高等学校学籍档案信息化管理的思考

陈贵屏+徐晨伟+陈建军

摘 要：高校学籍档案信息化管理建设是信息社会对高校学籍档案管理工作的必然要求，也是促进教育教学改革、提高办学层次的重要手段，科学有效的学籍档案信息化管理建设至关重要。文章分析了高校学籍档案信息化管理的特点及管理要求，发现在高校学籍档案信息化管理建设过程中存在的问题并提出相应的学籍档案信息化管理建设的对策和建议。

关键词：学籍档案；信息化管理；问题；对策

高校学籍档案是高校学生在学习和社会实践活动中直接形成的，对学校、社会和个人具有保存价值的历史真实记录[1]，是学生在校学习过程和学校教学发展历史的原始见证。它真实地反映了学生在校期间的学习和生活等情况。学籍档案为学校教学管理部门的决策等提供了有力依据，同时也是社会考核、选拔、聘用人才的参考因素，是一种重要的信息资源。

目前高校学籍档案在管理和利用等多方面还存在一些问题，作为学籍档案管理人员应积极研究学籍档案的信息化管理办法，对于利用学籍档案的信息功能，促进学校教学改革、管理及学生就业等工作都具有深远而重大的意义。

1 高校学籍档案的特点及管理要求

学籍档案是在教学管理过程中由学生、教师、教务人员等多方面形成的，在其活动过程中有自己的规律和特点。

1、数量多

近年来，大学教育逐渐转变为普民教育，招生人数急剧增加，从而毕业生人数不断增加，直接导致学籍档案数量膨胀，加大了学籍档案管理的难度。传统学籍档案的管理方式将无法应对日益增多的信息量的保存和利用。

2、来源分散

学籍档案形成于教学过程中的各项活动，由不同部门提供的材料汇总而成。通常学籍卡由学生及班主任在每一学期结束及毕业时填写；成绩单由学院教务管理员于学生毕业时在成绩系统里打印；电子学籍信息由教务处在日常管理中形成。因此给学籍档案的收集带来一些不便。各个部门都有自己的管理系统，如果不能及时的共享信息，会造成不必要的重复劳动。

3、内容复杂

学籍卡主要记录学生入学时的基本状况、家庭情况、平时学习过程中的表现等；成绩单反映大学期间所修课程的名称、学分、成绩以及毕业论文（设计）、等级考试等；电子学籍信息包括学生从入学到毕业期间的全部基本信息，如身份证号、政治面貌、性别、民族、籍贯、学号、年级、班级、学院、专业、学制、学位等。

4、时间跨度

由于高校的教育教学工作，主要是按学期来开展，时间上有阶段性和持续性的特征。同一年入校的学生，毕业时间上有的会不同，以原所属班级为归档单位，对立卷整理和日后查找工作均会造成不便。因此以毕业时所在班级来归档学籍材料，对毕结业、肄业、退学、延长毕业等各类情况及时审批需离校或继续留校，从根本上保证了学籍档案立卷的精准度[2]。

2 高校学籍档案管理存在的问题

1.从事档案管理工作的人员较少

高校为了做好档案管理工作，成立档案室并且配备了管理人员做专门工作。然而，工作人员较少，不能满足高校档案的管理需求，而且有些人员并没有从事过档案管理工作，没有接受过专业教育和培训。档案管理工作还是延用老的管理模式和方法，没有创新性。

2.二级学院没有专门从事学籍档案管理的工作人员

目前，随着高校人事制度改革的深入，在引入人才要求。方面提出了更高的学校侧重于高精尖人才的引入，对于行政、学生工作、教辅等一些急需工作人员的岗位只能采取校聘或院聘的方式解决，这些外聘人员的典型特点就是不稳定、流动性大。对学籍档案管理工作意识淡薄，不熟悉，不重视。有些学校将在校生的学籍档案分散在学工办、班主任处，甚至让学生自行保管，最终造成学籍档案损坏或遗失，给学校的学籍管理工作造成了损失。

