浅谈原始地质资料的收集和归档

蔡智慧

摘要：原始地质资料是国家投入巨大资金和地质工作者辛勤付出获得的第一手地质资料，做好原始地质资料归档工作是实现地质资料科学管理和有效利用的基础。文章介绍了原始地质资料归档的范围和类别，分析了实际工作中出现的原始地质资料收集难问题及立卷归档应注意的事项，提出加强原始地质资料归档的建议。

关键词：原始地质资料；收集；归档

原始地质资料顾名思义即地质工作中产生的最初始的地质科技文件材料，承载着地质工作者通过汗水和劳动获得的珍贵地质信息。我国地质工作中大量的原始地质资料是在新中国成立以后获得的，主要由各地勘单位保管。2008年，国家档案局颁布的行业标准《原始地质资料立卷归档规则》给出准确而详尽的定义：原始地质资料是在进行地质工作时直接形成或采集的，反映地质现象或地质体的，以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料、最终地质工作成果原稿及地质工作过程中的相关文件、申报奖励材料等。随着《原始地质资料立卷归档规则》的出台及2012年，国土资源部发布了《国土资源部办公厅关于进一步加强原始地质资料管理的通知》（国土资厅发[2012]57号），近年，地质资料汇交工作中贯彻落实应汇交的原始地质资料复制件和目录信息部分，进一步加强了各地勘单位原始地质资料立卷归档及档案管理工作的规范化、标准化和信息化。

原始地质资料是国家投入巨大资金和地质工作者辛勤的付出获得的珍贵档案，是项目工作中编制最终成果地质资料的凭借，是国民经济建设重要的基础信息，可被反复利用、挖掘从而避免重复的地质工作。加强原始地质资料管理的前提在于抓好原始地质资料立卷归档工作，以便更好地服务于地质资料的利用和社会化共享。

结合地勘单位档案管理工作实际，文章从以下几个方面对原始地质资料立卷归档过程中的重点、难点进行讨论。

1.原始地质资料归档的范围和类别

从一个项目筹划立项开始直至任务书下达，从开展野外工作到报告送审、申报奖励，期间环环相扣、源源不断地会产生繁杂的科技文件材料，哪些是应归档的？又该怎样收集？通常，项目技术人员能够想到将野外工作草图，野外观察记录，钻探（坑探、槽探）记录班报表，采样化验单据报告，阶段性总结及成果报告等资料收集归档，而忽略了应归档的项目技术管理类文件，包括前期的矿权相关文件，立项材料，设计书及其批复意见，项目任务书、野外验收及报告评审意见，实物资料清单及后续的申报奖励材料等，无法完全实现一个地质项目原始资料归档的齐全、连贯、系统。

地质档案行业标准《原始地质资料立卷归档规则》的颁布对地质项目原始资料归档原则和类别进行界定，使得在实际的资料收集、整理过程中有据可依，共细分为十个大类：（1）底/D（成果底稿、底图类）；（2）测/C（测绘资料类）；（3）观/G（野外地质观测类）；（4）探/T（勘探工程及现场试验类）；（5）样/Y（采样测试鉴定类）；（6）试/S（试油、试采、采油类）；（7）录/L（仪器记录及动态资料类）；（8）像/X（遥感影像类）；（9）综/Z（中间型综合资料类）；（10）文/W（技术管理文件类）。

2.原始地质资料的收集

原始地质资料归档的一个难点在于收集。由于地勘单位资料管理部门的相对封闭和边缘，加上地质资料管理、利用信息化程度不高，地质资料开发、利用程度不高，地质项目开展过程中对日常的地质资料收集、立卷归档工作没有足够的重视。《地质资料管理条例》《地质资料管理条例实施办法》及《原始地质资料立卷归档规则》等相关政策、规范的贯彻落实及监督约束力度不够，致使原始地质资料的收集不及时、不齐全、不规范等问题长时间存在，影响后续的立卷、归档工作和资料利用，尤其在依法履行地质资料汇交过程中带来困难，阻碍了汇交工作的顺利进行。为促进原始地质资料收集的质量和效率，应从以下几个方面入手：

