杨靖
摘 要: 为适应市场需要, 高职秘书专业教育要不断创新适合秘书专业第二课堂建设的形式, 以强化第二课堂活动效果,促使学生将所学理论知识与第二课堂活动紧密结合,切实提高学生的秘书职业能力。
关键词: 秘书专业 第二课堂 职业能力培养
秘书专业不同于一般的文科专业,它是应用学科,有很强的实践性。高职秘书专业的教学应当围绕将来秘书岗位工作职能和专业素养及技能开展。其教与学的形式不应拘泥于课堂,而应探索并创新第二课堂的教学模式。第二课堂活动的开展,是补充实践能力的培养和增强理论课的现实适应性的良好途径。
一、开展第二课堂教学的意义
第二课堂是第一课堂之外的补充式教学,它对拓宽学生知识面,活跃校园学习气氛,激发学生求知欲有着积极的意义。就秘书专业教学来说,首先,第二课堂的开展是一种培养学生实践技能的补充途径。第一课堂能传授给学生完整的理论知识和技能,系统的实践性教学可以解决系统的技能培养和提高问题;第一课堂教学中的实践性技巧的运用能使学生在理论学习中得到实践操作的乐趣。然而占学生在校时间三分之一的课余生活的利用,即第二课堂的开展及其作用,同样是不容忽视的。要结合秘书专业特色,以实践型活动方式为主,培养学生的实践技能。例如,平时组织学生进行社会调查、模拟办公室工作的处理、大型会议的组织参与、演讲辩论比赛的开展等,都是较典型的以实践技能培养为目的的第二课堂活动,它补充和延展了第一课堂教学内容,又为学生的实践锻炼提供了更多的场所。再者,第二课堂活动的开展使理论教学更向实际贴近,为理论知识适应现实提供了检验的机会。秘书专业课程教学中,理论课比重较大,秘书行业强调高技巧的实践操作性,因此如何利用现有的教学途径,按现有的教学程序适应实际需要,培养学生分析问题、解决问题的能力?为此,我们应充分利用第二课堂活动,既丰富大学生的课余生活,又调动更多学生的学习积极性,最重要的是能让秘书专业的学生实现更多的专业训练,为他们提供了一个提高能力、展示自我的平台,在第二课堂活动过程中,学生平时所学的专业知识能够得到实际应用,在实践中加深对知识的记忆,在实践中提高秘书的职业能力。值得注意的是,第二课堂活动在内容的设置、时间的安排上还是需要科学系统的程序,以强化第二课堂教学效果。
二、高职秘书专业应以就业为导向开设第二课堂
高职教育是为生产、建设、服务和管理一线培养高技能人才的,是职业教育,不管是第一课堂还是第二课堂的教育都应以就业为导向,以培养学生进入职场所需技能和素质为目标,尽可能缩短从学生过渡到职业人的时间,让学生尽快进入职业角色。根据市场、毕业生和用人单位调研,高职秘书专业毕业生绝大多数是在中小型企业中就业,这些企业的规模较小,对秘书的分工不是太细致,秘书往往兼文秘、财务、法律事务、人事、档案管理等多种工作于一身。秘书在日常工作中需要具备多种职业能力,包括良好的表达能力(书面表达和口语表达能力)、领悟能力(观察能力、认知能力、理解能力、判断能力、应变能力等)、三办(办文、办会、办事)能力、信息处理能力、沟通协调能力、办公自动化操作能力等。因此,高职文秘专业在开展第二课堂教学中不能片面追求娱乐,忽视高职职业育人的功能,应以职业能力培养为核心,多开展能提高职业能力的教学活动。
三、创新第二课堂建设形式,提高秘书学生的职业能力
(一)成立秘书协会,提高沟通与交际能力。
沟通是人与人之间、人与群体之间为了某种目的所进行的信息的传递和反馈过程。秘书需要和不同的人打交道,如上司、员工、客户和合作伙伴等,因此沟通和交际能力显得尤为重要。语言与非语言沟通、人际沟通、组织沟通、跨文化沟通及涉外谈判都是秘书人员应当掌握的能力。以我校为例,学校专门成立了“秘书协会”,由专业教师指导,学生自主运营,旨在锻炼学生的沟通与交际能力。
秘书协会刚刚成立时,想要在众多校园活动中吸引大家的眼球,就必须有一个独特、精彩的节目,我们将现代礼仪、社交礼仪编排成一段礼仪操,既作为节目又方便同学们记忆。秘书礼仪训练完毕,秘书协会就可以进行兄弟学校来访的接待活动,进一步提高沟通和交际能力。学校设有吴文化园,每当有领导或来宾来访时,指导老师会从秘书协会的成员中选拔出两位吴文化园讲解员,讲解员带领来宾参观吴文化园并进行细致的讲解,每一次的接待活动都能感受到学生的进步,他们在一次次接待中将礼仪展示得更加得体端庄,沟通能力得到了很大的提高,正是参与了这些活动才让学生有了更加丰富的人际交往经验。
(二)举办演讲比赛、诗歌朗诵会、创办期刊,提高口头及书面表达能力。
秘书在上司与员工之间要正确表达双方的观点,同样在接待客户、谈判、汇报等工作上都少不了口头表达的能力。书面表达即写作能力也是秘书专业的核心技能,熟练掌握各类应用文的书写是成为一名优秀的秘书必备的职业能力。以我校为例,为了给学生提供更多练笔的机会,大一时,举办感恩主题演讲比赛,学生会精心准备演讲稿,把文字功底展现在演讲内容上。大二时举办诗歌朗诵会,学生很用心地写稿,精心斟酌,反复修改和演练。同时,学生尝试创办了《文苑》期刊,完全由他们自己收集素材、写文章投稿、设计封面、排版印刷,自己当起了“编辑”,除了写文章外还要修改来稿、设计排版、选择插图,将秘书专业的新闻动态写进期刊并收录学生的文学作品,久而久之,他们编辑的秘书专业期刊《文苑》已成为提高该专业学生文学素养的实践园地。由此,秘书专业的学生在第二课堂敢于尝试、积极参与,熟能生巧,写作能力得到了大幅提高。
