大数据时代背景下的档案利用服务探讨

孟蕊

【摘要】大数据时代的到来，意味着海量的数据信息，更快速的检索方式，以及对数据信息的精准处理。大数据时代一方面给档案信息管理工作带来了新的挑战和困难，同时也为发挥档案价值提供了有利的契机，达到档案利用效率成倍提高的目的。本文主要探讨如何在大数据背景下有效利用档案进行服务。

【关键词】大数据；档案利用；服务策略

大数据时代的到来，标志着档案服务工作由以往重管理向重应用的方向实质转变，要求档案服务人员能采用有效的工作方式，认真掌握大数据背景下的档案管理知识和基本技术，切实做好档案服务管理工作，从而发挥出档案的实际作用。

一、大数据背景下档案服务面临的新挑战

（一）档案信息海量增长。大数据时代背景下，档案信息将成倍的增长，各种信息将会汇聚到一个平台。首先，互联网的快速发展，电子文档的广泛使用，使越来越多的文档以爆炸式的方式不断累积。其次，档案存储面临着严峻的挑战，不仅存储的档案信息量成倍地增加，而且如何存储不同类型或数据信息变得越来越复杂。在档案信息海量增长的现实情况下，档案管理越发复杂。

（二）信息检索变得越发困难。检索出有价值的档案信息是进行档案服务的基础，当前用户已不满足于原对始档案的查阅，而是更倾向于通过对大量档案数据的集中分析，得到新的更有价值的数据信息。因此档案数据的处理与服务变得越来越有挑战性和创新性。首先，需要档案服务人员具备从档案中抽取有价值信息的能力。其次，在非结构化存储形式当下，档案信息处理变得越来越困难，只有依靠成熟的科技信息技术才可以完成以上任务。

（三）如何保证档案服务安全。在大数据时代，档案信息安全越来越引发人们的重视，保证原始档案数据不丢失，达到档案信息的安全有效传递，进一步减少信息孤岛问题的出现，这些都与档案服务安全性有重大关系。首先，信息服务量的增加导致数据信息传递失真和损毁问题严重。其次，大数据时代的到来，导致数据档案资源在整合过程中面临着高风險，这些档案服务过程中和档案存储时产生的危险漏洞值得引起高度重视，同时也是档案服务必须解决的问题之一。

（四）如何应对非结构档案增长。档案数据的结构化存储是档案数据重要存储方式，它可以更有效的对档案数据进行处理和检索。但是，大量非结构性档案文件仍然普遍存在，如何对大量的文本、图片、视频和影音资料进行有效的检索和提供服务成为一个难题。首先，这些非结构性文件具有占有存储空间大，数据增长量快，数据形式多样化。其次，非结构化数据在当今社会的地位越来越重要，加强对非结构数据的存储能力，实现对非结构数据信息的有效扩展越来越重要。这个问题也是当下档案服务面临的主要瓶颈问题。

二、大数据背景下提升档案服务水平措施

（一）转变档案服务业务流程。在一般情况下，档案服务流程主要包括整理、存储、利用等一系列的服务程序和形式。随着电子文档成为档案服务的主流形式，以往档案流程对用户来说已经失去意义，应当合理转变档案服务的业务流程。首先，加强档案数据库的建设，及时优化档案数据库结构，可以为用户提供模糊识别的方式，帮助用户快速检索到需要的有效档案信息。其次，进一步优化数据信息的查询功能，切实提高电子档案服务质量，根据用户的个性化需求，为用户提供有针对性的自助查询服务措施，不断开辟新的档案服务途径。

（二）高效挖掘数据信息价值。为了有效地从大量原始数据信息中挖掘出有价值的信息，应当使用科学的数据信息挖掘技术，力求从海量的不完整信息中挖掘出潜在有价值的信息供用户使用。首先，使用多种有效的档案信息挖掘工具对档案信息进行有效的处理，能够通过WEB、数据结构等开发出不同的数据处理方式。其次，简化数据操作程序，在数据信息的筛选过程中尽量的省去中间环节，降低数据信息处理的难度与复杂性，给用户提供更完整有价值的信息。第三，能够根据现有数据信息为用户提供有预判性质的信息，为用户提供具有关联性、独特性和实用性的档案服务，不断增加档案服务附加价值。

三、大数据时代档案服务的展望

（一）由粗放向精细服务转向。以云计算为代表的大数据服务将有着广泛的发展空间，随着数据信息量的不断上升，用户对大数据越来越重视，以往被动承受的服务正在向主动需求档案的方向转变。首先，用户的信息战略将决定了由“文本”向“數据”方向的转变。其次，用户信息化的管理方式要求档案服务由粗放提供模式转向精细化服务方向转变。第三，档案服务流程也需要越来越精细，从数据收集到存储、管理、分析、展示，都需要以高级技术手段作为支撑。第四，要求档案服务部门围绕用户需求，转变以往等靠要思想，全面准确收集各种信息，深度挖掘档案背后价值，有效节省档案处理时间。

（二）提供个性化档案服务。大数据背景下，用户的个性需求越来越突出，满足用户的个性化需求成为档案服务的重要发展方向。首先，基于自动化思想，为用户提供自动化的查询服务，实现网络自动化管理，自动化档案数据的传递，方便用户自助服务。其次，加强档案的个性化管理，实现档案服务、档案检索、档案编辑服务个性化，根据用户的对需求，对重要档案信息进行特殊处理，从而更好满足用户要求。第三，有效与用户进行交流互动，及时改进档案服务缺陷，根据用户提出的新要求，不断提升档案服务质量。

四、结论

大数据是信息技术快速发展的新阶段，面对新的数据信息应用形式，必须深入挖掘档案服务与信息技术有效接轨的途径，切实地在大数据和档案服务之间建立起内在联系，不断挖掘出档案中潜藏的信息服务价值，力求根据客户的实际需求，在智能化大数据处理平台为客户提供更有效服务。

【参考文献】

[1]李宇航.主动适应经济发展新常态 不断提升档案利用服务的质量和水平[J].黑龙江档案，2016（01）.

[2]刘秀花.档案利用服务基本问题研究文献综述[J].办公自动化，2015（17）.