信息时代档案管理工作面临的问题及对策探析

王学武 马迎秋 于长海

[摘要] 随着社会的发展和时代的进步，科学技术的发展水平在不断提高，信息化理念已经不断融入到人们的生产生活中，不仅便捷了人们的生活，同时也提高了生产效率，信息化时代已经到来，在此发展背景下，档案管理工作的落实也面临着诸多的问题，如果未能正视信息技术应用的重要性，将会致使档案管理效率大大的下降，因此，有关的档案管理工作人员一定要对自身的工作清楚的认知，而后再针对档案管理工作过程中易出现的问题高效的解决，同时还要提出切合实际的解决策略，而该研究则针对这一问题进行了分析和探究，希望该次的探究给有关档案管理工作者以一定的借鉴和启迪。

[关键词] 信息时代；档案管理工作；面临问题；对策；探析

[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2017）06（b）-0065-02

随着社会的发展和时代的进步，科学技术成果不断地渗透到人们的生产生活中，极大地提高了人们的生活水平。在此信息化的背景下，各行各业都要对信息化理念予以切实的认知，而档案管理工作人员也要对自身的工作具有一个清楚的认知，并积极利用信息化理念的作用和有效性，实现档案管理工作的信息化和现代化，极大地提高档案管理工作效率，进而从整体上提高档案管理工作水平。但是，在实际的档案管理工作中，仍旧会遇到诸多的麻烦和问题，如果未能将这些问题予以高效的解决，将会给档案管理工作的落实形成一定的阻碍，因此，就要提出针对性的、高效的解决策略，制定完善的档案管理方案，将信息化理念融入其中，提高信息时代下档案管理工作的效率，最终为我国整体性档案管理工作水平的提高提供切实的保障，该研究则针对信息时代档案管理工作中所面临的问题进行了分析，而后提出了相应的解决对策，旨在为我国的档案管理行业的发展提供动力。

1 对于信息时代下档案管理工作面临的问题分析

现阶段，各行各业的发展过程中，都不可避免的会涉及到档案管理工作，档案管理工作可以将企业运营中的各类有效问题实现高效的管理，便于后期的调用和查询等等，这样也会给企业其他环节的工作提供切实的保障，并间接地提高其他环节的工作效率。而在实际的档案管理工作中，仍旧会遇到诸多的问题，这些阻碍性的问题将会极大地给整体性档案管理工作带来较多的负面影响，要想更好地解决这些问题，首先就要明确这些问题的来源，并对这些阻碍性的问题予以归类和总结，为后期解决措施的提出奠定良好的基础。以下为该研究对信息时代下档案管理工作中极易出现的问题分析。

1.1 管理手段缺乏規范性、科学性

在实际的档案管理过程中，要想更好地提升档案管理工作效率，首先就要确保其基础工作路试的规划化和标准化，符合有关档案管理条例中的要求和内容，进而促进档案管理工作的落实。随着信息技术的落实和融入，信息时代的到来，越来越多的档案管理工作人员不能意识到本身工作中所必须落实的基础档案管理工作内容，档案管理工作人员在实际的档案管理中，一定要明确信息化技术的应用，与档案基础管理工作并不相违背，它们具有高度的统一性和和谐性，它们的构建形式可能有所不同，但是最终的目的却是相同的。因此，在实际的档案管理工作中，一定要促使档案管理基础工作的落实，要与信息化相融合。如果未能做好档案管理的基础工作，无法使档案管理具备规范性和合理性，将无法满足信息时代下对于档案管理的实际需求。同时也由于历史原因以及其他原因的影响，导致档案管理基础管理工作中，无法对档案的细则进行明确，同时档案之间的相通性也较差，不能满足信息化档案管理的需求，极大地降低了档案管理工作的落实[1]。

1.2 档案管理人员的综合素质有待提高

在进行档案管理的过程中，还有部分档案管理人员的综合素质无法满足整体性档案管理的实际需求，而档案管理人员确是实习档案管理工作的主导人员，他们的专业性不足以及道德素质不高，将会使档案管理缺乏安全性和有效性。此外，还有部分档案管理工作人员虽说具备了一定的档案管理知识，但是，却无法适应新时代信息化手段的应用，不能切实了解信息技术的实际应用方式，缺乏信息化理念，无法满足信息时代下的档案管理的现代化要求，也不能在实际的档案管理中，构建一个系统化的、现代化的档案管理制度，无法促使档案管理具备复合性和科学化。由此可见，档案管理工作人员的综合素质不足，将会极大地阻碍档案管理工作的落实，甚至会极大地降低档案管理工作效率。

1.3 档案管理的安全性和私密性有待提升

在当前的信息时代背景下，档案管理工作的落实更具挑战，在应用计算机进行档案管理的过程中，极易出现各类的安全问题，不法分子将会通过计算机技术漏洞以及网络技术对档案文件中的各类有效信息或私密信息进行窃取，这样无疑给企业的发展带來了诸多的安全隐患，如果黑客对档案文件中的重要内容予以篡改，这样就会极大地降低档案管理工作效率，使档案管理工作面临着诸多的风险等[2]。

