档案管理现代化实现路径探讨

王洋

摘 要：档案管理现代化是档案事业的发展趋势，是档案科学理论成果的具体落实，只有从档案管理的现代化理论出发，克服传统档案管理的中问题，才能实现档案管理现代化。

关键词：档案管理；现代化；路径探析

本文在分析国家当前对档案管理档案现代化建设的基本要求的基础上，总结我国档案管理现代化建设中存在的问题，并且提出有效的发展路径。

1 档案管理现代化的具体要求

1.1 档案管理的数字化

档案管理现代的主要求是档案信息的数字化，要求档案管理工作面向现代信息化环境，着力解决档案海量存储和电子化传递使用的需求。首先，电子信息技术的快速发展，为档案数字化应用提供了必要的空间，使用数码技术可以有效的进行档案的电子信息采集，为现代档案管理提供了基础。其次，原来纸制档案的电子化，不仅节约了档案存储的空间，而且可以提高档案的使用效率，解决了传统档案存储管理错误率高，档案使用困难和纸制档案易损坏的问题，使档案信息的质量更高。第三，在信息化环境下可以实现电子档案数据的高效使用，特别是在统一数据格式的存储下，电子化的档案可以用于大数据分析，可以在现有档案资料的基础上发现有价值的新信息，进而对其它工作起到辅助作用，档案的数字化已经成为时代发展趋势，也是档案现代化的必然要求。

1.2 档案管理的虚拟化

现代存储介质日益多样，档案的使用和管理形式也不断丰富，实现档案数据资源的虚拟化，开发出档案存储管理系统，不仅可以实现档案的无纸化，有效的节约资源，而且可以方便的进行档案数据信息的调取，对档案事业发展有重要意义。首先，档案虚拟化可以充分的结合当前的云存储技术，实现对档案数据的全面高效存储，同时有利于借助互联网技术，实现网络化的管理，这样更有利于提高电子档案的安全性，同时发挥出档案的实用价值。其次，档案的虚拟化更有利于档案随时查阅，使用档案的人员可以随时随地的调动档案，档案管理也实现了依据权限进行的自动化管理，这样不仅提高了管理工作的效率，而且有效的降低了档案管理的成本，实现了快捷档案管理的现实需要。

1.3 档案管理的社会化

档案是全社会共同的财富，除了国家的涉密档案和企业的私人档案以外，凡是涉及到社会公共事务或者与社会发展有关的公益性档案应当向社会公布，这样不仅有助于促进社会事业发展，而且可以挖掘出档案的财富资源价值，使死档案变成真正的活历史，全面提高档案信息的真实价值。首先，档案应当进行社会化管理，应当在行政职能部门的主持下，实现现代社会的档案流通机制，使社会机构和个人可以随时互联网渠道下查询到有用的档案信息。其次，档案管理的社会化是现代社会发展的必然要求，是社会进步的重要條件，只有借助各种档案历史资料，才能把握社会建设方向，着力实现未来与过往的有效连接。第三，档案管理的社会化，有助于全面提高全社会对档案的保护意识，有助于完善档案管理的机制，最大限度实现档案开发，解决档案管理存在的实际问题，形成社会档案管理的合力，促进档案管理事业的快速发展。

2 档案管理现代化存在的问题

2.1 缺乏有现代意识的工作人员

档案管理工作是专业性极强的工作，现有档案管理人员的素质还有待全面提高，不少档案管理人员缺乏现代化意识，没能认识到档案管理现代的重要作用。首先，档案管理人员的操作能力水平与现代档案管理工作的要求不符，不少人员不具备信息化条件的档案管理操作能力，不熟悉各种现代电子设备的使用方式，严重的影响了档案信息化和现代化的进程。其次，还有的档案管理人员缺乏档案管理现代化的基本理论，不能围绕着档案管理的现代化创新性的开展工作，导致档案管理现代的发展效率低，档案管理现代化的进程缓慢，严重阻碍了档案事业的发展。

2.2 档案管理现代化设施不足

实现档案管理的现代化目标，必须有必要的现代化设施设备和硬件条件作为支撑，但是现有档案管理工作的设备还不足以支撑单位开展全面的档案管理现代化改革工作。首先，档案管理现代化必须配备必要的信息化设施设备，必须有必要的档案存储、安全保护、数据检索设备等硬件条件，但是有些单位相关设备配置层次低，信息化设备不符合档案管理的实际需求。其次，没能结合实际情况开发出专业化的档案管理软件系统，虽然进行了档案的现货化管理，但是现代化的档案应用率较低，档案没能在现代化的环境发挥出指导实践，提供必要的决策参考等作用，因此影响了档案的现代化价值，实质上不利于档案管理现代化的长远发展。

3 档案管理现代化的主要路径

3.1 完善档案管理系统建设

为了提高基层单位的档案管理现代化效率，着力解决档案管理现代化工作中的问题，必须开发出完整的档案管理信息系统，注重运用系统软件来全面收集和管理档案信息。首先，应当根据档案的使用需求，设置不同级别的管理权限，在由专业人咒负责档案管理现代化建设，在此基础上制订科学的档案管理体系，使所有的档案数据都纳入到相应的档案管理体系当中。其次，注重完善档案数据存储与管理功能，档案管理应当支持不同的类型的文化数据进行有效转化，可以实现借助互联网渠道的安全传递，而且能够方便不同部门在同一体系下进行必要的数据检索工作。第三，档案管理系统还要进行档案使用的权限设置，加强对档案数据的安全监管，有效防止因为各人操作错误给档案管理带来的实际问题。

3.2 形成现代化档案运行机制

档案管理的现代化应当实现对档案数据的全过程管理，要从档案数据的收集、档案的制作、传递、使用等各环节进行管理。首先，应当加强相关的软硬件设施的投入，不断提高档案管理的设施质量，解档案管理的硬件不足问题。其次，形成科学的现代化档案管理的建设标准，全面提高档案的质量，注重实现档案信息的有效收集存储，解决档案质量不高问题。第三，提高档案的利用率，注重在分类管理的基础上，实现数据信息的综合服务功能，加强对档案的编辑和主动提高供服務项目，不断提高档案数据的利用率。

4 结论

实现档案管理的现代化，必须注重树立档案管理的现代化理解，解决档案管理中存在的现代化设备不足，人员素质不高，档案管理缺乏前瞻性，档案管理手段落后等问题，在满足使用需求的基础上加强档案现代化建设。

参考文献

[1]杨靖.新形势下事业单位档案管理的新思路[J].山东档案，2013（05）：38-40.

[2]王淑梅.论档案管理工作内容与模式的转变[J].档案学通讯，2007（03）：15-18.