电子文件的管理与思考

罗莹

摘要：伴随着互联网的快速发展，计算机已经普遍存在于我们的生活当中。同时，电子文件也作为一种档案的载体在我们的生活中是被广泛运用。这种文件管理的新型方式对传统方式的档案管理带来很大冲击，并成为当今文件管理工作者普遍关注的问题。本文就电子文件的管理展开分析思考。

关键词：电子文件；管理；思考

随着互联网技术的快速发展，互联网+、大数据、智能制造等对不同行业产生了巨大的影响，在提升效率的同时也更关注安全，用互联网管理文件和档案是大势所趋。本文就电子文件的管理做了如下分析。

一、电子文件与电子档案的界定

电子文件（electronic records）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。这一含义有四层意思：

一是电子档案是已归档的电子文件；

二是电子档案具有保存价值；

三是电子档案须按照规定的方法进行统一管理；

四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用。

二、电子文件所带来的好处与挑战

电子文件主要是保存已经归档的有价值的文件。必须是可以被电脑系统自动识别处理的，能够储存在光盘、磁带、U盘等媒介上，并且能够在网上传输的“数字代码序列”。文件的类型通常有图片、数据、文本、程序等等形式。

（一）電子文件为档案管理的好处

相比于传统的纸质文件，电子文件管理的成本大大降低，而且查找方便，检索速度更快，方便了用户利用，使工作效率大幅度提高。并且实现了资源共享，档案的查找速度、准确率和查全率都能有效的提高。与此同时，文件归档材料相比于纸质文件对库房空间的占用也大幅度减少了。

（二）电子文件的出现对档案管理工作的挑战

通常情况下，文件管理工作者在使用电子文件的时候必须要有电子文件的保护观念。假如硬件的设备需要更新，而我们没有做好文件保护，那么电子文件信息就可能会丢失。正因如此，文件管理人员的专业素质对于文件管理工作来说也是一个很大的挑战。同时文件电脑管理系统和办公系统的不兼容问题也经常会出现，这对于文件管理工作也是一个重要的隐忧。文件管理系统和办公网络系统的环境和设计单位不一致，会造成他们之间的数据不容易转换，使他们之间的系统不兼容。

三、电子文件档案的管理

（一） 电子档案的整理

电子档案的整理工作需要在电脑上对文件进行目别汇分，是一个让文件有规律的呈现出来的过程。

首先，从电子档案在其产生、管理、存档和档案室接受的整个过程综合考虑，需要进行系统化整理。这有利于各个阶段的进行，对光盘归档和网络归档这两种归档方式都很适宜；另外，当前的网络计算机档案管理系统一级目录中包含的文件是有限的，所以这便需要按照文件的分类进行分别管理。需要的时候还可以把分类后的文件进行加密处理控制，根据文件的类别分别进行组盘。

除此之外，面对本单位收到的技术文件，需要经过扫描处理，形成影像文件后进入网络，各种类型的技术文件都需要在网上进行拟办、传达和督促办理；业务部门把握控制电子文件的存档工作，然后由承办部门对处理后的文件根据其关键程度来确定文件的密级和保管时限，之后在转到档案部门审查，添加分类号或者档号这样的管理信息后进入文件档案数据库。需要查询的时候，便可以通过各个网络终端进行查找。

（二）电子文件的鉴别

鉴别电子文件和鉴别纸质文件相同，都是对文件保存价值的估计和预判。准确来说，电子文件的鉴别是对电子文件整理的继续和补充。在电子文件存档的时候，电子文件在形成部门和档案部门的协作工作下，对存档电子文件的实质价值进行鉴别；与此同时，对文件的内容、介质进行检测，确定是否保存；对其保存环境进行说明。在文件管理的过程中进行电子文件的鉴别，主要任务其实是对已经到达保管期限的电子文件进行重新的审查，对于没有保管价值的文档删除销毁，以免使有价值的文档淹没在没有价值的电子文件当中，使电子档案存储机制更加完善。