此外，电子档案文件的落实结构也较为繁杂，存储方式也相应的发生了改变，此时，有关的档案管理技术人员，如若未能对信息技术予以切实的掌握，不具备档案管理工作中的通讯技术、计算机技术以及网络技术等，无法全面认识到应用网络实现档案管理的重要性，将会给不法分子以可乘之机，威胁到各行各业档案管理工作的落实，甚至会阻碍档案管理工作的建设和发展[3]。

1.4 软件管理不具备通用性

随着社会的发展和时代的进步，科学技术水平也在不断的进步，因此，各行各业的发展中，也越发意识到科学技术应用的重要性，但是，在实际的引入软件的过程中，极易使管理软件缺乏通用性，这样就会间接地阻碍档案管理的信息化发展，也会降低档案管理现代化和信息化的发展趋势[4]。

2 对于档案管理工作中问题的解决对策分析

2.1 强化档案管理的信息化

在当前的信息化管理过程中，要想提高档案管理效率，并将档案管理的作用有效地凸显出来，使档案管理工作的落实更具信息化，并强化档案管理工作的信息构建力度，而后还应当通过科学技术手段，实现档案信息的管理，逐步促使档案管理更具自动化，这样会使档案管理中，对于档案文件的检索和查询更为高效，为其他部分应用档案文件提供切实的保障，也间接地提高其他部门的工作效率。比如，可以应用信息技术实现档案文件中的图像以及文字等予以管理，这样将会极大地提高档案管理的归类工作效率，还可以应用多媒体技术实现信息资源的融合，进而促使其实现有机的整体，将档案管理方式以图文并茂的形式予以展现，不仅有效地拓展了档案管理形式，同时也提高了档案管理效率，而后在实际应用计算机对档案予以管理的过程中，还要力求档案管理中的信息可以实现无障碍和远距离的交流，这样也可以促使档案管理的信息化最优，并将其优势最大化，真正实现了资源的共享，为企业的发展奠定了良好的基础[5]。

2.2 构建完善的信息资源体系

在当前信息化时代，档案管理的基本内容就是充分利用数字化技术，所谓的数字技术就是信息化手段的应用，应用计算机网络实现档案文件以及数据的查阅和管理，这样也会使数据的传输更具平稳性和安全性，要想在应用计算机网络的过程中，有效避免网络攻击问题，有关档案管理的技术人员就要将自身的优势体现出来，再应用高效的信息技术处理方式，提高档案管理信息化和现代化[6]。同时有关的技术人员也要结合档案管理的实际需求，制定较为完善的信息资源体系，使数据库系统更为高效和科学，还要使档案管理工作的落实更具秩序性，在设计信息系统时，还要尽可能满足档案管理人员以及阅读者的查找需求，以此为基础，实施针对性的构建方案，使档案管理方式更为高效，并尽可能将纸质档案的精髓之处融入到信息化的档案管理中，给有关的档案使用者提供更多的便捷[7]。

2.3 强化档案管理工作人员的培训力度

通过上述分析和探究可知，在实际的档案管理中，要想切实提升档案管理工作的效率，档案管理工作人员就要首先确保其本身要具备较强的综合素质，还要对档案管理的知识予以了解和掌握，不仅要明确传统档案管理的基本知识，顺应时代的发展趋势，促使网络管理更具高效性和现代化，明确应用计算机实现档案管理的方式，掌握计算机的基本使用方式，而有关的企业领导人员也要将自身的优势体现出来，强化档案管理工作的力度，极大地提高档案管理工作效率，为企业的发展奠定良好的基础[8-9]。

3 结语

综上所述，在实际的档案管理中，极易出现各类的问题，这些阻碍性因素如果未能予以妥善的解决，将会给企业的发展带来较大的阻碍。特别是在当前信息化时代背景下，档案管理工作同样也会应用到计算机技术，进行档案管理，如果在此过程中，未能切实把控档案管理的有效性和安全性，将会给企业带来运营威胁，甚至会关乎企业的生死存亡。因此，有关档案管理人员就要积极地強化自身的综合素质，掌握信息化的管理方式，提高整体性的档案管理效率。

[参考文献]

[1] 徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012，23（23）：124.

[2] 范一航.信息时代对干部人事档案管理思考探析[J].兰台世界，2013，41（29）：48-49.

[3] 孙丽.信息時代档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2016，26（20）：129.

[4] 柳青，董娟，林雪，等.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育，2015，26（4）：45-46.

[5] 何洁.信息时代档案管理工作问题及对策探析[J].办公室业务，2016，27（11）：104.

[6] 贺圆圆.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].山西青年，2016，24（10）：237.

[7] 张丽.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].卷宗，2016，6（8）：68.

[8] 林瑞莲.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].建筑工程技术与设计，2015，19（19）：1307.

[9] 朱乔芙.信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析[J].科技传播，2015，24（19）：104-105.

（收稿日期：2017-03-20）