浅析档案管理工作内容与模式之转变

周怡然

摘要：进入新世纪以来，科学技术以日新月异的速度迅猛发展，档案管理工作应当抓住新的发展机遇，与时俱进。本文分析了新形势下档案管理工作内容以及工作模式的转变，希望能对完善当下的档案管理工作有所裨益。

关键词：档案管理；工作内容；模式；转变

当今是信息时代，档案管理工作应该紧跟信息时代发展潮流，逐渐推进数字化建设与信息化建设。这是时代赋予档案管理工作的使命，也是新时期促进档案管理事业发展的必然之举。档案管理员应该积极转变落后服务理念，完善档案管理工作内容，创新档案管理工作模式，更好地迎接时代的挑战。

一、档案管理工作内容的转变

首先是档案收集方式的转变。过去档案员都是坐等档案形成，然后进行整理、记录。这种档案多以文字形式呈现，时间久了，纸张发黄，字迹也会变得模糊不清。现在人们较多使用电脑录入档案，将档案资料存储于计算机之中，更加方便查询和携带。

其次是保存方式的转变。电子档案不会受到蚊虫叮咬，节省了时间成本和空间成本。只需要将档案录入到电脑中生成电子资料，轻轻松松就完成了保存工作。可档案需要保存很长一段时间，虽然不会经受虫咬、鼠啮，但是要注意进行备份，防止资料丢失。重要档案要及时设置防火墙，以便受到黑客和病毒的入侵。

二、档案管理工作模式的转变

（一）引入现代信息技术

现代化的信息技术已经渗透到人们生活的方方面面，档案管理工作同样受到了来自计算机和网络技术的冲击。这既是一次前所未有的挑战，又是一次不可多得的機遇。档案管理工作应该积极引入现代信息技术，采用数字化、信息化管理，更好地满足用户需求。当下，国内大部分单位已经开始推广电子档案，这要求档案管理工作引入现代信息技术，以提供更为便捷的服务。例如采用信息技术手段对档案进行扫描、归档以及无缝衔接管理，全面建立集文件管理与档案管理于一身的资源共享数据库。在对纸质档案进行管理时，应该加快信息化和数字化处理，尽量将纸质文件转化为电子文件，方便进行保管和处理。此外，档案管理是一项复杂又艰巨的任务，管理员每天要处理成千上万的档案信息，信息化检索技术的应用显得尤为重要。借助于信息化检索技术，那些不好排列、分散的档案可以自动归类，不需要人工按照日期或者目录一一进行排放，极大节省了检索时间。

（二）建立新型管理制度

时代在进步、科技在发展，新形势下档案存储载体也发生了相应改变。除了常见的日常文书类档案之外，还出现了很多电子档案、视频档案和光介质档案。与传统纸质档案相比，后者的储存载体截然不同，因此在对这些档案进行管理时就必须要区别对待。但是不可否认的是，由于新型档案管理经验有限，所以当下还没有很多可资借鉴的管理经验。为了切实增强档案管理质量，有必要建立一套新型档案管理制度。

1.规范新型档案管理工作环境。电子档案、视频档案和光介质档案不仅受到温度、磁场等因素影响，有时还会受到网络病毒的侵略。出于保护档案不受破坏的目的考虑，档案员要尽量保证工作环境干净清洁，严禁携带具有磁场的物件进入工作环境。尤其要做好网络病毒防治工作，以免档案遭到破坏。

2.明确界定新型档案管理权限。新型档案便于查寻搜索，但是另一方面也容易被复制泄露。为了保护用户个人隐私不受侵犯，应当明确界定新型档案管理权限，做好档案保密工作，未经授权，档案员不得随意查阅、复制用户档案。高级档案更要进行加密，实现档案绝密等级控制，面向不同等级档案员开放。

（二）提高管理人员素质

档案管理的主体是人，服务对象也是人。新时期的档案管理工作不仅要优化管理手段、建立科学制度，还要注意提高档案员综合素质，建立一支专业化的管理团队。计算机和多媒体技术是当前每一个管理人员都应当具备的基本素质，档案员尤其需要注意更新自身信息技术能力，这样才能游刃有余地进行电子档案管理。单位要高度重视档案员队伍建设，例如针对在职档案员进行专业技能培训，鼓励档案员积极接受继续教育。再如引进不同方面的高级管理人才，优化管理人员队伍层次。当从事档案管理工作的档案员自身素质得以提高时，档案管理工作质量自然而然也能有效提高。

档案包含了政治、经济、文化和历史等各个方面的信息资源，是我国社会进步的重要保障。面对时代发展的最新要求，传统管理内容以及管理模式明显已经不能适应新的时代发展要求了。为了全面增强档案管理质量，档案管理人员应该创新工作内容以及工作模式，及时适应时代变化的最新节奏。

参考文献：

[1]王淑梅.论档案管理工作内容与模式的转变[J].档案学通讯，2007.5.

[2]张俊玲.论档案管理工作内容与模式的转变[J].办公室业务，2014.12.