对建设工程档案形成单位指导方法的探讨

邓丽菊

摘要：工程档案对工程的顺利进行具有重要的作用，所以工程档案形成单位对于工程施工单位档案的收集、整理和装订过程的指导至关重要。本文主要根据城建档案业务管理规范中的相关规定以及工程实践中的经验，对建设工程档案形成单位进行档案整理和移交方面的指导，以及对建设工程档案形成单位档案整理方面提供理论支持。

关键词：建设工程档案；指导；业务管理；方法

建设工程档案业务主要是指建设工程管理相关单位对于下属机构在进行档案整理和收集时，需要按照相关的法律、法规和规章制度进行指导，其涉及到的内容主要有信息收集、档案整理、编制、移交和相关信息的规整、检查和校核。在对建设工程的业务进行指导时需要注意按照统一、分级、分类以及重点划分等规则下进行，在对城建档案形成过程中，开展相关工作时需要统筹规划、统一进行整理，避免单独整理时出现重复或者缺失等现象的出现，且在进行档案整理时需要一切按实际出发，对于不同的情况应按照相关要求进行整理，不能一概而论，避免出现所整理档案与工程项目不对应或者不相關等情况的发生。对建设工程档案形成单位进行指导主要有以下几个方向和侧重点，具体内容将在下文中详细进行叙述。

1 现场指导与分类指导

对于项目档案整理的前期工作就是项目现场相关资料的收集和整理，而现场施工档案建立的指导应该以方便施工单位施工为主，一切以项目施工的便利性和安全为主。在工程项目施工之前，城建档案主管部门需要与施工单位签订相应的《建设工程档案保送责任书》，事先对施工项目负责人关于档案建立和移交的相关注意事项进行培训，按照所签订的档案责任书界定档案管理部门和施工部门对于档案建立和移交的相关责任。同时，在施工过程中档案管理部门应该派遣专人对施工项目的整个过程进行跟进，并与项目负责人建立良好的沟通和合作关系，对工程施工项目所涉及到的施工、监理以及其它相关部门进行档案方面的业务培训，真正的按照相关规定和项目施工需要来建立档案，将各方的责任落实到人。在工程建设过程中，档案管理部门工作人员应该深入一线施工现场，协助施工单位收集和编纂项目施工档案，在整个过程中需要按照国家对于建设工程项目的相关规定进行，及时提醒项目施工单位定期将项目施工相关资料进行收集、整理和归档及移交档案管理部门，在移交时应该派专人进行移交指导。对施工部门和档案编制部门的工作人员作相关业务培训、对国家新出的一些规定和文件进行解读，档案整理完毕后要对档案的真实性和准确性进行检查，对于档案整理过程中所出现的难点和重点进行有针对性的整理。

2 集中指导与个别指导相结合

集中指导顾名思义就是档案管理部门选择时间对于相关施工单位的有关责任人进行档案整理和其它档案相关业务的培训。该指导方法因为节省时间和精力并且能够短时间内提高施工单位的重视程度和档案整理的有效性，所以受到档案管理部门的喜爱和推崇。档案管理部门通常是通过开设培训班、研讨会和交流会来与工程施工和监理部门进行沟通和交流，并及时对国家建设工程相关规定和要求进行通报，以提高工程施工和监理部门所建立档案的合格率。如河南省住建部和档案管理相关单位每年都会对档案管理业务开展培训班，并且邀请相关专家对国家的相关政策进行解读。而且，随着我国城市建设的快速发展，我国档案管理部门通常会针对某些大型开发小区项目进行现场指导和监督，由于这些施工项目的相关档案资料比较多且繁杂，所以采用现场指导的方式能够减少一些不必要的失误和工作量。而对于某些项目如城市市政工程项目以及惠民项目，如廉租房和经适房等档案管理部门，一般会派专人对其涉及档案工作的部门人员进行培训，以保证工程项目快速的建设和施工。

3 文献指导与示范指导

文献指导是指档案管理部门在国家出台相关政策或规定后为保证施工和监理部门能够及时地了解国家政策和规定，印制文件或者专著来对建设施工单位进行业务指导和告知。文献指导方式具有时效性、明确性和依据，主要目的在于通过书面文字等方式，来加深一线施工人员对于工程施工项目档案建立的相关规定和注意事项认知、理解程度，就必须要档案管理部门能够及时对国家政策和规定、印制文献等相关文献推广普及，以便工程施工和建立单位能够及时阅读。示范指导是指将枯燥的规定和要求通过视频或者PPT的形式来演示出来，以直观的方式对建设工程和监理单位相关负责人进行培训和指导，从而提高培训和掌握的效果。随着社会的发展，社会各行各业对于信息化程度的要求不断提高，建设工程单位在进行档案整理和移交时将信息储存在优盘、光盘中能够使得档案整理和移交的效率更高、更规范。

4 重点工程档案要重点指导

不论是对什么工作而言，永远都有主次之分，在对建设工程档案形成单位进行指导时，也需要按照主次对施工项目进行划分，对于城市的主要项目和城市市政项目要进行重点指导，因为这些项目的开展对于城市化發展速度以及民生都具有重要的影响。档案管理部门应该进行重点项目设立专人负责制，尤其是特大项目或城市主要设施项目等。由于所涉及的档案资料十分繁琐，就会导致整理和移交的手续比较麻烦，这时就需要设立档案整理临时监督部门，对档案整理的全过程进行监督和检查，保证重点项目相关档案资料齐全，且符合工程实际。以便提高重点施工项目的申报、建设和完工验收速度，在确保工程项目顺利进行的情况下保证档案资料的精准性和全面性。

5 结语

本文主要是以建设工程档案管理部门的角度，对建设工程施工部门和建立部门在档案的收集、整理以及移交等活动中所应遵循的方法进行探讨，并提出了相关的档案形成指导思想：现场指导与分类指导、集中指导与个别指导、文献指导与示范指导等重点工程档案的重要性，以及本人对我国建设工程档案形成单位档案整理进行理论指导的阐述。

参考文献：

[1]胡斌.对建设工程档案形成单位指导方法的探讨[J].城建档案，2011（08）.

[2]王熙.建筑工程中工程量清单的招投标与管理[J].中国高新技术企业，2010（10）.

[3]徐鹤朗.对建设工程档案归档的体会[J].冶金信息导刊，2015（04）.