探究电力企业档案管理中存在的问题和策略

何莉

摘要 档案管理作为电力企业运营过程之中的重要环节，能够在较大程度上影响电力企业的发展，为了进一步提升电力企业的管理水平，实现管理的规范性，需要加强对于目前电力企业档案管理的分析与研究，才能够推动案管理工作的落实。本文将针对电力企业档案管理中存在的问题进行分析，从而提出可行的策略，以此满足电力企业档案管理的实际要求。

关键词 电力企业 管理方式 基本问题

目前电力企业在档案管理工作进行过程之中普遍还存在着不足，不能够满足电力企业的实际发展需求，下文将针对电力企业的档案管理工作进行相应的分析，从而针对问题提出相应的解决措施。

一、电力企业在档案管理工作进行过程之中所存在的问题

电力企业在档案管理工作之中还存在着一些问题，比如说制度方面的问题，在档案管理工作内容之中出现对于档案的归纳与保存以及档案调取制度、职责分工制度等方面不明确的状况，界限模糊并且不能够从根本上满足电力企业的发展要求。不仅仅是电力企业，很多政府部门以及企业单位在档案管理工作上都存在着相应的缺失，即使下发了相应的方案管理体系制度等，还是不能够依照规章制度严格进行操作，总体上来看执行能力较低。

除此之外档案管理在信息化方向上存在着滞后现象，换句话说电力企业不能够正视档案管理工作的进行，无法对基本的档案管理行为与管理手段进行更新与优化，很多企业仍然选择利用纸质的档案管理办法，无法有效利用信息技术手段来为电力企业开发档案信息资源，档案管理的信息化技术水平较低。

而水平较低主要体现在两个方面，一个是硬件设备配置上，一个是软件配置上，档案管理所需要的硬件配置相对简单，计算机设备以及监控设备等就可以满足电力企业档案管理的硬件配置需求，另一个是软件配置，软件配置需要数据信息库、档案管理技术软件、档案管理人员配置等，这都是十分重要的，管理人员既需要从根本上了解目前电力企业的基本业务，又需要掌握档案管理工作信息技术的基本操作与管理方式，所以高素质档案管理人员的欠缺也是目前电力企业档案管理工作中所存在的主要问题。电力企业需要在明确这些问题的基础之上，通过运用合理有效的手段，去进一步实现管理水平的提升。

二、电力企业在加强档案管理工作方面的具体措施

（一）細化档案管理的组织机构

企业需要高度重视档案管理工作的相关内容，加强档案管理的组织结构优化与设计，电力企业需要建立档案室组织机构，其中包括办公室主任以及档案室，档案室中包含相关的部门资料收集人员、档案员、新闻编辑员、管理员以及电力业务资料员等，往往电力企业因为不能够正视档案管理的重要含义而忽视了对于组织结构的设立，认为这种组织结构相对冗赘，但事实上这种详细的组织结构能够优化档案管理工作，起到明确的职责分工作用，形成良好的协调运作体制，实现了电力企业的综合发展。

以档案室的档案员为例，作为基层员工，直接上级是办公室主任，在档案员的日常工作之中需要明确两个责任，一种是目标责任，目标责任之中强调了公司档案管理制度，与规范制度的遵循，一种是岗位职责，这里包括配合管理员工作，遵循规章制度进行管理，保护企业的档案室，并且对于档案内容要进行相应的保密措施，如果公司下属单位也有相应的档案管理业务也需要进行相应的指导等，这些都是档案员的基本管理职责，只有在一定程度上细化了管理内容与管理职责，才能将管理内容进行划分，一旦档案管理工作中出现相应的问题，能够进行相应的纠正。

档案员的职责权限也包括纠正权限，即面对所存在的问题进行相应的纠正，以及拒绝档案查阅的权限，这也是履行完善企业保密工作职责的具体体现。所以细化档案管理的组织结构，能够在很大程度上帮助档案管理工作进行有效开展，实现企业档案管理的应用性的提升。

（二）健全电力企业的档案管理制度

电力企业作为重要的单位，能够对于社会经济发展产生很大的影响，所以需要从档案的管理制度与管理体系方面进行着手，将档案管理制度细化到方方面，从而增强档案管理制度的有效程度。除了明确权责者外，还要细化档案管理内容，其中包括归档范围以及档案的调取等，从归档范围上来看，主要包含资料的收集与整理，在档案管理工作进行的过程之中，档案管理人员同样也需要对于电力企业的基本业务有一定的了解，要将电力企业的规划以及年度发展计划、财务信息、会计信息、电力企业的相关人事档案等进行归档，所有具有价值的文件资料等进行收集与整理，在保证资料的时效性与准确性的基础之上，实现归档，在归档的时间上可以实现定期归档制度，往往电力企业会采取年度归档的方式，但是从事实上来看，年度归档的方式会降低档案质量以及档案的时效性，所以可以采取季度归档以及月份归档的方式，实现原始资料的综合收集。设立《文书立卷管理制度》，遵照此项制度来进行档案的分类。

在档案的调阅环节中，电力企业可以借鉴政府部门的档案管理方式，严格控制档案的调阅情况，一般来说档案是不应该随意外借的，需要将电力企业进行权限的划分，权限满足条件的基础之上想要进行调阅，就需要办理相应的借阅手续，明确借阅的时间，同时对于借阅内容进行记录，严格实现对于借阅行为的监督与控制，这不仅仅是保证资料真实性的具体手段，同时也是落实档案管理行为的相应手段。

（三）更新电力企业的档案管理手段

随着信息技术水平的不断提升，电力企业同时也需要去进一步更新优化自身的档案管理手段，建立完善的电力企业档案资料信息数据库，便于电力企业进行资料的收集与管理。档案管理部门不用再挨个部门进行资料的收集，部门可以直接利用电力企业内部网络进行资料档案的上传。同时也弥补了纸质档案的不足，不仅能够实现电力企业的数字化档案管理，同时利用检索的方式来实现档案资料的查找，便利档案管理人员，降低档案管理人员的工作压力。

所以电力企业想要更新档案管理手段，首先就需要为档案室配备数字化档案管理设施，进一步实现档案信息资源的开发与利用，促进企业档案信息化的发展建设，将纸质档案与电子档案有机结合，实现权限范围内的档案信息资源的有效共享。电力企业要将更新档案管理手段作为电力企业发展进程之中的重要建设任务，培养信息化档案管理人才，将档案管理工作与电力企业的电力业务实现有效对接，从而实现电力企业的发展与壮大。

三、结语

电力企业在发展过程之中需要重视档案管理工作，明确目前档案管理工作进行过程之中所存在的不足，并通过优化档案管理手段，完善档案管理制度，细化档案管理组织结构的方式，去促进电力企业档案管理水平的提升，从而推动电力企业的进一步发展，实现电力企业管理工作的整体进步。endprint