浅谈高校基建档案管理存在的问题与解决措施

李穗宁

【摘要】高校基建类档案是高校档案重要的组成部分，由于基建工程具有周期性长、来源广泛的特点，因此在管理中，存在档案意识不强、归档质量不高、归档不够规范等问题。因此，需要通过加强对基建档案管理者进行思想厘清，加强业务监督指导，推进归档规范化与标准化管理，提高基建档案管理者综合素质，对提高校高基建档案管理具有重要作用。

【关键词】基建档案；档案管理；措施

随着高等教育产业化的发展，高校急速扩大。独立三本院校、高校本校基础建设水平得到提高，建起了教学楼、实验楼、办公楼、学生公寓楼等一系列相关基础建设，产生了大量的基础建设工程档案。高校基建工程档案成为高校档案管理的一个重要部分，是关系到高校财产、安全的重要问题，对维系高校正常的教学工作与日常生产具有重要作用，因此，加强高校基建档案的管理与利用，对高校日常教学生活与师生日常生活具有重要意義。

一、高校基建档案的收集中存在的问题

高校基建工程档案，是指高校基础工程建设过程中形成的各种文书、图表、声像载体等等各种记载其历史活动过程中的资料总称。具有重要的凭证作用、参考作用。其中基建档案中筑建设计图（包括水、电安装设计图）对高校基建消防、安全管理等具有重要的意义。

高校基建档案，主要来源于基建工程施工单位和监理单位在基建工程完工验收后，把原来保管的工程资料移交给高校档案管理部门。根据1988年实施的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）文第五条；《科学技术档案案卷构成的一般要求》中第四类“案卷组织”中明确指出的建设项目档案的案卷组织构成；以及《建设项目（工程）档案验收办法》国档发[1992]8号文指出的基建档案验收中基建档案案卷目录的有机构成。这些指导性的文件，为基建档案管理提供了法律依据。也是档案工作者对基建档案管理的工作标准。然而，基建档案由于具有长期性、广泛性、复杂性等特点，仍然在管理上诸多问题。

（一）基建档案管理指导思想不明确。当前，在《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》《建设项目（工程）档案验收办法》等法律规章制度中都对基建资料收集管理有明确规定，但说法都过于庞统，没有明确指向性。同时，由于基建档案资料来源广泛，不仅有政府审批部门审批的基建资料，设计部门的设计论证，施工单位资料、监理单位的监督资料，还有质检部门的报告等等。这导致档案管理人员工作任务冗杂，由于没有细化指明具体要收集方向，无论是不同的部门间的纵向，还是同单位之间的横向，到底向哪些部门收集什么样的建筑资料，没有具体的指导思想。而根据《建设项目（工程）档案验收办法》，档案归属单位只有在工程竣工验收时，档案管理部门才参与对档案资料的验收，这往往造成亡羊补牢的现象。

（二）基建档案管理意识不强。基建资料在工程完工验收后，就要把基建资料移交给建设单位，这造成基建建设者对基建档案收集意识不强，存在两个方面的认识误差，一是为收集管理的基建资料，只要管理好用来应付工程交付验收的基建资料就可以了；二是基建档案资料来源上的广泛性与复杂性，基建建设周期长，往往会造成对基建档案资料收集不完整，一些重要的资料被遗失。基于以上两点，导致其在基建工程建设过程中产生两种消极态度，一是基建档案管理意识不强，只为应付检查而工作，造成基建档案归档不齐全。二是对基建档案重要性认识不足，在工作中存在不负责现象，造成基建档案管理上的混乱。

（三）基建档案归档质量不高。基建档案归档质量不高，主要体现在三个方面：一是檔案归档组织中，没有按《科学技术档案案卷构成的一般要求》，归档案卷杂乱无章；二是案卷不规范，如在图纸编制上不规范操作，图纸中要求责任人审核签字时经常产生缺漏，图章加盖不规范等；三是归档案卷不适合要求，一般国家要求是用蓝黑墨水书写案卷，可一些案卷却用红墨水或圆珠笔书字，还有一些案卷乱写乱画。