(三)進行办会技能综合实践,提高组织与协调能力。
秘书需要在企业上司与员工之间做好组织与协调工作。上司布置的任务会由秘书分配并布置给员工,员工任务的完成情况由秘书传达给上司。掌握办会技能,能有效提高秘书的组织与协调能力。以我校为例,办会技能的综合实践是检验学生办会能力的试金石,也是秘书组织协调能力实践教学的最高阶段。其形式包括:endprint
1.举行办会技能大赛。全班同学按照需要分成若干小组,如接待组、宣传组、文件组、后勤组等等,各司其职,完成预定的小组任务。比赛期间老师还可以在学生不知情的情况下设定一些小插曲,比如断电、将茶水打翻、会间有人争吵、会场遗失物品等,检验学生的应急处理能力。比赛结束后,老师应对各个班级的表现进行点评,并将优胜班级的办会过程作为成果进行展示。
2.承办各种校内会议。与实训相比,承办各种校内会议是一种真实的岗位训练。承办会议可充分利用校内资源,是提高学生办会技能的有效形式。高校的校内会议多种多样,如代表大会、办公会议、学术研讨会、座谈会、经验交流会、运动会等。这些会议与学生未来会务工作的真实环境接近,是学生与未来实际办会环境的一个过渡桥梁,为学生以后适应工作环境奠定基础。承办校内会议,可以学生与老师共同参与,这样老师比较容易指导和控制,学生办会效率也会有一定保障。经过岗位演练后,学生承办校内会议已十分有经验,这样的实战十分有利于培养学生的合作、协调、适应和组织能力。
(四)举办“秘书文化节”,提高综合职业能力。
每年四月份有国际秘书周、秘书日,我校会利用这一时机策划举办大型的“秘书文化节”,可以促使秘书专业学生关注专业文化,研究探索并创新秘书文化,更好地服务于社会。
举办秘书文化节是一项庞大的有组织的系统工作,涉及方方面面,在这一活动过程中,学生能够接触到大量秘书工作内容,经历各种具体的秘书工作,有利于提高“办文、办事、办会”的基本能力。对学生来说,举办秘书文化节是一次很好的实践机会,对教师来说则是一次生动的情景教学,概括地说可以提高以下几种能力:一是写作能力。秘书文化节活动需要撰写计划、总结、活动方案、开幕词、闭幕词、宣传标语等大量的文字材料。二是社交礼仪能力。秘书文化节活动涉及联系赞助、会议议程设计、会场布置、领导接待等方面的工作,可以提高学生的社交水平。三是沟通协调能力。举办秘书文化节需要同学校、院系领导及团委学生会、财务、赞助单位、新闻单位等部门做好沟通协调工作。四是组织策划能力。秘书文化节各项具体活动的开展,还需要做好各种策划工作,例如赞助策划、新闻策划、人员组织等。除了提高综合能力、掌握各种技能外,秘书文化节还可以有效地宣传正确的秘书观念,深入挖掘秘书文化的精髓,使学生体验秘书职业的魅力,培养职业光荣感。
四、重视第二课堂教学,将其纳入秘书专业整体教学体系
内容丰富、多姿多彩的第二课堂教学,确实能有效提高秘书专业学生的职业能力。然而我们不得不认识到,利用第二课堂训练秘书职业能力也存在缺点,如果不加以克服势必影响实践教学的最终效果。例如在第二课堂,教师的跟进不一定都能到位。所以,借助互联网设立论坛、微信群、QQ群,搭建第二课堂交流平台能有效弥补这一不足。第二课堂实践教学在课外进行,老师很难时时跟进和督促,学生容易产生惰性心理,应选择做事认真积极、协调能力强的学生负责了解其他学生的动态,及时沟通、引导。第二课堂实践教学在多数高校并非教学必需,常常即兴发挥,可以考虑将第二课堂实践教学制度化。高职秘书专业的第二课堂不仅仅是学校相关职能部门的事情,而且是专业建设的重要内容。在人才培养方案的顶层设计中就应将第一课堂和第二课堂放在同等重要的位置上,一并架构,按学期、分年级制订实施方案,明确活动内容、活动要求和考核形式。高职院校在安排第一课堂教学的同时,安排好第二课堂教学计划,将其纳入秘书专业整体教学体系。在第一课堂上,主要向学生传授基础理论知识,掌握基本技能。在第二课堂上,结合专业知识内容举办相关专题讲座、专业竞技比赛、校内外实训活动等。通过二者相结合的方法,更好地激发学生学习专业知识的兴趣,更好地培养学生的专业技能和职业素养。
高职院校文秘专业的第二课堂不仅是第一课堂的延伸,而且对学生的核心职业能力和综合素质的培养日益发挥了重要作用。随着社会的发展,企业需求的变化,高职生源在变化,文秘专业第二课堂活动的开展会不断面临新的问题,如何开展好第二课堂活动、建立科学的第二课堂教学体系,还需高职院校不断加以探索。
参考文献:
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