事业单位人事档案实行计算机管理的必要性及作用分析

邹丽敏

摘要：如今，网络信息技术发展迅猛，各个行业的发展已经离不开网络信息技术，事业单位人事档案管理工作同样如此。事业单位人事档案的管理与计算机紧密结合成为当下的一大发展趋势，传统的人事档案管理无法满足人们的需求开始逐渐淡出人们的视野。因此本文将详细分析事业单位人事档案实行计算机管理的必要性以及作用，让更多的人认识计算机管理的现实价值，引导相关行业人员积极探索更多计算机管理的有效措施，促进事业单位人事档案管理的现代化、科学化发展。

关键词：事业单位；人事档案；计算机管理；作用

新时期，科学技术为各个行业的发展带来了种种便利，其中计算机管理在事业单位人事档案管理工作中的应用就是一个典型的例子。如今，各事业单位人事档案的管理与计算机的结合正以锐不可当之势冲击传统人事档案管理，人事档案管理工作日益向着现代化方向发展。事业单位人事档案实行计算机管理是档案管理数字化、信息化的体现，这是时代发展的必然趋势，我们需要深入了解相关的内容，以便充分发挥计算机管理的积极作用，提高人事档案管理工作的水平。

一、事业单位人事档案实行计算机管理的必要性分析

（一）传统人事档案管理的缺陷

传统人事档案管理方式耗费大量的人力、物力，无法适应高速运转的新时代的需求，传统人事档案管理的淘汰是时代发展的必然。在过去，许多事业单位人事档案管理工作中主要是以纸质的形式来记录和保存相关信息，而计算机所能发挥的作用十分有限。这样的管理方式既耗费时间，也耗费物力和人力，人们的工作量繁重，工作操作便利性差，人事档案管理的整体质量始终无法得到进一步的突破。

传统人事档案管理中人的因素对管理工作的影响极大，而专业化较为欠缺的工作人员给事业单位人事档案管理工作带来了一定的难度。工作人员综合素质低，专业缺乏，对人事档案相关的收集、归档、装订都缺乏深入的了解，这种传统的档案管理方式使得档案的完整性无法得到保证，人事档案管理工作质量有待进一步提高。

（二）计算机管理的优势

将计算机应用到人事档案管理中能够大大提高事业单位人事管理的效率，提高人事档案的利用率。工作人员可以将各类人事档案资料分门别类输入计算机，以文字、图片、视频等多种手段存储信息资料，当人们需要查询、处理档案资料时可以迅速提取资料。计算机在人事档案管理中的应用改变了以往纸质存档的方式，各种档案资料以电子数据的形式存储在计算机中，档案资料的修改、查询、整理都变得更加专业化、条理化，工作效率大大增加，档案的利用率与准确率提高，事业单位人事档案管理成本大大降低。

二、事业单位人事档案实行计算机管理的作用分析

（一）实现档案管理多样化

计算机在事业单位人事档案管理中的应用作用巨大，计算机丰富了人事档案管理的形式，人们除了通过文字、照片记录档案信息之外还可以用各种音频、视频等形式来记录存储人事档案信息，管理方式变得更加多元丰富，档案管理工作更加便利高效。多样化的人事档案管理方式方便了相关工作人员以各種方式来了解员工的具体情况，为事业单位人员的选拔提供了重要的参考依据。

（二）减少人事档案管理成本

计算机实现了人事档案管理的信息化，工作人员可以根据管理的需求对文档灵活整理、排序和归档。计算机在事业单位人事档案管理工作中的广泛应用能够大大节约人力、物力，降低人事档案管理的成本。事业单位的人事档案资料较多，加上人员信息管理工作十分严格，如果用过去传统的档案管理方式就会耗费较多的物力与人力，且人员信息保存的完整性也会大大降低。传统的人事档案管理方式将会占据较大的空间，容易受到环境条件的影响，要想妥善保管好人事档案信息资料就必须准备足够的存储空间，做好防潮、防霉等工作。而应用计算机进行档案管理则无需考虑这一问题，档案管理成本大大降低。

（三）增强管理工作现代化

信息技术的发展改变了人们的工作方式，现代化与专业化成为各行各业努力的方向，事业单位人事档案管理工作同样需要与时俱进。事业单位大胆将计算机与人事档案管理结合起来，工作人员只需要通过计算机就可以对人事档案资料进行各种处理，事业单位人事档案管理现代化水平进一步提高。计算机的应用对人事档案工作人员提出了新的要求，工作人员必须掌握计算机管理的技巧，增强对计算机的应用能力。计算机的应用推动管理人员提高自身综合素质和现代化管理意识，人事档案管理工作与事业单位各个部门之间的联系日益紧密，档案信息库的建立也将因此而日趋完善，人事档案管理工作现代化水平不断提高。

三、结束语

事业单位的人事档案主要反映了一个人的个人情况、工作以及政治面貌，人们可以通过人事档案资料来了解一个人，进行人员的选拔和任用，由此可见人事档案管理工作的重要性。而计算机在人事档案管理中的应用将进一步完善人事档案管理工作，深入挖掘人事档案资料并将其价值发挥到极致。我们必须深入了解计算机在人事档案管理中的应用，努力探索更多有效的措施推进人事档案管理的信息化进程，为事业单位用人做出更多的努力。

参考文献：

[1]王静.事业单位人事档案信息化管理的思考与对策[J].信息与电脑：理论版，2016（23）：96-97.

[2]王凤春.浅谈对事业单位人事档案信息化管理的思考与对策[J].科技与企业，2014（23）：39-39.

（作者单位：长春市南湖公园）