3、制度不完善和管理水平低

高校在档案管理方面建立了相对完善的管理制度，对学籍档案管理提出了切实可行的意见，明确了相关部门职责，但缺乏具体实施细则，管理水平不高[3]。学生在校期间的材料种类多，数量大，从大量的材料中挑选出有保存价值的材料，是一项艰巨的工程。现实情况是，学校二级职能部门有什么档案就向校级档案馆移交什么档案，不了解档案的整理归档要求。校级档案管理部门在整理、收集档案的过程，经常出现的情況是在等其他部门把整理好的材料送上门，结果本该当年交的材料，半年或一年以后才上交。

4、信息化水平不高

学籍档案涉及教务处、学生处等全校若干部门，来源分散。一些高校的档案管理部门偏向于收集纸质材料，传统的档案管理办法已不再适用于大数据背景下的学籍档案管理工作，必须采取信息化管理模式，提高学籍档案管理的信息化水平。

3 改进高校学籍档案管理的对策和建议

1.制定一套切实可行的学籍档案数字化管理体系

建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。随着学籍档案利用量的增多，方便并及时提供学籍档案成为档案工作者的共识。学籍异动档案是经常用到的，由于档案内容复杂，信息显现的时续性，在档案的提供利用中经常卡壳，如将这些信息零散的档案进行计算机管理，将大大方便查询，并能提高档案的查准率、查全率，减轻档案部门的工作压力。

2.电子载体保管同时兼顾纸质学籍档案材料收集

由于数字化的学籍档案信息比较脆弱，许多人为与自然因素都有可能使数据受损，具有不稳定性。要确保个人学籍档案信息的真实性、完整性，就要重视信息安全。在保存数字化学籍档案信息的同时，保存纸质学籍档案材料，以便在数字化学籍档案信息丢失时，可以根据纸质学籍档案材料上的信息重建数据库。学籍档案管理工作的核心是保护和提供真实的原始材料，双套制管理既发挥了电子学籍档案检索直观、存取方便、传输快捷等方面的优越性，又保证了纸质学籍档案真实材料的原始记录，二者要长期并存保管才能取长补短、互为补充[4]。

3.提高学籍档案管理人员的素质

学籍档案管理是一项非常细致与繁琐的工作，具有很强的政策性、专业性与程序性。学籍档案管理人员队伍的专业性与稳定性直接影响着学籍档案管理的准确性，进而影响学生的就业与前途。为了建立一支专业化学籍档案管理人员队伍，首先，必须实行岗前培训，对即将上岗做学籍档案管理的人员预先做好培训，确保之后的工作能够顺利开展；其次，对已在岗的学籍管理人员要进行定期的培训和考核，了解新形势下学籍档案管理的模式和特点，使之在管理水平方面适应新时期和新技术的要求； 再次，学校要制定出相应的管理措施，实行奖惩制度，充分调动档案管理人员积极性、主动性、创造性。

近年来，高等学校已认识到学生学籍档案管理对学生、学校和社会的重要价值和意义。学籍档案包含的不仅是学生的信息，更是学校为社会培养人才所积累的人才信息化数据。学籍档案管理信息化是高校的一项重要工作，它将为高校和社会的稳定和发展做出重大贡献。

参考文献

[1]宣治国.高等学校学籍档案信息化管理探析[J].内蒙古师范大学学报，2017（4）：162-164.

[2]谢君.基于高校档案管理系统的学籍档案管理模式研究[J].办公自动化杂志，2011（205）：13-39.

[3]宣治国.高等学校学籍档案信息化管理探析[J].内蒙古师范大学学报，2017（4）：162-164.

[4]林梅珍. 高校学籍档案数字化管理建设的思考[J].福建教育学院学报，2014（1）：107-110.

作者简介

陈贵屏（1990-），女，汉，江苏南通，硕士研究生，助教、研究方向：学籍管理。endprint