2.1加强沟通抓落实

资料管理人员应主动与项目负责部门勤加沟通，及时宣传当下资料立卷归档工作及依法汇交的相关政策、规范，取得直管领导的重视与配合，强力抓好前期的资料收集环节，具体项目中落实到办事细致、认真、有耐心的个人负责，对其进行资料收集范围、质量的认真指导。

2.2严格登记勤收集

对地质工作活动中形成的文件材料逐件登记建账，以便做到“家底清楚”，有据可查。严格登记是确保原始地质资料立卷归档质量的关键。此举看似“多余”，但有利于资料收集的齐全、有序、高效。在属归档材料事务办结时应及时收集，避免资料散失、破损，这考验着资料收集人员具备的耐性和勤快。

2.3适时跟进抓监督

资料管理人员应掌握进展中地质项目性质和实施流程，必要时与资料收集人员协同配合，对其收集工作予以细致指导的同时能够起到监督作用，避免指定收集的项目技术人员对资料收集范围理解不全面、不深入导致收集过程中该收集的没收集，不该收集的又收集之类的问题产生。

3.原始地质资料的立卷归档

在原始地质资料收集基本齐备的过程中，项目技术人员应着手进行地质资料立卷归档工作，立卷环节一般在项目成果评审验收之前开始，于地质工作结束后3个月内完成，向地质档案部门移交。地质资料的整理、分类、组卷、排序、编目、装订、装盒等操作方法严格按照《原始地质资料立卷归档规则》进行。原始地质资料立卷归档过程必须注意：

（1）资料组织系统。卷内文件材料必须真实反映地质工作全过程，反映出其内在的有机联系，按时间先后，先主要后次要，先文字后附表、附件、附图等方式整理排列。每件内容要素构成应完整并符合地质工作规范要求，其格式和规格大小符合地质工作规范和归档保存要求。每一案卷内首位必附有地质档案文件目录。案卷内每个类别中一件一号，不重件编号。

（2）归档资料整饰。原始地质资料应字迹工整醒目，图面清晰美观。成册的原始地质资料应有封面、扉页、目录页及页码，扉页应包含题名、责任人及完成时间等。成册的资料不应使用易锈蚀及易老化材料，去除金属、塑料装订物，用线装订好，制作统一的归档封面裱贴好。

4.加强原始地质资料归档的建议

为改进当前原始地质资料归档存在的问题和薄弱环节，提高资料收集、立卷归档的规范化、标准化，文章结合地勘单位实际提出如下几点建议：

（1）健全归档制度，强化监督机制。针对《原始地质资料立卷归档规则》的颁布，结合地勘单位实际应及时健全原始地质资料收集、立卷归档制度，确定归档范围，规定归档时间，明確责任主体，并将原始地质资料归档工作纳入工作计划和考核指标。单位要把地质档案的收集工作做到有计划、有布置、有检查、有考核、有总结、对那些归档率高的项目组进行表彰，归档率低的项目组进行通报批评。

（2）主动交流宣传，把关档案验收。资料管理人员应主动介入日常项目工作活动中，与项目负责人、专职资料收集人员进行交流，并在项目组中积极指导，强化资料归档的责任意识和规范措施，将相关政策、规范普及到每个项目技术人员手中。在每一个项目原始地质资料归档验收环节，资料管理员要严格把关，多作指导，对验收不合格的应责其改进，对归档合格的要多予肯定。从资料验收情况可反映出资料归档过程的完善与纰漏，掌握改进资料归档的指导性建议。

5.结语

加强原始地质资料的收集和归档是地勘单位应予以重视的问题，也是地质资料管理各个环节中最基础、最重要的一环。最为关键的是地质资料收集要实现源头把控、及时收集。地质资料管理员平时要多沟通、宣传、指导、监督，发挥主观能动作用，使得大量产生原始地质资料的日常项目活动中做到有效、有质、有序地完成资料收集工作，及时进行资料立卷和归档。一套完整、系统的原始地质资料不仅反映出相关地质工作的程度，同时反映出地质工作的技术方法，承载着珍贵的原始数据，具有长久的保存价值和反复利用，对后续或相关的地质工作有重要的参考价值。因而，相关地质人员必须将做好原始地质资料的收集和归档视为一种神圣的使命，为地质工作的基础信息服务于国民经济的发展做出应有的贡献。endprint