论信息社会高校档案管理的创新性

王颖

摘 要：随着社会信息技术的不断发展，高校档案管理事业迎来了机遇和挑战。其档案管理工作的好坏在某种程度上直接影响着高校的建设水平，同时也是影响高校管理水平的重要因素之一。如何做好信息社会高校档案管理的创新发展，是社会研究的重点。如何做好信息社会下，高校档案创新性管理工作，转变传统的管理思想，将档案作为信息资源进行教学与科研工作，将传统的管理理念转变为信息服务为主的管理理念，是做好高校建设和发展的重要环节。本文将高校档案的的信息化管理作为探讨的重点，对其进行了系统的探讨。

关键词：信息社会；高校；档案管理；创新性

1 现今高校档案管理的状况分析

1.1 档案的管理理念较为落后

传统的档案管理理念主要以藏为主，并且在使用档案的过程中，常常为被动服务，影响档案的管理效果。造成这种现象的原因主要为传统的管理制度存在缺陷，同时也与档案管理工作不受重视，工作投入较少有关。

1.2 较为单一的管理方式

现行的档案管理方式以归档整理为主，涉及的资料主要有纸类资料、声像资料、电子资料三类，且操作方式多为人工操作。因此，在检索、查找、借阅等过程中，人工操作不足，导致工作效率较低，不能满足大量操作的需要。

1.3 档案内容较为孤立静止

每個档案的管理方式为传统的档案归档方式，并且各个档案之间均为孤立的，及时彼此间有联系，也多为纵向的联系，较为有限。但实际上，各个档案之间也存在横向的联系，传统的档案管理工作不能将其体现出来。

1.4 没有彼此间的共享机制

国内高校间多有几项或者相同类型高校，或者相同的专业设置。每年各个高校间都会存在数量较多的研究或课题工作。但现行的高校档案管理方式多为封闭式的管理，导致高校间重复投入不同的课题或者研究，浪费了大量的人力、物力和财力。

1.5 较为单一的档案呈现方式

目前我国高校档案仍然是纸质资料为主，虽然，有些高校提出了数字化、电子化的理念，但如何做好信息化的管理工作，需要在前期投入大量的物力和财力，因而，这项工作不能再高校中广泛的开展。

1.6 档案管理专业人才较少

档案管理是一项具有较强综合性的工作，工作人员不仅需要充分了解相关的专业法律知识以及工作流程。同时，也需要了解计算机、数据库、多媒体、网络等信息技术。但实际中，这样的专业管理人才较少，更不用说专业的技术人员了。

2 高校档案管理工作创新性的探讨

档案管理的完整性与科学性能够反映出高校的校园文化传承以及在学校发展过程中跌宕起伏的经历，同时，也能够反应出学校在管理学生、教学以及科研方面的水平与质量。要建立完善的档案管理模式，必须要打破傳统的管理方式，将现代化的管理理念引入到工作中，合理的建设档案管理的信息化建设与服务工作。信息社会的档案管理工作不单单是将档案进行简单的数字化归整，而是要对档案进行数字化处理后并进行综合性的分析，将档案联动起来，由被动的服务转变为主动的服务，可以从以下几个方面进行干预。

2.1 改变传统的管理理念

单纯从概念上来说，档案是指文字、图像、声音与各种形式的保存的原始记录。但从信息学的角度来说，这些原始记录内包含着大量信息，因而，需要将传统的管理理念转变为现代的信息化管理理念，将每一份档案看做信息，以信息管理的角度进行档案管理建设。

2.2 建立完善的档案信息资源管理库

高校档案库的优势在于对大量原始档案进行了保存。通过进行档案信息化的管理，将档案中价值较高的资料提取出来，并建立信息库，在此基础上，对其进行进一步的优化与利用，能够为高校教学与科研工作提供信息服务支持。而信息库建立的问题在于信息共享，解决这一问题，可以建立同类高校间的纵向联系，维持信息间的共享，而后建立于本地图书中心、数据中心、科技情报系统或者相关的企业之间的横向联系。借助纵向与横向的共享机制，不仅服务了高校的自身也服务了社会，同时也符合国家信息化的发展要求。

2.3 将现代化管理方式纳入到工作中

在人工管理的基础上，联合应用计算机与网络技术，能够有效提高工作效率。在档案系统与用户开展分级设置，并以用户的级别为依据，开放相对应的档案等级信息，并对其提供智能化查询方式，增加信息间的交互联系性。

2.4 建立动态化档案管理系统

高校每年都有大量的学生入校以及大量的科研工作开展。而部分科研项目随着学生的毕业发生中断或者重复的现象较为常见，给高校人力、物力等造成了严重的浪费。因此，需要建立动态化档案管理系统，为信息可追溯性的开展提供依据。

2.5 做好档案管理者角色定位的调整

高校档案管理系统以信息化为基础，建立现代化的管理系统后，管理者的角色不单单是管理者，同时也是信息设计者、生产者与维护者。是档案信息管理者与用户之间进行沟通和交流的纽带。而管理者的工作素质的高低、专业程度、工作的积极性都与档案信息系统应用效果之间具有显著的相关性。因此，需要对档案管理者的角色定位加强重视，充分将档案管理者的主体作用发挥出来。

3 小结

信息社会高校档案的管理工作是组成数字化高校的重要部分之一，同时也是衡量高校的管理水平与教学水平的重要因素，同时也是高校档案管理系统适应现代信息化发展的趋势。高校档案的网络信息建设是全国高校建设的重要内容，同时也是未来档案管理工作的发展趋势。高校档案管理系统的建立积极的推动着高校档案管理工作朝着信息化的方向发展，因而，应当把高校档案的信息化建设纳入到高校建设的工作内容中，做好各项工作，以适应现代社会的发展。

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