点时间统计发现，门诊药房逐日交班及盘点工作效率较低。对此，组织门诊药房全体成员对问题原因进行打分，统计结果表明：在人员、设备、制度、环境等方面均存在问题，见图1。

经小组讨论分析，确定4条主要原因：(1)电子货位与药架货位无法同步编辑，即盘点表上显示的药品顺序与实际每个药架药品货位顺序不匹配；(2)药品货位存放不合理，一些同类药品未集中放置；(3)门诊药房工作人员对制度执行不到位，交班及盘点不认真，盘点结果有待确认；(4)药品货柜管理责任不明确，未责任到人。

2 PDCA实践

2.1明确改进方案与目标

针对存在问题，在进行制度学习和查阅文献资料[1-2]后，采用头脑风暴法，经小组讨论分析，对交班和盘点工作效率进行改进，制定详细工作计划：与信息科沟通，经组长批准，对药品货位进行分类编程管理；对全体工作人员进行制度培训，增强责任意识；货柜管理责任到人。小组每月召开1次会议，对上月工作进行汇总，并对下一阶段工作制定计划和方案。

图1 门诊药房交班及盘点效率低的原因分析

同时，针对门诊药房实际，设定此次项目改进目标为：交班时间≤20min，盘点时间≤60min。

2.2方案实施

门诊药房通过以下措施进行质量改进：(1)开发软件，对货位进行分类编程，使药品与货位一一对应；(2)对信息系统定期进行优化和维护；(3)药品货柜管理责任到人；(4)加强货位管理，药品及时归位，货位有变动及时通知；(5)对药房全体人员加强制度培训，增强责任意识；(6)对新员工加强培训，促其快速熟悉货位；(7)落实制度，增强工作人员责任心；(8)加强日常监督管理等。

2.3效果检查

在每周交班时间中抽样2次检查结果，取每月平均值为衡量指标；以每月盘点时间为检查结果，取每月盘点时间为衡量指标。经统计，交班时间由60min缩短为20min，盘点时间由120min缩短为60min，均达到了改进目标，提高了交班及盘点工作效率。

2.4持续改进

确保门诊药房工作人员熟练使用开发软件，货位分类编程，使药品与货位一一对应，药品货柜责任到人，每人均能及时整理货柜，使每种药品保持有序摆放及合理归位。将软件使用及货柜管理责任到人，并应用到以后的工作中。

与此同时，在本次PDCA循环中也发现了该软件存在一些不足，如缺少药品批号和有效期信息。拟在下一次质量改进过程中增加药品批号及效期管理警示信息。

3 结论

FOCUS-PDCA是进行质量管理的有效方法，目前已被应用于医院等级评审中[3-5]。《三级综合医院评审标准实施细则(2011版)》充分运用PDCA理论，体现了医院评审不仅关注结果，而且更加关注质量持续改进[6-8]。药剂科将PDCA循环理论运用到门诊药房交班和盘点工作中，大大提高了门诊药房工作效率。

然而在此过程中也遇到了一些问题，比如盘点时间为下班前1 h，工作人员注意力不集中，工作状态不佳；患者未及时取药或退药，导致信息系统查询不准确等，不能及时准确地对药品进行盘点。对此，可以积极鼓励药房工作人员，合理安排工作时间，避免疲劳工作；对未及时取药或退药进行登记，方便盘点查阅等。在下一轮PDCA循环中，计划增加药品批号及效期管理警示信息，继续加强盘点管理，进一步优化盘点效率，使药房工作更加精准、有效。

此次实践证明，PDCA循环是门诊药房工作可采用的良好的质量管理工具。在今后的工作中，也可将PDCA循环理论运用到药房其他项目管理中，比如加强门诊药房患者用药教育及门诊药房精麻药品管理等，从而提高门诊药房工作效率以及服务质量，提高患者满意度，进而提升医院服务水平。

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[2] 朱桃莉, 程莉华, 徐 进. 医院门诊药房药品盘点工作质量改进措施[J].中国药业, 2014, 23(8):40-41.

[3] 张宗久，周 军，梁铭会，等． 中国医院评审实务[M]． 北京: 人民军医出版社，2013:328.

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[5] 夏 磊, 丁晶宏, 张 欣,等. 以医院评审为契机 构建基于PDCA循环的医院质量管理体系[J].中国卫生质量管理, 2013, 20(5):35-37.

[6] 李文斌. 医院门诊药房药品盘点存在的问题及改进措施[J].中国实用医药, 2012, 7(36):272-273.

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[8] 唐 哲, 韦 韡, 西 娜. 我院加强药品盘点监管的探讨[J].中国药房, 2016(10):1378-1380.

The FOCUS-PDCA was introduced to analyze the causes for the low efficiency of duty shift and inventory check in the outpatient pharmacy, and improvements were made from aspects of the development of software, systems optimization, implementation of the management responsibilities, strengthening the learning of regulations, etc. The shift time decreased from 60 min to 20 min, and the inventory time decreased from 120 min to 60 min. The use of FOCUS-PDCA effectively improved the efficiency of duty shift and inventory check the outpatient pharmacy.

FOCUS-PDCA; Outpatient Pharmacy; Duty Shift; Inventory Check; Work Efficiency

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.5.04

陈琳吴燕种朝阳梁少丽李亚军*

李亚军西安医学院第一附属医院 陕西 西安 710077

ImprovementoftheDutyShiftandInventoryCheckEfficiencyinOutpatientPharmacy/CHENLin,WUYan,ZHONGChaoyang,etal.//ChineseHealthQualityManagement，2017,24(5):09-10

李亚军：西安医学院第一附属医院院长

E-mail：liyajun9@hotmail.com

2016-10-21

修回日期：2017-04-20

责任编辑：吴小红