（三）電子文件的保管

电子文件是以脱机的形式保存的，在使用时要把大批的电子文件移动储存到U盘或者光盘上。他们结构比较稳定并且具有很好的抗干扰能力，对于电子文件的长久保存很有利。电子文件的保管除了要具有纸质文件的保管要求外，还要根据光、磁等介质的特点，运用一些特别的保管方法。

四、对电子文件管理的思考

纸质文件管理的时代显然已经过去，而以电子文件形式的管理已经成为当今社会的必然发展趋势。但是在目前的电子文件管理中，面对不断显现的新事物和新问题，也需要文件管理人员紧跟时代的脚步不断思考，不断进步。

（一）提高管理人员的综合素质

电子文件管理人员首先必须要提高电子文件信息安全的意识。电子文件具有一定的特殊性，电子文件的管理不同于纸质文件并且要比纸质文件的管理难度大很多，很多工作人员文化素质水平不达标并且缺乏实际管理的经验，很多时候不能实时的发现问题并解决，导致文件丢失。所以加强档案管理人员的信息安全意识和信息技术的学习是必须要重视的。

（二）在电子文件中应用“前端控制”理论

在传统的文件档案管理模式中，档案和文件的管理是分开进行的。根据电子文件的特点，中国档案学研究人员提出把“前端控制”理论应用到电子文件管理的中，把档案管理的要求运用到文件管理的前端。包括从电子文件的产生、运行到存档管理，指定专门的工作人员或者机构负责。在电子文件整个形成过程中及时对数据和设备环境进行备份，用统一的软件进行存档管理，来保证电子文件归档的质量。之后，再把需要长久保存的电子文件和起对应的纸质文件复制归档在一块，确保电子文件的完整性以及高效性。利用计算机定期的把适合归档的电子文件进行联机传递，并且按照档案管理格式保存到可以长期保存的介质上，脱机保存。并且与此同时，有些需要保密的电子文件必须要有安全密保处理，上网的时候必须确保电子文件的安全性。

（三）加强电子文件的安全防护以及办公自动化系统

通常情况下，要想做好加强电子文件的安全防护以及办公自动化系统工作，可以通过以下三点来进行：

1.需要对文件信息储存的介质，特别是有磁性的储存载体定期的进行复制 载体的质量，确保有效提高电子文件的保存年限。

2.要保证网络的安全性。可以对文件的权限以及网络登陆进行限制，在一定限度上对服务器的文件数据有效进行保护。

3.所谓“有备无患”，确保文件的信息安全一定要做好数据的备份，以免丢失重要文件。

4.预防计算机病毒，有效防止网络被侵袭。可以在电脑系统中安装360、安全管家等防毒软件，或者利用其他的先进防毒工具来抵挡病毒入侵。与此同时要禁止随便使用外来的U盘、光盘等。严格的进行病毒检查，安全无误后才能使用。

（四） 加强电子文件安全保管

在现实生活中，受自然环境影响，时常会有很多不可抗力的灾难发生。为了保证电子文件的安全，在条件允许的情况下可以对电子文件信息进行异地的备份保存。这样一来，即使一个地方出现问题，我们的文件材料也不会同时发生意外丢失，使文件保管更加安全。但与此同时需要注意的是，异地保存的文件更需要进行加密措施来保证其安全。

五、结语

综上所述，电子文件随着时代的发展成为了如今最先进的文档保存方式。但是在文件的整理以及保存上还存在着很多需要学习的地方，想要提高电子文件的安全性，需要從管理、技术等多个方面选取有效措施，确保电子文件的安全以及保存寿命。

参考文献：

[1]武燕.电子档案的管理与思考[J].办公室业务，2011（8）：69-70.

[2]朱丹彤.企业电子文件管理走向研究[J].档案管理，2009（2）：49-50.

[3]孙兆伟.关于用电子签名技术及其法律解决电子档案法律效力问题的思考[J].浙江档案，2007（5）：44-46.

[4]冯惠玲.電子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2003（12）：40-42.

[5]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报，2007（1）：154-156.

[6]李萍.浅谈电子档案的优势与不足[J].档案，2006（7）：214-215.