高校数字化档案与信息化建设的关联性研究

李梅

【摘要】高校档案信息化建设随教育信息化逐步推进已受众多研究者关注，一方面由于信息化技术在现代办公应用的普及提高了档案管理的效率，并扩大了获取档案的渠道，另一方面档案管理信息化能发挥更有效便捷服务于民众和社会的价值。本文主要通过三个方面对高校数字化档案与信息化建设的关联性进行了分析研究。

【关键词】高校档案；信息化；关联性

随着科学技术在各行业的深入应用，档案信息化研究在国家有关档案政策和数字化档案建设标准出台的新形势下步入新的阶段，本文将将从高校数字化档案与信息化建设在依存度和相互影响程度上做研究分析，以便解决档案实践中相关问题。

一、数字档案与现行实体档案的依存关系

从信息化发展的现阶段分析两者并不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。能将一所大学自身的人文传统与精神血脉传递给一代代学子，实现最有意义的“入学教育”的方法，就是以新技术的数字档案形式将每一份鲜活历史档案展示在这些新生力量的面前，这既能使新生全方位了解学校历史和文化，增强其对学校的认同感和归属感，还能将传统的文化历史记忆重塑，形成与当下接续生生不息的“活的存在”。高校建设数字档案馆就是利用电子网络远程获取档案文件信息进行展示的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户利用档案信息资源的便利性。

近年來各高校分别展开以档案便捷利用为主题的数字档案资源建设活动。通过活动开展加强了数字档案资源建设，推进档案信息化服务进程。实践中将利用率较高的信息如学生录取名册和教学科研等相关材料逐步建立档案目录全录入、档案内容全文扫描工作，资源存在的方式实现了存取档案信息的网络化，是一种无形的利用环境和信息组织。想要完成数字化档案建设就需要对现在的实体馆藏实行新的管理方式和建立新的服务机制。数字化档案资源的形成是建立在实体馆藏信息的基础之上，从而改变了实体档案的展现形式。

二、高校数字化档案馆建设对档案信息化的影响

高校数字档案馆是信息化条件下档案馆的“升级版”，它是高校教育信息化档案建设连接现代需求与历史存在的关键一环。档案管理部门在信息化条件下运用现代化信息技术将实体档案进行信息采集、加工整理储存。并通过不同类型的网络资源为数字化档案信息提供管理服务平台。随着档案信息化建设的不断普及，传统高校档案工作对档案数字化建设、办公自动化应用和用户的多样化需求也越来越高。

高校数字化档案馆是档案信息化建设中的重要节点。高校数字档案的建设不仅符合了国家和社会对信息化发展的趋势，还推动了档案的信息化建设，提升了行政机关的公共服务能力、办事效率、以及档案管理者的工作水平，为高校的核心信息资源建以及对增加信息资源总量、提高工作质量和优化结构方面都起到了促進的作用，从而更好地推动了高校档案信息化的发展，真正实现了全面、均衡、健康的发展。

三、高校档案信息化发展推动数字档案馆的建设

在高校档案信息化管理与网络相连时，数字档案馆具有提供资料的存取和服务能力，可以为社会广大用户以及高校内部及提供各种文献数据库的信息、咨询和检索等服务，了解教育教学以及档案最新信息动态，适时进行学术交流，实现档案信息资源共享。不难看出当今档案管理尤其是档案信息化管理面临着一场大的革新，实现自动化、信息化管理模式的时代潮流势不可挡。

高校档案信息化管理工作是高校教学改革发展的需要。国家教育信息化发展报告强调，推进教育信息化基础设施和网络环境建设，在现代化的管理理念下，高校的管理工作早已经步入了信息化、自动化与数字化管理阶段。加强教育大数据建设和应用，借助国家和省际教育管理信息系统之力，完善教育基础数据库，推进教育信息数据的融合汇聚与共享应用要求，实现教育综合服务平台规模化应用。对于档案管理工作而言，管理服务平台有了发展的良好环境，同样也应该结合时代发展的需要，将信息化档案管理作为数字化校园建设的重要内容，建立高校档案管理工作的标准与规范，实现高校信息资源网络体系的健全。高校档案信息资源随微课堂、MOOC在线开放课程应用与管理以及翻转课堂等教学方法的创新和行政办公OA系统的深入应用，为数字档案馆建设提供了丰富的内容，扩大了馆藏资源。

四、结束语

综上所述，信息化建设与高校数字化档案二者密不可分，有着很强的关联性。高校信息化建设是数字化档案的前提和基础，而高校数字化档案是信息化建设发展的必然结果。如今已是数字化时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的现代化、信息化也对数字化档案馆提出了新的要求。高校数字化档案的建立不管是从从建成以后所带来的巨大经济效益和社会效益还是对当今社会的发展需要、科技发展需要等各个方面来看，都是一项功在当下利在千秋的伟大事业。高校的工作者也应不断加强学习信息化知识、更新传统的思想观念，不断掌握新的档案工作业务知识，更快更好地适应数字档案馆建设，共同促进高校数字化档案的新发展。

【参考文献】

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