如何做好公路养护单位的档案管理工作

鲁静

摘要：本文从档案管理的分类、档案方案的编写、档案管理的对策三个方面，针对如何做好公路养护单位的档案管理工作提出了切合单位工作实际的档案管理方法及对策。

关键词：公路养护；档案管理；方法；对策

随着社会的不断进步，单位各项工作的改革发展，档案越来越多地在人们的政治、经济、文化诸多方面发挥着它不可替代的愈来愈重要的作用。档案记载着单位发展的全过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。公路养护单位在工作中形成的大量具有保存价值的档案材料，对进一步提高公路养护服务水平起着至关重要的作用，因此，使档案更好地服务于公路养护事业是一项十分重要的任务。我就如何做好公路养护单位的档案管理工作谈谈个人的一些看法。

一、认真抓好档案的分类管理

公路养护单位的档案管理大致可分为四部分：一是文书档案管理，二是科技档案管理。三是会计档案管理，四是照片档案管理。

（一）文书档案管理方面形成的档案主要有：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作具有利用价值的文件材料；本单位工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料；本单位需要执行的上级、同级的文件材料及下级报送的重要文件材料；其他对本单位工作具有参考价值的文件材料。

（二）科技档案管理方面形成的档案主要有：记录和反映本单位生产、科研、基建、设备等具有保存价值的科技文件材料。

（三）会计档案管理方面形成的档案主要有：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料；能记录和反映本单位经济业务的重要材料。

（四）照片档案管理方面形成的档案主要有：记录本单位重要职能活动和重要工作成果的照片；其他具有保存价值的照片。

这四类档案应严格按照档案保管期限规定进行认真的分类和划分，并进行认真的整理和妥善保管。如分类不合理，收集不齐全，保管不得当，都会给档案管理工作造成不可挽回的损失，也将给今后的有效利用埋下隐患。

二、编制档案工作方案

首先，制定编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表的工作方案，是做好档案管理工作的前提。深入实际、调查研究、系统归纳是做好编制工作的原则和方法。在具体编制的过程中，要结合本单位工作实际，突出公路養护职能，制定于本单位工作实际相符的档案管理方案。整理档案工作方案，是整理档案时不可缺少的计划性的指导文件，通常要经过周密的调查研究，并由上级部门批准方可执行。

作为基层公路养护单位，本单位采用年度—保管期限分类法，这种方法比较适合于机构设置简单，年度形成归档文件数量较少的单位。如遇单位内设机构比较健全稳定，职能分工明确的，可按年度—机构—保管期限分类法。

三、做好档案管理对策

（一）樹立档案意识。一个单位能否把档案建立起来，让它为单位所利用，关键在于领导，领导重视档案建设是做好档案工作的保证。档案管理人员首先要做好档案意识的宣传工作，让全体职工通过学习档案相关法律法规，了解档案的重要性，树立档案意识，在平时日常工作中，养成积累档案的良好习惯，有些人对档案工作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，造成档案流失和遗失。

（二）尽可能设档案专职管理人员。要制定管理人员职责和管理制度，除建好，管好，用好档案等内容外，要特别注意在管理人员变更时，做好交接工作，防止人员变动交接手续不清，使应归档的未归档，借出的档案应收回的未收回等，造成档案丢失责任不清的混乱现象发生。目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文化程度不同，工作性质不同，档案专业知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档，概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案整理工作带来了许多困难。

（三）稳定档案干部队伍，提高档案人员素质是做好公路养护单位档案工作的重要条件。由于档案逐步实现现代化管理，作为档案管理人员，首先要懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业上有较深的造诣和较高的文化和历史知识，才能适应档案工作现代化的需要。

为了适应档案科学管理的要求，应该让档案人员经常参加相关的岗位培训，以便于随时掌握新的档案整理规范及科学的档案整理方法，以提高档案人员的业务水平，使公路养护单位档案管理工作走上标准化、规范化、科学化轨道。

（四）加强档案法制建设，依法保障和促进公路养护单位档案事业的发展。档案法制建设是档案工作整体建设的重要内容，也是发展档案事业的重要保障，所以应当注重档案法制建设，当地档案部门要加强对公路养护单位档案的检查指导和执法力度，逐步使公路养护档案工作步入依法治理的轨道。

（五）做好档案保管工作

开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作为保证，首先就是要改善档案库房的存贮条件，做到“十防”：防火、防水、防潮、防虫、防光、防尘、防盗、防高温、防污染。其次是保证档案原件的完整与安全。对于经常利用的档案原件，可通过印发复印件的方式，减少原件的机械磨损和其他损坏的可能，从而起到保护原件的作用。对于年代久远或已经损坏的档案原件，要采取档案修复法或者复印件形式保存下去。

总之，搞好档案管理工作，从而使档案资源能得到充分的开发和合理的利用，必将对提高公路养护服务水平有着积极的作用。我们必须努力提高档案管理水平，加速实现管理手段现代化，使档案能更好地服务于公路养护事业中去。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：首都师范大学出版社，2001，1：320.

[2]戈秀萍.文书工作与档案管理[M].大连：大连出版社，2010，8：187.