（四）基建档案人员素质不高。基建工程资料员大都是半路出家，缺乏档案专业管理知识，缺少专业档案管理知识，使其在对基建档案管理中，对案卷目录编制，案卷组织，案卷顺序都不甚了解，造成归档质量不高。

二、解决高校基建档案收集中存在问题的一些措施

（一）对基建工程建设与基建资料实行同步管理。首先是转变基建档案归档管理思想，对基建档案管理人员要加强思想上的转变，提高其对基建档案重要性的认识，同时提高其业务处理能力，通过学习，增强思想上领悟能力与行动执行力，严格按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》对基建档案资料收集归档管理。其次明确基建档案资料归档收集的指导思想、原则，制定基建档案管理的相关规章制度，并结合实际情况对已建立起来的档章制度进行定期修改编制。与基建部门的领导和基建项目资料负责人员一起探讨、编制基建档案有关规定，明确基建资料收集范围，推进各项基建法律法规的完善，强化基建档案管理的相关工作制度。再次，按基建档案形成的前期、中期、后期构建动态同步归档管理。基建工程项目由于工期过长，往往有二三年，在基建过程中，主要有前期的政府审批的文件、设计部门的建筑图表，中期施工单位的施工资料、监理单位的监理资料、质检部门的质检文件，后期安装单位的水电安装及装修图纸等等，由于牵扯的部门多，时间跨度大，要做到对往来文字、图表、声像及其他等更变事项相关资料不遗漏，要求做到同步定期、不定期地跟相关单位档案资料员联系，及时了解基建工程的进展情况，主动跟进，实施动态同步管理，确保基建档案的完整性，同时解决基建档案管理收集资料上的困难。

（二）引入基建档案收集的监督机制。当前，高校基建的建设，往往是多处基建同时开工建设，尤其是新建的校区或独立院校，更是同时多处施工，而这些施工单位或监理单位往往由多个公司组成。高校档案管理部门人力、精力有限，无瑕同时兼顾多个单位。因此，做好基建资料收集的监督指导工作，不仅是一个部门的工作，而是从基建项目立项负责人、校办基建部门到档案部门的管理人员都要积极参与协助配合，共同推进基建档案的管理工作。规划建设办公室工作人员一般都有具有专业基建知识，对基建资料收集监督指导也更具有针对性。因此，在以《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《建设项目（工程）档案验收办法》为指导原则下，按制定的规章制度，对基建档案资料收集，分类、整理、鉴定，归档。

（三）加强基建档案归档规范化与标准化管理。提高基建档案的归档质量，关键是对归档资料实行规范化与标准化管理。只有按一定的规范与标准，才能保证基建档案的有序、齐全、完整。要做到归档档案规范化与标准化，必须以《科学技术档案案卷构成的一般要求》为指导原则，严格执行，同时，严格归档目录书写使用墨水、不允许擦抹涂改，保持案卷的干净清洁。

（四）提高基建档案人员的专业水平。基建工程档案在收集过程中，要求对基建工资料的价值具有一定的鉴定水平。而当前，工程基建档案管理人员大都是非档案管理专业毕业，缺少档案专业管理水平。而与此同时，对基建工程资料管理，还要求具有一定的工程基建专业知识，而这些，一般非档案专业所能胜任。这会导致基建资料收集中，出现“胡子眉毛一把抓”，或者是一些该收集的资料没有收集，一些不该收集的资料收集了，造成基建工程资料短缺，资料庞杂，增加后续分类整理工作的强度与时间。针对这些情况，基建档案人员需要通过学习、短期培训、交流会等等提高自己的专业管理水平和增加自己的知识储备。

三、结语

通过上述的对基建档案归档管理过程中存在的问题与提出的解决这些问题的措施，只有确实地转变基建档案管理思想，明确基建档案管理的重要作用，严格执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》，并在实行中不断地完善，同时引进管理过程中的监督机制与提高基建档案资料员的专业管理水平整体素质，由过去被动的管理转变为主动的管理，强化基建档案管理的执行能力，同步动态实行跟踪管理，这将有效的解决基建档案管理过程中存在的障碍与问题。

【参考文献】

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